Автоматизированная система для формирования пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчётности

Заказчик
ПАО "Трубная Металлургическая Компания"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
BearingPoint
Год завершения проекта
2018
Сроки выполнения проекта
Май, 2017 — Апрель, 2018
Масштаб проекта
14560 человеко-часов
90 автоматизированных рабочих мест
Цели
1) Унифицировать и централизовать алгоритмы формирования таблиц пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчётности (далее по тексту ПЗ) для предоставления возможности методологам централизованной поддержки алгоритмов в актуальном состоянии;
2) Снизить трудозатраты бухгалтеров на формирование ПЗ;
3) Реализовать аналитические отчёты для детализации показателей таблиц ПЗ.

Уникальность проекта

1) Перед автоматизацией формирования таблиц ПЗ была проведена большая работа по унификации и централизации алгоритмов их формирования предприятиями Группы ТМК, задействованными в проекте. В некоторых случаях для ряда предприятий было произведено изменение учёта определённых операций в SAP ERP, чтобы учёт стал соответствовать централизованным унифицированным алгоритмам. Обычно проекты по отчётности подстраиваются под уже сложившийся учёт, в данном случае учёт менялся под проект отчётности.

2) Система является симбиозом возможностей SAP BW, MS Excel и MS Word.
Реализованные в SAP BW отчёты поставляют данные для таблиц ПЗ. На базе VBA MS Excel и SAP BW-Integrated Planning реализован удобный функционал ввода и сохранения корректировок показателей таблиц ПЗ. На базе VBA MS Excel также реализован алгоритм генерации ПЗ в MS Word.

3) Проект был реализован и передан в продуктивную эксплуатацию в течение 1 года.

Об особенностях при реализации проекта также можно прочитать в <a href="http://www.globalcio.ru/workshops/2216/">блиц-интервью Юрия Огурцова</a>, заместителя генерального директора по ИТ в ПАО "Трубная Металлургическая Компания".
Использованное ПО
Система была реализована на базе системы корпоративной отчётности SAP BW, в том числе её компонента для планирования SAP BW-Integrated Planning.
Описание проекта
В рамках проекта была произведена автоматизация формирования ПЗ для предприятий Группы ТМК, ведущих учёт в SAP ERP (6 заводов, Торговый Дом, Управляющая компания). Система построена на базе хранилища данных SAP BW, в которое из учётных систем SAP ERP, стекаются данные, необходимые для формирования показателей таблиц ПЗ: - бухгалтерсие проводки; - проводки по движениям и амортизации ОС; - косвенные затраты. Пользователями системы являются бухгалтера, вовлечённые в процесс подготовки ПЗ. Для реализации проекта была выбрана компания BearingPoint. Система предоставляет возможность: - сформировать на базе данных ERP таблицы ПЗ; - в случае необходимости внести и сохранить корректировки к показателям таблиц ПЗ; - сформировать ПЗ в Word-е; - детализировать показатели таблиц ПЗ по различным аналитикам. В ходе проекта были выполнены следующие работы: - подготовлены и согласованы централизованные (распространяющиеся на все предприятия Группы ТМК, задействованные в Проекте) унифицированные алгоритмы формирования показателей таблиц ПЗ; - настроена выгрузка из SAP ERP и загрузка в SAP BW недостающих данных (передача части данных из SAP ERP в SAP BW уже была реализована ранее в рамках других задач); - реализовано формирование таблиц ПЗ с функционалом ввода и сохранения корректировок; - реализовано формирование ПЗ в Word; - реализованы аналитические отчёты, позволяющие детализировать показатели таблиц ПЗ по различным аналитикам; - разработана предусмотренная документация по проекту, в т. ч. руководства пользователя; - проведено обучение пользователей. Опытно-промышленная эксплуатация Системы прошла с декабря 2017 по апрель 2018 года. В рамках опытно-промышленной эксплуатации бухгалтерами предприятий Группы ТМК было произведено формирование ПЗ за 2017 год из Системы. Основным риском Проекта было превышение запланированных сроков его выполнения ввиду: - большого объёма работ по Проекту (унификация и централизация алгоритмов и реализация формирования 60+ таблиц ПЗ, в каждой из которых в среднем несколько десятков показателей); - сезонности формирования ПЗ бухгалтерами - с декабря отчётного года по март следующего года. Работы по проекту были завершены на 2 месяца позже планируемого срока (апрель 2018 г. вместо февраля 2017 г.). Риск данной просрочки был учтён нами и особо не повлиял на успешное завершение Проекта.
География проекта
Работы по проекту проводились в московском офисе ПАО "Трубная Металлургическая Компания". Обучение бухгалтеров заводов было проведено в режиме видеоконференции. Команда проекта (от BearingPoint): - менеджер проекта; - архитектор проекта; - методолог (привлекался на этапе разработки алгоритмов); - 3 разработчика SAP BW (плавающее привлечение). Команда проекта (от ТМК): - менеджер проекта/методолог (Дирекция методологии учёта и налогообложения); - менеджер проекта/архитектор проекта (Дирекция корпоративных информационных систем); - методолог (Дирекция методологии учёта и налогообложения); - разработчик SAP BW (Дирекция корпоративных информационных систем); - 3 консультанта SAP FI (Дирекция корпоративных информационных систем). Все специалисты от ТМК работали на проекте в режиме частичной занятости. Для разработки и согласования алгоритмов, а также во время опытно-промышленной эксплуатации привлекались специалисты заводов. Система была реализована для следующих компаний Группы ТМК: - АО "Волжский трубный завод" (г. Волжский); - ПАО "Таганрогский металлургический завод" (г. Таганрог); - ПАО "Синарский трубный завод" (г. Каменск-Уральский); - ООО "ТМК-ИНОКС" (г. Каменск-Уральский); - ПАО "Северский трубный завод" (г. Полевской); - АО "ТМК-КПВ" (г. Полевской); - АО "Торговый дом "ТМК" (г. Екатеринбург); - ПАО "Трубная Металлургическая Компания" (г. Москва).
Дополнительные презентации:
Пояснительная записка к годовому бухгалтерскому балансу (БЕ 1200, ФГ 2017).doc
Коментарии: 4

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Александр Артюхов
    Рейтинг: 95
    Организация "Агат", АО
    Руководитель проекта
    14.12.2018 12:01

    Данный проект - очередное доказательство, что SAP + Excel - сила, но без Excel'я никуда ... :)
    Проделан большой объём административной работы, в т.ч. по согласованию изменений в рамках проекта. Особенно с учётом того, что бизнес-модели и соответствующие показатели для разных предприятий различные.
    Исходя из описания можно сделать вывод, что и текст ПЗ формируется автоматически. Что является отдельной задачей. Ведь нужно собрать, скомпоновать, а потом и вести базу текстовых примитивов, отслеживать корректность связей, формирующих текстовые документы по образцу представленного в описании. Текст ПЗ формируется автоматически? Если да, то кто ведёт всю подготовительную работу, сопровождает и отслеживает изменения?

  • Юрий Огурцов
    Рейтинг: 10
    Трубная металлургическая компания (ТМК)
    Главный советник Группы Генеральных советников
    14.12.2018 15:33

    Здравствуйте!
    Трудно сказать, что “SAP без Excel – никуда…” (зависит от задач), но реально от использования связки SAP + Excel достигается системный эффект. ПЗ формируется системой вместе с текстом. В ПЗ заводов и компаний ТМК есть общие блоки, их большинство. Есть блоки, специфичные для завода/компании. Все текстовые блоки зашиты в шаблон ПЗ. Формирование ПЗ производится системой по конкретному заводу/компании (конкретному юр. лицу), при этом система знает, какие блоки шаблона вставлять для того или иного юр. лица, а какие – нет. В системе также реализована возможность принудительного исключения разделов при формировании ПЗ. Отслеживание изменений, как в текстовых шаблонах, так и в алгоритмах формирования таблиц ПЗ, осуществляется сотрудниками Дирекции методологии учёта и налогообложения регулярно, а не только в период подготовки и сдачи ПЗ. Реализация изменений в системе производится сотрудниками Дирекции корпоративных информационных систем (в составе ИТ службы) оперативно по заявкам от Дирекции методологии учёта и налогообложения. Благодаря такой организации работы мы подходим к периоду формирования ПЗ с системой, в которой реализованы актуальные настройки.

  • Александр Балабанов
    Рейтинг: 310
    Айсберри
    CDO
    23.12.2018 21:01

    Юрий приветствую! Цели проекта достигнуты:
    1) Унифицировать и централизовать алгоритмы формирования таблиц пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчётности (далее по тексту ПЗ) для предоставления возможности методологам централизованной поддержки алгоритмов в актуальном состоянии;
    2) Снизить трудозатраты бухгалтеров на формирование ПЗ;
    Можете оцифровать результаты? Вы сказали, что частично меняли процессы / принципы ведения учета для адаптации к результатам проекта - не встретили ли вы сопротивления со стороны Главных бухгалтеров - много заводов вы обозначили в Географии? Каким образом проводилось тестирование системы? Вы сказали, что основным риском были СРОКИ, а качество интеграционной составляющей?

    • Юрий Огурцов Александр
      Рейтинг: 10
      Трубная металлургическая компания (ТМК)
      Главный советник Группы Генеральных советников
      24.12.2018 17:21

      Можете оцифровать результаты?
      С декабря 2017 по март 2018 мы проводили опытно-промышленную эксплуатацию системы в рамках формирования ПЗ за 2017 год. В рамках ОПЭ пользователи осваивали систему, находили ошибки в реализации, а разработчики устраняли найденные ошибки. По итогам опытно-промышленной эксплуатации, все обнаруженные ошибки были устранены, ПЗ всеми заводами и компаниями, охваченными проектом, была сформирована из системы. Первый сезон промышленной эксплуатации начинается сейчас и продлится до конца марта 2019 – это формирование ПЗ за 2018 год. Поэтому оцифровать результаты проекта можно будет не ранее апреля 2019 г.

      Вы сказали, что частично меняли процессы / принципы ведения учета для адаптации к результатам проекта - не встретили ли вы сопротивления со стороны Главных бухгалтеров - много заводов вы обозначили в Географии?
      Бизнес-процессы менялись в некоторых случаях только в части учёта определённых операций в SAP ERP, чтобы учёт стал соответствовать централизованным унифицированным алгоритмам. Централизованные унифицированные алгоритмы формировались с участием представителей дирекции учёта и налогообложения Управляющей компании (методологов), которые согласовывали их с бухгалтерами заводов/компаний ТМК. Какого-либо заметного сопротивления со стороны бухгалтеров не было. У заводов есть специфичные операции, для которых в алгоритмах прописывались индивидуальные ветки, унификация проводилась в части учёта однотипных операций.

      Каким образом проводилось тестирование системы?
      Тестирование проводилось на 9 месяцах 2017 года в ноябре-декабре 2017 года и продолжилось во время опытно-промышленной в рамках формирования ПЗ за 2017 год.

      Вы сказали, что основным риском были СРОКИ, а качество интеграционной составляющей?
      Это не первый наш проект в части реализации бухгалтерской отчётности в системе корпоративной отчётности SAP BW. Интеграция SAP ERP и SAP BW осуществляется за счёт предусмотренных SAP механизмов экстракции. Стандартные механизмы обеспечивают выгрузку отчётов из SAP BW в Excel. Предстояла серьёзная разработка на VBA, мы это осознавали перед началом проекта. В общем, моменты, связанные с технической интеграцией компонентов системы нам были понятны в начале проекта и беспокойства не вызывали.

Предметная область
Отрасль
Управление