Внедрение внутреннего электронного документооборот ОЦО МегаФон» (СВЭДО)

Заказчик
ПАО «МегаФон»
ИТ-поставщик
КОРУС Консалтинг
Год завершения проекта
2017
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2016 — Сентябрь, 2017
Масштаб проекта
60800 человеко-часов
3000 автоматизированных рабочих мест
Цели
Перевести документооборот между ОЦО и бизнес единицами Компании, на безбумажную технологию;
Организовать единый электронный архив документов, как поступающих в ОЦО на обработку, так и создаваемых в ОЦО;
Увеличение прозрачности и контроля бизнес-процессов, поддержка соглашения об уровне сервиса
Повышение эффективности сервисов ОЦО, за счет устранения рутинный операций и мониторинга сроков обработки документов.

Уникальность проекта

С помощью внедряемого решения были достигнуты результаты
- Обеспечение полной и своевременной обработки внутренней документации, передающейся между структурными подразделениями Компании и ОЦО; -  Систематизация и унификация технологии работы с документами;
- Унификация процесса взаимодействия между всеми подразделениями и ОЦО;
  Снижение затрат, связанных с документооборотом с территориально отделенным центром учета
-  Усиление контроля исполнительной дисциплины;
-  Реализация системы SLA, контроля качества, целевых показателей. Новая СЭД позволила не только автоматизировать рутинные операции, увеличить прозрачность и контроль бизнес-процессов, четко распределить зоны ответственности участников процесса, но и стала дополнительным шагом к созданию уникального многофункционального безбумажного сервисного центра мирового класса с фокусом на оказание сервиса высокого уровня качества.
Это один из самых масштабных проектов на платформе OpenText на российском рынке. С самого начала проекта были заданы высокие требования к качеству разрабатываемой системы и составу проектной группы, которая достигала полусотни экспертов. Необходимость постоянного вовлечения большого количества рабочих групп со стороны заказчика в проект и потенциальная возможность работы в системе всех сотрудников “МегаФона” – а это более 30 тысяч человек.
Использованное ПО
OpenText Extended ECM for SAP Solutions
Описание проекта
ПАО «МегаФон» создало ОЦО в 2016 г. для централизации таких бизнес-процессов, как ведение учета и отчетности, финансового контроля и казначейства, части функций управления персоналом, планирования и сопровождения заказов, администрирования дебиторской задолженности и поддержки операций корпоративного бизнеса. Одним из важнейших условий успешной работы новой структуры было оперативное взаимодействие между ОЦО, филиалами «МегаФона» и его дочерними компаниями. Огромный объем документов должен был передаваться в электронном виде в ОЦО для его последующей обработки в учетных системах, а затем, в обратном направлении – из ОЦО в филиалы и дочерние компании для их печати и подписания, в том числе средствами электронно-цифровой подписи. В силу территориальной распределенности всех подразделений «МегаФона» без высокопроизводительной системы электронного документооборота с широкой функциональностью этот процесс занимал бы длительное время и приводил бы к частичной потере данных. Именно поэтому еще при создании ОЦО был инициирован проект по внедрению технологического инструмента, который бы позволил оперативно получать и обрабатывать документы, а также централизованно хранить их. Выбор был сделан в пользу платформы OpenText, которая уже использовалась оператором связи и зарекомендовала себя с положительной стороны как с точки зрения существующей функциональности, так и наличием расширенных возможностей для интеграции с другими информационными системами, в частности, с учетной системой SAP ERP. В ходе проекта на платформе OpenText Extended ECM for SAP Solutions была автоматизирована обработка более 500 видов документов, которые используются в «МегаФоне». Cреди них – бухгалтерские документы, авансовые отчеты, документы кадровой службы, отчеты. Особенностью проекта стало максимальное использование стандартной функциональности платформы для ускорения сроков разработки и обеспечения максимальной производительности системы. Подобный подход позволил запустить первую очередь СЭД в рекордно короткие сроки – через четыре месяца от старта проекта. Этому же способствовало и применение agile-подхода на начальном этапе проекта, когда собираемые требования функциональных заказчиков оперативно вносились в систему и выносились на ревью для утверждения или доработок. Созданная СЭД поддерживает одновременную работу 3000 пользователей, при этом время отклика системы – не более 10 секунд. Решение OpenText интегрировано с существующими информационными системами, используемым в «МегаФоне»: учетной системой SAP ERP, платформой для управления персоналом SAP HR, системой сканирования и распознавания документов Kofax, с инфраструктурой электронной подписи КриптоПро DSS, со складской и биллинговой ИТ-системами.
География проекта
Общий центр обслуживания (ОЦО) "МегаФон" расположен в Самаре и решает типовые рабочие процессы всех филиалов "МегаФона" и региональных отделений, которых более 80-ти.
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Марк Шварцблат
    Рейтинг: 10
    КТ "Акведук"
    ИТ-директор
    26.05.2015 11:13

    Единственный раз. В прошлом году. Подрядчиком из одного из соседних регионов. Было предложено альтернативное решение варианту, предложенному ИТ-подразделением. Предложена модель расчета эффективности. Подрядчик сумел убедить верхнее руководство. Результат. Решение оказалось сырое. Наложился кризис. Подрядчик не получил ожидаемых доходов. Потерял интерес. Проект забросил совсем.

  • Виктор Федько
    Рейтинг: 325
    Свободен
    Свободная
    26.05.2015 16:03

    1. Не сталкивался

    2 .Могу ошибаться, но думаю, такая модель в России еще долго не будет жизнеспособной. Возможны, конечно, единичные случаи и очень бы было интересно на них взглянуть.

    подобные предложения по реальным проектам уже поступают от российских интеграторов ИТ-директорам, причем это не единичный случай.

    Это не CIO надо направлять, а сразу CFO. с комментариями.
    Самая засада тут - как посчитать экономический эффект. Методика и т.п.

    Вторая засада - какова длительность проекта и на какой стадии продукт даст эффект ? Подрядчику кушать на что-то надо и он заинтересован сделать побыстрее с максимальным достижением эффекта. А заказчику надо покачественнее. Тут может быть разрыв интересов.

    Но тема и правда интересная. Примеры бы живые почитать. Или хотя бы внятные предложения какого-то интегратора на внедрение чего-нибудь.

  • Татьяна Орлова
    Рейтинг: 89
    ЗАО "ЕС-лизинг"
    Замдиректора по инновационной и экспериментальной деятельности, консультант по управленческим дисциплинам
    26.05.2015 21:05

    Не соглашусь, что на западе преобладает подход "Time and material". Там тоже встречается "Fixed price" и довольно часто. Все зависит от степени доверия к подрядчику и правил работы компании - заказчика. Весь мой опыт работы на западе связан как раз с подходом "Fixed price". Scrum как методика управления проектами сейчас у нас пошел в гору как раз на волне разработки по типу Agile, когда вдруг поняли, что классические методы управления проектами здесь не годятся, будь то "Time and material" или "Fixed price". Лет 5 назад мы участвовали в тендере проекта по разработке ПО, где за основу по требованию заказчика был взят метод программирования Scrum, а в качестве критериев качества и способа оплаты были затребованы количество ошибок кода в год и "Fixed price" соответственно.

  • Сергей Адмиральский
    Рейтинг: 10
    КОРУС Консалтинг CPM
    Менеджер проекта
    01.06.2015 13:49

    Есть области деятельности, в которых такие предложения становятся нормальной практикой - доступ в Интернет, мобильная связь и рассылка смс. Предложение обычно таково - сейчас вы платите столько-то, мы исследуем и оптимизируем ваш процесс (меняем провайдера, тарифный план и пр) и получаем за это 30-50% разницы в течение некоторого времени. В учет идут суммы по счетам и качественная удовлетворенность заказчика. Таких предложений на рынке хватает и сейчас.
    В случае с внедрением бизнес-приложений контракт не столь прямолинейный. Затраты на "материалы" по прежнему остаются на заказчике, а вот затраты на "время" увязываются с эффектом.
    Не любите платить за консалтинг вперед? Заплатите после ))

  • Денис Еремеев
    Рейтинг: 70
    Спецэнерготранс
    Директор по ИТ
    02.06.2015 17:11

    Считаю модель в России жизнеспособной, если:
    1. Краткосрочный проект (эффект виден почти сразу)
    2. манагер Заказчика готов к Scrum и точно знает как считать по измеримым показателям экономический эффект,
    3. а "смелый духом" Поставщик уверен в эффекте и готов взять на себя риски нулевой прибыли по проекту
    4. при нулевых первоначальных инвестициях со стороны Заказчика,
    5. где юристы согласуют такую формулировку,
    (6.) С возможной капитализацией процента прибыли (в случае положительного экономического эффекта) для компенсации Инвестиций Поставщика и дальнейшего развития проекта.

    Знаю единичный случай разработки интеграционного ПО (разработчик остался в хорошем плюсе, а Заказчик сократил издержки при нулевых инвестициях). Процент у них вроде был примерно 20% - Заказчику, 50%- премия Поставщику и 30%- Поставщику на развитие проекта. Условия стартовали если положительный экономический эффект достигался через 1 мес опытной эксплуатации и действовали в течение 6 мес. после ввода в продуктив. Юристы были сильно недовольны такой трактовкой, поэтому сначала оформили стандартный договор тестовой эксплуатации на 100 руб/мес и договорились "по-пацански", а когда увидели эффект - допником оформили доп работы на 6 мес. Все довольны, разработчик получил существенно больше, чем рассчитывал в начале.

  • Олег Титов
    Рейтинг: 10
    АО ВТБ Лизинг
    Начальник управления информационных технологий и телекоммуникаций
    03.06.2015 12:41

    Татьяна!
    И чем закончился это кейс?
    "мы участвовали в тендере проекта по разработке ПО, где за основу по требованию заказчика был взят метод программирования Scrum, а в качестве критериев качества и способа оплаты были затребованы количество ошибок кода в год и "Fixed price" соответственно. "

Предметная область
Отрасль
Управление