Внедрение ECM-решения DirectumRX в ЗАО «Грузовой терминал Пулково»

Заказчик
ОАО «Грузовой терминал Пулково»
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
DIRECTUM
Год завершения проекта
2015
Сроки выполнения проекта
Декабрь, 2014 — Апрель, 2015
Масштаб проекта
2200 человеко-часов
50 автоматизированных рабочих мест
Цели
Ключевая цель проекта – оптимизировать процессы канцелярии и договорной работы компании. Необходимо было автоматизировать делопроизводство и управление договорами, причем сделать это так, чтобы сотрудники могли приступить к работе как можно скорее, не дожидаясь полного завершения внедрения. Критически важна была и круглосуточная доступность системы, а также возможность ее обслуживания и администрирования со стороны вендора.

Уникальность проекта

Главной особенностью проекта стал отказ от проектных решений, больших технических заданий. Работы включали подготовку и согласование общей концепции, демонстрацию функциональности заинтересованным лицам, фиксацию и закрытие только ключевых потребностей с учетом сроков и бюджета. На протяжении всего проекта был доступен тестовый стенд.
При внедрении применялся итерационный подход: пользователи работали в системе, постепенно осваивая новые возможности, а команда внедрения получала оперативный отклик и ориентировалась на главные потребности заказчика. Поэтапно производился запуск:
- регистрации документов, импорт данных из 1С;
- работы с организационно-распорядительной документацией;
- работы с договорами.
По ключевым потребностям была проведена быстрая адаптация решения: для договоров настроена автоматическая пролонгация, введена кодификация подразделений для настройки журналов регистрации в разрезе разных отделов, руководителю обеспечена возможность рассмотрения и подписания документов только на бумаге.
Использованное ПО
ECM-решение DirectumRX. Применение итерационного подхода к внедрению.
Описание проекта
ЗАО «Грузовой терминал Пулково» – крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок: от наземной обработки груза до таможенного оформления. Специфика работы компании подразумевает ежедневную обработку и оформление большого количества таможенной и грузосопроводительной документации. Для оптимизации внутренних процессов руководство терминала приняло решение о внедрении ECM-системы. Среди требований, предъявленных к ней, были: - автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами; - быстрый старт работы; - доступность системы в режиме 24/7; - современный, удобный, понятный интерфейс; - обслуживание и администрирование системы силами вендора. Проект внедрения DirectumRX стартовал в декабре 2014 года, а уже 20 января 2015 года в системе начали работать первые пользователи. Быстрый старт обусловлен легкостью развертывания: решение поставляется по модели SaaS (ПО как услуга). Сегодня в DirectumRX работают 50 сотрудников компании: пользователи регистрируют входящую, исходящую корреспонденцию, внутренние организационно-распорядительные документы, создают проекты договоров на основе настроенных шаблонов. Согласование документов происходит автоматизированно в рамках регламентированных маршрутов. На протяжении всего проекта вендором оказывалась методическая поддержка, давались рекомендации по закрытию неключевых потребностей текущей функциональностью. Впоследствии мы производили настройку системы своими силами при консультировании со стороны DIRECTUM.
География проекта
Офис компании ЗАО «Грузовой терминал Пулково» в Санкт-Петербурге. С решением работает не только руководство компании и руководители профильных отделов, но и рядовые сотрудники, отвечающие за делопроизводство, договорную работу, специалисты отдела закупок. Поскольку при внедрении применялся итерационный подход, пользователи решения активно привлекались к проекту – осваивали систему, давали отклик о ее работе.
Коментарии: 6

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Виктор Федько
    Рейтинг: 303
    АО МПО им.И.Румянцева
    Зам. начальника управления информационных технологий
    29.08.2014 10:06

    Конечно, они там все умнее )))). Не я не уверен в правильности этого решения. Отечественное - это значит российское. при чем тут таможенный союз? союзы имеют обыкновения распадаться, трансформироваться и т.п. Кто поручится, что некие политические процессы не начнутся завтра в Казахстане или Белорусии? И начнется бероруссозамещение. Опыт Украины неужели ничему не учит ?

    • Марк Шварцблат Виктор
      Рейтинг: 10
      КТ "Акведук"
      ИТ-директор
      29.08.2014 10:12

      Ну я бы больше сконцентрировался на том, что есть рабочая группа и помощь российским разработчикам прорабатывается, причем процессы запустили до санкционной войны.

      • Виктор Федько Марк
        Рейтинг: 303
        АО МПО им.И.Румянцева
        Зам. начальника управления информационных технологий
        29.08.2014 10:32

        Это хорошо, что ДО. Лучше поздно, чем никогда.

        Обсуждается правило, согласно которому при закупке иностранного ПО заказчик обязан публично обосновать свой выбор в пользу иностранного продукта.

        Вот цитата оттуда. А как это публично обосновать? Об этом вообще можно будет говорить, когда у вас будет на каждое иностранное ПО отечественный эквивалент.

        А пусть сенаторы нам публично обоснуют, чего они все на мерседесах и лекусусах ездят? Вот веселуха будет. Вспотеют.

        • Марк Шварцблат Виктор
          Рейтинг: 10
          КТ "Акведук"
          ИТ-директор
          29.08.2014 10:53

          Портал госзакупок. Если у кого-то есть ПО, то он должен лезть во все конкурсы.

          По служебным иномаркам не столь давно ввели какие-то ограничения.

          • Виктор Федько Марк
            Рейтинг: 303
            АО МПО им.И.Румянцева
            Зам. начальника управления информационных технологий
            29.08.2014 11:09

            Конечно, должен лезть. С каким результатом только?

            По служебным какие-то ввели, да.А какие-то нет. А как насчет личных? Или они только на работе патриоты и за Расею радеют? ))).

            Я только за то, что они предлагают.Пора подниматься! Начали бы вот еще с себя. Во всем. Утопия-с))).

            • Марк Шварцблат Виктор
              Рейтинг: 10
              КТ "Акведук"
              ИТ-директор
              29.08.2014 11:15

              Результаты можно посмотреть.

              Вот я бы не стал государственными руками в личные дела лезть. Народ должен на голосовании смотреть - кто-что делает. И судить по делам, а не по словам. Кстати, госпрограмму по стимулированию закупок машин локализованного производства с осени снова запускают.

Предметная область
Отрасль
Управление