Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе «1С: Document Management 8»

Заказчик:: Gazprom EP International B.V.
Руководитель проекта со стороны заказчика: Константин Тарасевич

Зам. начальника управления ИТ
Поставщик: ООО «АЛП-Информационные системы»
Год завершения проекта: 2019
Сроки выполнения проекта: Июль, 2018 - Октябрь, 2019
Масштаб проекта: 405 автоматизированных рабочих мест
Цели: Целью разработки и внедрения СЭД являлось создание системы, которая предназначена для автоматизации работы с договорами, доверенностями, заявками на служебные командировки на основе программного продукта «1С: Document management 8».

Основные цели проекта:

· Построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной документации, доверенностей и заявок на служебные командировки;

· Максимальное обеспечение работы пользователя в «едином окне» СЭД без перехода в смежные системы для выполнения процесса (от планирования до полного закрытия);

· Создание единой шаблонной системы, включающей унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для всех Компаний Группы.

· Апробация шаблонной системы на следующих Компаниях Группы:

1. Филиал «Газпром Интернэшнл» в г. Санкт-Петербург;

2. Филиал «Газпром Интернэшнл» в г. Москва;

3. Gazprom EP International B.V.;

4. Gazprom EP International Services B.V.

· Запуск промышленной эксплуатации системы в 25 компаниях в 15 различных регионах мира.

Уникальность проекта

Уникальность проекта: СЭД поддерживает работу пользователей на английском и русском языках за счет доработки интерфейса и объектов конфигурации. Смена языка сеанса доступна в пользовательском режиме, что позволяет каждому сотруднику работать с поставленными задачами, формировать отчетность и работать с архивом документов на необходимом языке.
Система СЭД спроектирована на основе принципа «единого окна» работы для пользователя. Вся информация по договору, которую пользователь вносил во множество реестров и в финансовую систему, теперь аккумулируется в СЭД и в автоматическом режиме передается в нужном объеме в смежные системы.
Одной из важнейших доработок стал механизм отслеживания финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с 1С: Управление холдингом 8.

Использованное ПО

Тип сервера	Память	Процессор	Диски	СХД
Сервер приложений "1С"	32 Гб	Intel Xeon E5-4657L v2 2.40 GHz 12 ядер	SATA 7200k (RAID-DP); HDD Sys: 100GB, App: 2TB	Netapp Fas6290
СУБД	48 Гб	Intel Xeon E5-4657L v2 2.40 GHz 12 ядер	SAS 10000k (RAID-DP); HDD Sys: 100GB, App: 2TB	Netapp Fas6290

Сложность реализации

1. Поддержка работы пользователей на английском и русском языках;

2. Сложные механизмы автоматического определения делегата задачи;

3. Отслеживание финансового результата по договорам (сопоставление плана и факта) на основе интеграции с 1С: Управление холдингом 8.

Описание проекта

Единая система СЭД охватила следующие функциональные блоки:

Блок автоматизации № 1 Управление договорными документами, в том числе:

Перевод процесса подготовки, экспертизы, согласования, заключения, хранения и контроля за исполнением (финансовым результатом) Договоров в электронный вид в Компаниях Группы;
Создание электронной базы Договоров, Доверенностей (в том числе, загрузка исторических данных);
Создание шаблонов документов (договоров, доверенностей и иных документов);
Интеграции автоматизированной системы согласования и хранения Договоров с другими информационными системами Компании (1С: Зарплата и управление персоналом, 1С: Управление холдингом).

Блок автоматизации № 2 Управление заявками на служебные командировки, в том числе:

Автоматизация процессов согласования командировок по РФ;
Автоматизация процессов согласования командировок зарубеж;
Планирование командировочных расходов;
Создание механизма Прокси.
Интеграция автоматизированной системы согласования и хранения заявок на служебные командировки с информационной системой Компании (1С: Зарплата и управление персоналом).

Блок автоматизации № 3 Управление внутренними процессами согласования и утверждения:

Заявки на перевод;
Тендорная документация;
Протоколы совещаний МРГ;
Оферты e. и т.д.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С: Document management 8". В ходе проекта система была развернута на 405 рабочих местах. Благодаря реализации данного проекта, существенно сократились реальные сроки согласования документов, сроки работы с документами стали соответствовать внутренним нормативным актам Группы Компаний, что достигнуто во многом благодаря эффективным методологическим, организационным и автоматизированным проектным решениям. Разработанная СЭД активно развивается по запросам пользователей: дополняется документарный состав согласуемых и хранящихся в системе документов, к работе в системе подключаются новые пользователи, а соответственно расширяется карта бизнес-процессов.

География проекта

Регион внедрения:

1. Российская федерация: г. Москва, г. Санкт-Петербург;

2. Нидерланды: Амстердам.

Запуск промышленной эксплуатации системы в 25 компаниях в 15 различных регионах мира.