Разработка и внедрение системы электронного архива и системы управления задачами (СЭА и СУЗ)

Заказчик
ООО УК «Росводоканал»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
GRADUM
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Январь, 2019 - Январь, 2020
Масштаб проекта
770 автоматизированных рабочих мест
Цели

Создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетности и расчета заработной платы (Далее – Учетная функция).

Уникальность проекта

1. Реализована централизованная СУЗ и СЭА, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.

2. Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.

3. Организационные изменения в компании – обработка задач в режиме «единого окна», контроль сроков исполнения и исполнительской дисциплины с SLA, учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.

4. Оптимизированы процессы ОЦО.

5. ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений ГК.

6. Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.

7. В СЭА на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы Учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.

8. Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.
Использованное ПО

Продукты , внедрённые в ходе проекта: «1С:Документооборот КОРП» версии 2.1.

Внедренные подсистемы продукта: Внутренние документы, Договорные документы, Управление бизнес-процессами, НСИ, Интеграция, Почтовые уведомления пользователям, Ведение номенклатуры дел, Учет хранения документов, Штрихкодирование и потоковое сканирование.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование:

  • Сканеры Fujitsu 7260.
  • CuneiForm.
  • Ghostscript.
  • ImageMagic.
  • МФУ различных моделей, подключаемый к «1С:Документооборот КОРП» с использованием TWAIN-драйвера.

Описание проекта

Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.

  1. Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе «1С:УПП».
  2. Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов («ITSM365»).
  3. Интеграция с внутренней системой электронного документооборота («WSS Docs»).
  4. Интеграция с Личным кабинетом сотрудника группы компаний.
  5. Интеграция с «1С:ЗУП КОРП 3.1».

Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта Заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:

  • уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
  • необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
  • автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из 1С:УПП для подготовки информации для налоговых проверок;
  • обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в 1С:УПП, нормализацию справочника контрагентов.

Результаты проекта:

  1. Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом Группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
  2. Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
  3. Произведены организационные изменения в компании:

  • реализована возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины;
  • учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.

  1. Создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
  2. Создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений Группы компаний.
  3. Упрощена процедура получения сканов документов потребителями и подбора документов для контролирующих органов.
  4. Исключено двойное сканирование документов, реализован сбор комплектов в электронном архиве.
  5. Реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины.

География проекта

Москва, Воронеж, Краснодар, Тюмень, Барнаул, Оренбург.

Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 22:44

    Довольно масштабный проект, широкая функциональность. Хорошо что в результате проекта созданы дальнейшие предпосылки для развития цифровых технологий в рамках компании т проведена стандартизация бизнес-процессов. Хотелось бы уточнить, в результате все-таки появился ли юридически значимый документооборот и какие документы имеют больший приоритет – бумажные или электронные?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление