Электросетевая компания АО «БЭСК» решила задачу оптимизации электронного документооборота с контрагентами

Первые экономические результаты получены на пилотном функциональном объеме – централизованные договоры поставки товарно-материальных ценностей и документы, подтверждающие фактические поставки. Прирост объема электронных документов и количества контрагентов, с которыми организован электронный обмен документами, приведен в таблице:

Заказчик

АО «БЭСК» крупная региональная электросетевая компания России.

Сфера деятельности – транзит электроэнергии между центральной частью страны и Уралом, передача электроэнергии на территории Башкирии и распределение конечным потребителям, проектирование и сооружение объектов в области электросетевого строительства, а также оказание полного комплекса услуг строительства «под ключ», и управление строящимися и реконструируемыми объектами.

Участники проекта

Заказчиком проекта выступила компания АО «БЭСК» в лице Председателя Правления –Генерального директора Гурина С.В. Непосредственные участники и исполнители проекта со стороны Заказчика – административно-хозяйственный департамент, департамент организационного развития и проектного управления, департамент бизнес-систем.

Методическую проработку и авторский надзор за реализацией выполняла команда методологов под руководством Ульянцевой Софьи (ООО «НПЦ «1С» и ООО «АВК-система» на субподряде у ООО «НПЦ «1С» на начало проекта и ООО «ДокМенеджмент Консалт» на этапе реализации технического задания).

Этап реализации технического задания доверен проектной команда ЦПТ «Вега» под руководством руководителя проекта Майорова Алексея (на субподряде у АО «КОРП СОФТ»).

Предпосылки проекта

На предприятии внедрена ERP-система АО «БЭСК» на платформе 1С «Предприятие» 8, в которую включено 23 функциональных модуля в составе 14 прикладных конфигураций «1С». На начало проекта 17 модулей было введено в промышленную эксплуатацию.

Общее количество пользователей превышает 3 500. Количество автоматизированных рабочих мест в ERP-системе АО «БЭСК» составляет 16 000.

Тенденции рынка диктовали развитие ERP-системы в направлении цифровой трансформации поддерживающих бизнес-процессов. Приоритетным направлением развития был определен внешний электронный документооборот с контрагентами, который уже начал использоваться с применением сервиса электронного документооборота «Контур.Диадок». Однако эксплуатация сервиса ЭДО выявила ряд проблем:

1) отсутствовала возможность использования механизмов согласования и подписания документов с помощью электронных подписей напрямую из ERP-системы для дальнейшей отправки в сервисе ЭДО;

2) не производилась автоматическая выгрузка электронных документов из сервиса ЭДО в ERP-систему и наоборот.

Подобные несоответствия вынуждали работников осуществлять ручной ввод входящих электронных документов с промежуточной выгрузкой из сервиса «Контур.Диадок» и последующей загрузкой файлов формата *.pdf в ERP-систему. Двойной ввод электронных документов (сначала в учетную систему, затем в сервис «Контур.Диадок» ) выполнялся для исходящих электронных документов. Таким образом трудоемкость работ с электронными документами была достаточно высокой.

Не был решен вопрос хранения электронных документов.

Цель и задачи проекта

Целью проекта определена автоматизация входящего/исходящего электронного документооборота с контрагентами с использованием технологии ЭДО.

Перед участниками проекта были поставлены задачи:

1) определить состав документов, участвующих в электронном обмене с контрагентами;

2) выбрать мастер-систему для ведения внешнего электронного документооборота с контрагентами;

3) автоматизировать процессы:

• формирования электронных документов;

• отправки электронных документов контрагентам по ЭДО из ERP-системе АО «БЭСК»;

• отражения поступивших по ЭДО электронных документов в ERP-системе АО «БЭСК»;

4) настроить передачу учетных документов между ERP-системой и мастер-системой.

Реализация и уникальность проекта

Мастер-системой для обмена электронными документами был выбран модуль «1С:Документооборот». Это не самое распространенное решение, тем более что сам производитель программного продукта фирма «1С» заявляет о сложности интеграции «1С:Документооборота» и сервиса «Контур.Диадок».

В ходе проекта разработана подсистема взаимодействия «1С:Документооборота» и ERP-системы АО «БЭСК», доработана типовая подсистема взаимодействия «1С:Документооборота» с сервисами ЭДО (добавлено взаимодействие с сервисом «Контур.Диадок») и реализованы следующие автоматизированные процессы:

1) Формирование в ERP-системе документов бухгалтерского учета, поступающих по каналам ЭДО в «1С:Документооборот», или созданных непосредственно в «1С:Документообороте».

2) Сопоставление позиций номенклатуры формализованных электронных документов, поступающих по каналам ЭДО в «1С:Документооборот», с номенклатурой в ERP-системе.

3) Прием из ERP-системы и запуск маршрутов обработки бухгалтерских документов, направляемых через сервисы ЭДО контрагентам.

4) Формирование в «1С:Документообороте» заявки в 1С:МДМ на ввод нормативно-справочной информации по заключенному договору, полученному по каналу ЭДО в «1С:Документообороте» или созданному непосредственно в этой программе.

Архитектурное решение, поддерживающее обмен электронными документами с контрагентами, представлено на рисунке 1.

Рисунок 1. Схема взаимодействия информационных систем в процессе электронного документооборота с внешними контрагентами

В результате реализации проекта бизнесу стали доступны важные функции:

1. Отправка и прием пользователем приглашения контрагенту к обмену электронными документами из типового функционала ЭДО в «1С:Документообороте» через механизмы сервиса «Контур.Диадок».

2. Автоматическое получение новых документов/пакетов и ответов на отправленные документы по каналам ЭДО от контрагентов (поддерживаются все операторы 1С:ЭДО и сервис «Контур.Диадок»).

3. Автоматическое создание/обновление документов в «1С:Документообороте»:

• заполнение документов значениями по умолчанию и данными, полученными от контрагентов;

• установление связей между документами, входящими в один пакет;

• определение ответственного за исполнение документа в соответствии с матрицей ответственности;

• создание задачи на исполнение документа.

4. Слияние нескольких файлов, прикрепленных к документу в «1С:Документообороте», в один файл формата *.pdf. для удобства подписания электронной подписью.

5. Определение файлов, подлежащих отправке контрагентам по каналам ЭДО, в интерфейсе «1С:Документооборота».

6. Формирование Заявки на добавление/изменение договора в 1C:МДМ. Функция доступна пользователю с соответствующими полномочиями из интерфейсов задачи и документа в

«1С:Документообороте» после его подписания всеми сторонами. При её выполнении пользователю предоставляется возможность заполнения недостающих полей, после чего Заявка формируется автоматически в 1С:МДМ.

7. Подписание отправляемых по ЭДО документов через «1С:Документооборот». Функция доступна пользователю с соответствующими полномочиями. Позволяет одним действием подписать все отмеченные ранее к отправке по ЭДО документы и файлы. При этом:

• документы собираются в один пакет ЭДО;

• подписываются только файлы, помеченные как «Файл ЭДО»;

• происходит автоматическая отправка подписанных документов и пакетов по ЭДО.

8. Подписание или отказ от полученных по сервису ЭДО документов и пакетов, подписание документов с расхождениями, аннулирование документов, поступивших и отправленных по ЭДО.

Схемы отработки получаемых и отправляемых по ЭДО документов представлены на рисунках 2 и 3.

Рисунок 2. Схема обработки электронных документов, поступающих по ЭДО от контрагентов

Рисунок 3. Схема обработки электронных документов, отправляемых по ЭДО контрагентам

Факторы успеха проекта

Добиться поставленной цели позволили, в первую очередь, зрелость и профессионализм команды АО «БЭСК», что отмечают все подрядчики, приглашенные к решению задач предприятия. Это ясность цели и результата работ, грамотное управление проектом, слаженность команды заказчика, эффективные коммуникации между участниками рабочей группы, хорошо выстроенная система контроля на всем протяжении проекта, сложившийся подход к управлению изменениями в проекте.

Работа с опытным заказчиком для подрядчика – это не только профессиональная удача, но и проверка на прочность, поскольку исполнитель должен обладать необходимыми технологиями и иметь достаточно квалифицированных исполнителей. Совместная команда с честью справилась с поставленной задачей.