Внедрение Личного Кабинета для дистрибьюторов компании

Заказчик
ООО «Газпромнефть — СМ»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ГК «КОРУС Консалтинг»
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2018 - Сентябрь, 2019
Масштаб проекта
7000 человеко-часов
240 автоматизированных рабочих мест
Цели
  1. Повышение точности прогнозирования закупок за счет повышения ответственности дистрибьюторов за прогнозы.
  2. Повышение прозрачности взаимоотношений с дистрибьюторами.
  3. Предоставление удобного инструмента заказа смазочных материалов и контроля их исполнения.
  4. Снижение объемов дебиторской задолженности.
  5. Повышение эффективности продаж и маркетинговых кампаний.
  6. Снижение временных затрат на рутинные операции и риска возникновения ошибок.

Уникальность проекта

Личный кабинет контрагента охватывает все сквозные процессы продаж - от планирования потребности до конечного исполнения закупок. Для этого реализованы масштабные и объемные интеграции с:
● системой коммерческого учета - обмен данными по справочникам контрагентов, продукции, по прайсам, заявкам, разнарядкам и статусам отгрузки, договорам и дополнениям, а также осуществлена передача финансовой информации;
● сервисом Контур.Диадок.

  Оптовая электронная площадка наполнена уникальными решениям, среди которых:
● Заявка на планирование потребности. Дистрибьютор может не только указать количество планируемой к закупке продукции, но и внести корректировки после оформления заявки.
● Создание проектов дополнений к договору. В специальном интерфейсе ЛК контрагенты могут самостоятельно создать доп. соглашение на согласованный объем продукции.
● Резервирование нераспроданных остатков. Контрагент может оформить заявку на оставшуюся продукцию по выгодной цене.
Использованное ПО
«1С-Битрикс: Управление сайтом» в ред. Enterprise является основой электронной площадки для дистрибьюторов.

Готовое решение KORUS | B2B-портал позволило реализовать минимально необходимую для работы функциональность в короткие сроки - пилотная версия системы была создана за 2 месяца. Каждый из последующих релизов с большим объемом функциональных требований занимал не более 3 месяцев. 

1 и 2 релиз в достаточном для работы пользователей объеме реализован за 10 месяцев (ноябрь 2018 – сентябрь 2019). Планируется дальнейшее развитие системы.
Сложность реалиазации
«Газпромнефть – СМ» занимает более 17% рынка смазочных материалов России и ежегодно поставляет 700 тыс. тонн продукции в 78 странах мира. Автоматизация взаимодействия с дистрибьюторами - это работа с большим количеством данных, различных бизнес-процессов и подразделений.

Почему данный проект сложен в реализации?
  1. Проектная команда решала новые для рынка задачи - автоматизация процесса закупок нефтехимии, планирования производства и т.д.
  2. Требовалось провести много масштабных интеграций и наладить корректную и актуальную синхронизацию большого объема данных.
  3. В ходе проекта команда неизбежно сталкивалась с изменением бизнес-процессов в компании, которые важно было учитывать при реализации системы.
  4. Создание Личного Кабинета Контрагента является частью комплексного проекта (параллельное внедрение CRM-системы).

Описание проекта
ГК «КОРУС Консалтинг» реализует для «Газпромнефть – СМ» комплексный проект по автоматизации взаимоотношений с дистрибьюторами. Важная часть проекта - создание личного кабинета контрагента на платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом», который позволил производителю автоматизировать оптовые продажи и предоставить партнерам компании удобный онлайн-инструмент для управления закупками.

Внедрение системы

Проект был разделен на несколько этапов. Такой подход к организации работы позволяет бизнес-пользователям убедиться, что реализованные функции соответствуют ожиданиям.

В рамках личного кабинета контрагента команда «КОРУС Консалтинг» предоставила «Газпромнефть – СМ» такие возможности, как:
  • Прием, оформление и согласование заявок на продукцию 24\7 в онлайн-режиме. Для ускорения заказа созданы шаблоны заявок и возможность повторить заявку из истории.
  • Планирование и прогнозирование производства. Теперь дистрибьюторы оформляют прогнозную заявку в Личном Кабинете, а также при необходимости корректируют её.
  • Экономия времени на создание заявок, разнарядок, дополнений и прочих рутинных операций. В результате руководство компании сможет направить освободившиеся ресурсы на повышение качества обслуживания и привлечение новых клиентов.
  • Управление ассортиментом, доступным для различных сегментов контрагентов при прогнозировании закупок.
  • Получение информации о плане/факте по заявленной, законтрактованной и отгруженной продукции.
  • Контрактация продукции в Личном Кабинете на основе согласованных объемов продукции.
  • Формирование разнарядки в зависимости от вместимости транспортного средства, который будет доставлять продукцию.
Дистрибьюторы «Газпромнефть – СМ» получают возможность:
  • Быстро оформлять заявку на продукцию без огромных таблиц в excel, постоянных звонков и длинных почтовых переписок.
  • Следить за статусом выполнения закупки в режиме реального времени.
  • Контролировать финансовые показатели по каждому договору - текущий баланс, остатки по кредитным лимитам, а также текущую и просроченную дебиторскую задолженность.
  • Отслеживать в едином окне информацию о договорах, дополнениях и актуальных прайс-листах.
  • Задать интересующие вопросы менеджеру «Газпромнефть – СМ» через форму обратной связи с автоматической маршрутизацией обращения.
  • Подавать гарантийные письма через Личный Кабинет, которые позволяют заказать продукцию с кратковременной отсрочкой платежа.
  • Резервировать нераспроданные остатки и покупать их с большей выгодой.
Также система высылает ответственным участникам процесса push-уведомления и email-нотификацию по ключевым событиям.

Личный кабинет контрагента является единой площадкой для взаимодействия большого количества сотрудников как со стороны «Газпромнефть – СМ» - отделы продаж, клиентского сервиса, планово-экономический отдел, так и 200 контрагентов производителя. Новый онлайн-канал продаж делает закупки продукции проще, быстрее и прозрачнее.

География проекта

Основная работа по проекту велась в головном офисе компании - г. Москва.

Предметная область
Отрасль
Управление