Электросетевая компания АО «БЭСК» решила задачу оптимизации электронного документооборота с контрагентами

1748

Первые экономические результаты получены на пилотном функциональном объеме – централизованные договоры поставки товарно-материальных ценностей и документы, подтверждающие фактические поставки. Прирост объема электронных документов и количества контрагентов, с которыми организован электронный обмен документами, приведен в таблице:

Разрез статистики июнь 2022 декабрь 2022
Входящие документы 935 2381
Исходящие документы

486 994
Контрагенты 161 326

Заказчик

АО «БЭСК» крупная региональная электросетевая компания России.

Сфера деятельности – транзит электроэнергии между центральной частью страны и Уралом, передача электроэнергии на территории Башкирии и распределение конечным потребителям, проектирование и сооружение объектов в области электросетевого строительства, а также оказание полного комплекса услуг строительства «под ключ», и управление строящимися и реконструируемыми объектами.

Участники проекта

Заказчиком проекта выступила компания АО «БЭСК» в лице Председателя Правления –Генерального директора Гурина С.В. Непосредственные участники и исполнители проекта со стороны Заказчика – административно-хозяйственный департамент, департамент организационного развития и проектного управления, департамент бизнес-систем.

Методическую проработку и авторский надзор за реализацией выполняла команда методологов под руководством Ульянцевой Софьи (ООО «НПЦ «1С» и ООО «АВК-система» на субподряде у ООО «НПЦ «1С» на начало проекта и ООО «ДокМенеджмент Консалт» на этапе реализации технического задания).

Этап реализации технического задания доверен проектной команда ЦПТ «Вега» под руководством руководителя проекта Майорова Алексея (на субподряде у АО «КОРП СОФТ»).

Предпосылки проекта

На предприятии внедрена ERP-система АО «БЭСК» на платформе 1С «Предприятие» 8, в которую включено 23 функциональных модуля в составе 14 прикладных конфигураций «1С». На начало проекта 17 модулей было введено в промышленную эксплуатацию.

Общее количество пользователей превышает 3 500. Количество автоматизированных рабочих мест в ERP-системе АО «БЭСК» составляет 16 000.

Тенденции рынка диктовали развитие ERP-системы в направлении цифровой трансформации поддерживающих бизнес-процессов. Приоритетным направлением развития был определен внешний электронный документооборот с контрагентами, который уже начал использоваться с применением сервиса электронного документооборота «Контур.Диадок». Однако эксплуатация сервиса ЭДО выявила ряд проблем:

1) отсутствовала возможность использования механизмов согласования и подписания документов с помощью электронных подписей напрямую из ERP-системы для дальнейшей отправки в сервисе ЭДО;

2) не производилась автоматическая выгрузка электронных документов из сервиса ЭДО в ERP-систему и наоборот.

Подобные несоответствия вынуждали работников осуществлять ручной ввод входящих электронных документов с промежуточной выгрузкой из сервиса «Контур.Диадок» и последующей загрузкой файлов формата *.pdf в ERP-систему. Двойной ввод электронных документов (сначала в учетную систему, затем в сервис «Контур.Диадок» ) выполнялся для исходящих электронных документов. Таким образом трудоемкость работ с электронными документами была достаточно высокой.

Не был решен вопрос хранения электронных документов.

Цель и задачи проекта

Целью проекта определена автоматизация входящего/исходящего электронного документооборота с контрагентами с использованием технологии ЭДО.

Перед участниками проекта были поставлены задачи:

1) определить состав документов, участвующих в электронном обмене с контрагентами;

2) выбрать мастер-систему для ведения внешнего электронного документооборота с контрагентами;

3) автоматизировать процессы:

  • формирования электронных документов;

  • отправки электронных документов контрагентам по ЭДО из ERP-системе АО «БЭСК»;

  • отражения поступивших по ЭДО электронных документов в ERP-системе АО «БЭСК»;

4) настроить передачу учетных документов между ERP-системой и мастер-системой.

Реализация и уникальность проекта

Мастер-системой для обмена электронными документами был выбран модуль «1С:Документооборот». Это не самое распространенное решение, тем более что сам производитель программного продукта фирма «1С» заявляет о сложности интеграции «1С:Документооборота» и сервиса «Контур.Диадок».

В ходе проекта разработана подсистема взаимодействия «1С:Документооборота» и ERP-системы АО «БЭСК», доработана типовая подсистема взаимодействия «1С:Документооборота» с сервисами ЭДО (добавлено взаимодействие с сервисом «Контур.Диадок») и реализованы следующие автоматизированные процессы:

1) Формирование в ERP-системе документов бухгалтерского учета, поступающих по каналам ЭДО в «1С:Документооборот», или созданных непосредственно в «1С:Документообороте».

2) Сопоставление позиций номенклатуры формализованных электронных документов, поступающих по каналам ЭДО в «1С:Документооборот», с номенклатурой в ERP-системе.

3) Прием из ERP-системы и запуск маршрутов обработки бухгалтерских документов, направляемых через сервисы ЭДО контрагентам.

4) Формирование в «1С:Документообороте» заявки в 1С:МДМ на ввод нормативно-справочной информации по заключенному договору, полученному по каналу ЭДО в «1С:Документообороте» или созданному непосредственно в этой программе.

Архитектурное решение, поддерживающее обмен электронными документами с контрагентами, представлено на рисунке 1.

 Схема взаимодействия информационных систем

Рисунок 1. Схема взаимодействия информационных систем в процессе электронного документооборота с внешними контрагентами

В результате реализации проекта бизнесу стали доступны важные функции:

1. Отправка и прием пользователем приглашения контрагенту к обмену электронными документами из типового функционала ЭДО в «1С:Документообороте» через механизмы сервиса «Контур.Диадок».

2. Автоматическое получение новых документов/пакетов и ответов на отправленные документы по каналам ЭДО от контрагентов (поддерживаются все операторы 1С:ЭДО и сервис «Контур.Диадок»).

3. Автоматическое создание/обновление документов в «1С:Документообороте»:

  • заполнение документов значениями по умолчанию и данными, полученными от контрагентов;

  • установление связей между документами, входящими в один пакет;

  • определение ответственного за исполнение документа в соответствии с матрицей ответственности;

  • создание задачи на исполнение документа.

4. Слияние нескольких файлов, прикрепленных к документу в «1С:Документообороте», в один файл формата *.pdf. для удобства подписания электронной подписью.

5. Определение файлов, подлежащих отправке контрагентам по каналам ЭДО, в интерфейсе «1С:Документооборота».

6. Формирование Заявки на добавление/изменение договора в 1C:МДМ. Функция доступна пользователю с соответствующими полномочиями из интерфейсов задачи и документа в

«1С:Документообороте» после его подписания всеми сторонами. При её выполнении пользователю предоставляется возможность заполнения недостающих полей, после чего Заявка формируется автоматически в 1С:МДМ.

7. Подписание отправляемых по ЭДО документов через «1С:Документооборот». Функция доступна пользователю с соответствующими полномочиями. Позволяет одним действием подписать все отмеченные ранее к отправке по ЭДО документы и файлы. При этом:

  • документы собираются в один пакет ЭДО;

  • подписываются только файлы, помеченные как «Файл ЭДО»;

  • происходит автоматическая отправка подписанных документов и пакетов по ЭДО.

8. Подписание или отказ от полученных по сервису ЭДО документов и пакетов, подписание документов с расхождениями, аннулирование документов, поступивших и отправленных по ЭДО.

Схемы отработки получаемых и отправляемых по ЭДО документов представлены на рисунках 2 и 3.

 Схема обработки электронных документов, поступающих по ЭДО от контрагентов

Рисунок 2. Схема обработки электронных документов, поступающих по ЭДО от контрагентов

 Схема обработки электронных документов, отправляемых по ЭДО контрагентам

Рисунок 3. Схема обработки электронных документов, отправляемых по ЭДО контрагентам

Факторы успеха проекта

Добиться поставленной цели позволили, в первую очередь, зрелость и профессионализм команды АО «БЭСК», что отмечают все подрядчики, приглашенные к решению задач предприятия. Это ясность цели и результата работ, грамотное управление проектом, слаженность команды заказчика, эффективные коммуникации между участниками рабочей группы, хорошо выстроенная система контроля на всем протяжении проекта, сложившийся подход к управлению изменениями в проекте.

Работа с опытным заказчиком для подрядчика – это не только профессиональная удача, но и проверка на прочность, поскольку исполнитель должен обладать необходимыми технологиями и иметь достаточно квалифицированных исполнителей. Совместная команда с честью справилась с поставленной задачей.

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

Предметная область
Отрасль
Управление (роль)
Мы используем файлы cookie в аналитических целях и для того, чтобы обеспечить вам наилучшие впечатления от работы с нашим сайтом. Заходя на сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie.