Автоматизация регламентированного и управленческого учета с помощью "1С:ERP УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ 2"

Стратегические цели

• Создание единого информационного пространства для всех подразделений предприятия.
• Получение достоверной регламентированной и управленческой отчетности.

Оперативные цели

Создание единой информационной системы, которая позволит:

• повысить уровень надежности хранения информации;
• сводить оперативные отчеты о выполнении бюджета;
• вести оперативный учет производственных процессов;
• получать данные с производственного оборудования (ТЭП – технико-экономические показатели);
• автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет;
• автоматизировать делопроизводство и процессы согласования внутреннего потребления материалов или товаров на нужды предприятия;
• автоматизировать управление транспортом;
• автоматизировать ценообразование с учетом транспортных накладных;
• автоматизировать управление ремонтами;
• автоматизировать деятельность отдела продаж;
• автоматизировать инвестиционные закупки;
• автоматизировать учет лабораторий и отдела технического контроля (ОТК);
• интегрироваться с системой "ЭТРАН" (электронная транспортная накладная);
• автоматизировать прочие задачи предприятия, не относящиеся к основной деятельности производства цемента (аренда недвижимости, продажа лома, транспортные услуги и др.).

Для достижения целей было принято решение использовать программный продукт "1С:ERP Управление предприятием 2" ("1С:ERP"). А дополнительные программы, которые препятствовали желаемой скорости получения управленческой информации для руководителей и сотрудников предприятия, решили частично объединить и частично перестать использовать: "1С:Бухгалтерию предприятия 7.7", "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП"), имеющуюяся систему стороннего вендора, самописные конфигурации управления транспортом, управления лабораториями и отделом технического контроля, оперативного учета производства.

• Блок регламентированного учета в "1С:ERP" смог полностью заменить "1С:Бухгалтерию 7.7" с элементами адаптации и автоматизации процессов ввода документов и расширением автоматически формируемых отчетных форм.
• Блок производства в "1С:ERP" решил задачи оперативного учета производства и при этом отвечал требованиям бухгалтерии. Для того чтобы исключить из парка программных продуктов конфигурации по оперативному учету производства, по учету лабораторий и ОТК, было принято решение доработать функционал "1С:ERP" для покрытия всех потребностей учета производства.
• В процессе адаптации "1С:ERP" был разработан блок управления автотранспортом с нуля, так как типового функционала не хватало для ведения этого учета, а отраслевой модуль управления автотранспортом был избыточен для внедрения. В результате полностью отказались от самописной конфигурации управления транспортом.
• Блок бюджетирования и планирования в "1С:ERP" покрыл потребности в составлении и план-фактном анализе следующих форм отчетности "Бюджет доходов и расходов", "Бюджет движения денежных средств" и "Прибыль и убытки". Также был настроен и доработан функционал по составлению и анализу плановой калькуляции продукции. В результате чего полностью отказались от "1С:УПП" и весь учет бюджетирования и планирования теперь ведется в одной информационной системе.
• Блок управления ремонтами был адаптирован под учет службы ТОиР, в результате чего полностью отказались от системы другого вендора и ведения учета в excel-таблицах. Это позволило повысить прозрачность проведения ремонтных работ и сократить время на составление плана работ на следующий год и последующую его корректировку.
• Автоматизирован блок ценообразования – цены во все документы реализации проставляются автоматически, исключены ошибки, ранее допускаемые пользователями, программа сама ведет учет основных прайсов и дополнительных соглашений с клиентами. Автоматизирован блок работы с ЖД-накладными: накладные автоматически загружаются из системы "ЭТРАН", реализация создается в полуавтоматическом режиме на основание квитанций из "ЭТРАН", настроен расчет цен для УПД с доставкой и услугами РЖД. Настроена интеграция учетной системы с весовыми терминалами и упаковочными машинами для автоматического ввода в программу факта отгрузки.
• Была настроена интеграция "1С:ERP" с программой "1С:Документооборот" с целью повышения сроков согласования внутренних документов и уменьшения сроков передачи входящей и исходящей корреспонденции.
• Внедрена программа "Скан-Архив", разработанная компанией "ГЭНДАЛЬФ", которая помогла автоматизировать ввод, хранение и контроль документации в "1С". В том числе обработку актов сверки взаимных расчетов при поступлении согласованных документов от контрагентов.

Ситуация до внедрения

На момент предпроектного обследования в АО "Себряковцемент" использовались различные программные продукты, большинство из которых - конфигурации решений "1С" версии 7.7. Программы охватывали следующие контуры: бухгалтерия предприятия, производство, сбыт, бюджетирование, техническое обслуживание и ремонт (ТОиР), управление автотранспортом, отдел технического контроля (ОТК). Некоторые контуры велись в таблицах Microsoft Excel.

• Основной учет деятельности предприятия велся в 2 программах: "1С:Бухгалтерия предприятия 7.7" и самописный программный продукт "Оперативный учет производства", написанный на "1С:Предприятии 7.7". Это усложняло процесс получения и формирования управленческой отчетности.
• Отдельным контуром велся учет планирования и бюджетирования, факт которого собирался вручную и сравнивался с плановыми данными, введенными в программу "1С:Управление производственным предприятием".
• Учет отгрузок через железную дорогу велся в специально написанном программном продукте не на платформе "1С". А реализация формировалась в "1С:Бухгалтерии предприятия 7.7" вручную. Из-за чего отображение факта отгрузок через железную дорогу в регламентированном и управленческом учете происходило с задержкой. Это затрудняло оперативный анализ деятельности сбытового отдела и стыковки его с подразделениями "Помол" и ТУЦ (транспортно-упаковочный цех).
• Учет лабораторий и отдела технического контроля велся в самописных конфигурациях на платформе "1С:Предприятие 7.7", что усложняло процесс взаимодействия производственных подразделений и подразделений контроля качества выпускаемого материала или продукции.
• Управление ремонтами в части регистрации дефектов производилось в системе стороннего вендора, а все остальные работы велись в excel-таблицах. Это не позволяло оперативно просматривать план ремонта, затрудняло взаимодействие между основными производственными подразделениями и службой технического обслуживания оборудования.
• В связи с отсутствием метода оценки стоимости товаров и себестоимости по FIFO был усложнен учет по инвестиционной программе, который собирался на основе бухгалтерских данных без явной привязки к какому-то инвестиционному проекту.
• Процесс получения ТЭП (технико-экономических показателей) требовал регулярного контроля со стороны IT-службы. Так как программный код не был универсальным, и при каждом добавлении новых параметров (к примеру, по температуре или давлению) нужно было вносить в него изменения, дописывать путь.
• Часть процессов, не связанных с основной деятельностью, была полностью не автоматизирована, например: деятельность по сдаче жилья в аренду сотрудникам или подрядчикам и др.

В целом система устарела, и IT-команда АО "Себряковцемент" не всегда могла адаптировать ее под изменения в законодательстве. Существовали риски того, что в соответствии с выходом новых законов однажды предприятие не сможет сдать отчетность в контролирующие органы в сроки. Неперспективно и практически невозможно было развивать в используемых программных продуктах такие направления, как ЭДО, взаимодействие с ФНС напрямую, обмен данными с ФСС.

Кроме того, в различные программы вносились разноплановые данные, поэтому было сложно контролировать поток информации в основную систему учета. Сотрудникам бухгалтерии требовалось много времени на обработку всей информации, что влияло на частоту составления отчетов и полноту внесения в них аналитических данных. В результате терялась информативность и актуальность ряда управленческих отчетов.

Результаты проекта

• Благодаря переходу с метода оценки товара и себестоимости по средневзвешенной на метод FIFO предприятие повысило точность в оценке своих затрат в 1,5 раза.
• Упростился расчет себестоимости. Завод перешел с метода оценки товара и себестоимости по средневзвешенной на метод FIFO ("first in first out"), в котором выбытие происходит с самой ранней поступившей партии. Такой расчет позволяет технически быстрее отражать имеющиеся затраты, не используя загрузки из сторонних баз, и дает более полный результат.
• Внедрение блока казначейства в "1С:ERP" совместно с "1С:Документооборотом" позволило эффективно обрабатывать заявки на расходы от служб в организации, отражать их в регламентированном учете, а также минимизировало ошибки при составлении и согласовании планируемых платежей.
• Автоматизация процессов бюджетирования и планирования. Организована работа всех участников бюджетного процесса в единой информационной базе. Полностью автоматизирован сбор фактических данных, что сократило время на формирование план-фактной отчетности и позволило минимизировать ошибки при ее составлении. Для сотрудников планово-экономического отдела разработан комплект бюджетной отчетности, с помощью которой ежемесячно происходит анализ плановых и фактических данных, введенных в систему. Для анализа отгрузки готовой продукции реализован специальный отчет, с помощью которого ежедневно происходит сравнение плана и факта отгрузки цемента.
• Налажена работа с автотранспортом. Разработан и интегрирован с "1С:ERP" нетиповой блок "Управление автотранспортом". Теперь выписку и обработку путевых листов, а также заявок на транспортные средства осуществляют на местах. Из "1С" печатаются бланки путевых листов, заполняются водителями. Далее документы вводятся в систему и таким образом оперативно фиксируются по мере выдачи путевых листов.
• Отгрузка ЖД-транспортом - накладные появляются в системе автоматически. Сокращены ресурсы и время на их формирование на 15%. Отгрузка автотранспортом – услуги по доставке подставляются автоматически, в зависимости от указанного региона, все суммы рассчитываются автоматически. Сокращены ошибки и трудозатраты на устранение этих ошибок на 40%.
• Внедрение системы электронного документооборота в 1,5 раза ускорило все процессы, связанные с утверждением заявок на оплату и приказов. Каждому участнику такого процесса отводится определенное время на согласование документа. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями. Все версии документов, в том числе договоров, теперь хранятся в электронном виде. Исключена возможность утери документов при передаче между отделами.
• Единую информационную систему, созданную на базе решений "1С:ERP Управление предприятием 2" и "1С:Документооборот", АО "Себряковцемент" может интегрировать с государственными системами. В том числе напрямую взаимодействовать с ФНС в периоды сдачи отчетности и обмениваться данными с ФСС для выплаты электронных больничных (проект прямых выплат стартует в Волгоградской области с 2020 года).

Экономический эффект от внедрения

• На 7% сократились производственные издержки.
• На 15% сократились операционные и административные расходы.
• На 13% ускорилась обработка заказов.

Начальник участка информационных технологий АО "Себряковцемент" Сергей Протопопов рассказывает об итогах проекта:

"В результате внедрения "1С:ERP" мы получили единую информационную систему ведения учета. В ней решается большая часть задач, выполняющихся ранее в разрозненных программах "1С" версии 7.7 – регламентированный учет, снабжение, сбыт и др. При этом новая система является гибкой, ориентированной на современное законодательство, а значит, способной обеспечить работу сервисов предприятия на многие годы вперед в соответствии с изменениями законов РФ.

Важно, что в нашем проекте реализована связь с "ЭТРАН" – информационной системой РЖД. Производственный блок получает данные о состоянии технологических агрегатов, обращаясь непосредственно к локальным производственным серверам. Автоматизирована работа отдела продаж путем введения заявок на отгрузку продукции. Также на заводе положено начало внутреннему ЭДО с использованием программы "1С:Документооборот", что ощутимо ускорило процессы подписания приказов и заявок на оплату.

Все это дает возможность использовать широкий функционал отчетности - как созданной в соответствии со спецификой нашей работы, так и стандартной, имеющейся в системе, - для анализа данных и принятия необходимых решений ключевыми пользователями и руководством предприятия".