Корпоративный портал для строительной компании

Заказчик
STEP
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ГК «КОРУС Консалтинг»
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2019 - Май, 2020
Масштаб проекта
500 автоматизированных рабочих мест
Цели

Цели проекта

  • Формирование единого информационного пространства для донесения необходимой информации до сотрудников.
  • Повышение уровня вовлеченности в корпоративную культуру и доступности ресурсов компании.
  • Организация единой точки доступа к сервисам компании для всех сотрудников.
  • Повышение внутренней эффективности работы компании.
  • Автоматизация ключевых процессов компании: согласование отпуска, межвахты, заказ справок, копий документов

Назначение системы:

  • массовое транслирование целей и задач Компании и ее подразделений;
  • централизованная система внутренних заявок на корпоративные сервисы с возможностью контроля количества и эффективности их выполнения;
  • единое хранилище документов Компании (как общих, так и по подразделениям) с возможностью поиска и логической рубрикацией;
  • оперативное информирование о новостях Компании;
  • платформа для совместных событий, групп по интересам и организации встреч;
  • выстраивание коммуникации сотрудников: обсуждения новостей, событий, документов с использованием системы комментирования, обратной связи, форума.

Уникальность проекта

Интранет объединил сотрудников офиса и строительных площадок компании по всей России.
Представительства Step расположены в 16 регионах, около 70% штата — полевые сотрудники. Это существенно ограничивало возможности обмена новостями и знаниями. Была нужна единая система для поддержки внутрикорпоративной коммуникации и обеспечения совместной работы.

Для решения проблемы решено внедрить корпоративный портал на базе «Битрикс24». Разработанная система адаптирована к специфике компании, созданы дополнительные модули для накапливания знаний и обмена ими, кастомизированные под конкретные задачи.

Среди ключевых блоков новой системы – модуль о строительных проектах. Этот раздел —информационный центр распределенной команды, он позволяет сообщать всем о том, какие строительные проекты велись в прошлом и ведутся сейчас, накапливать экспертизу и делиться опытом. Кроме того, модуль позволяет настроить гибкую систему работы по проекту внутри команды.
Использованное ПО

1С-Битрикс24, интеграции с 1С:ЗУП, AD, Exchange

Сложность реализации

1. Проект был реализован в сжатые сроки и запускался в условиях карантина, что не повлияло на его популярность среди сотрудников.

2. В компании нестандартная организационная структура - двойное подчинение сотрудников, поэтому потребовалась серьезная работа при интеграции с 1С:ЗУП.

3. Из-за быстрого роста численности сотрудников и их территориальной распределенности в компании назрела острая необходимость в создании единого информационного и рабочего пространства. Но опасность реализации проекта заключалась в том, что разработанные инструменты могут оказаться невостребованными в компании, другими словами - не приживутся. Сложно спрогнозировать, будут ли сотрудники использовать новый непривычный инструмент в своей повседневной работе.

Чтобы избежать подобного риска, был выбран основательный подход к реализации проекта: проведена глубокая аналитика внутренних коммуникаций компании, составлен портрет всех ключевых пользователей системы, собраны и проанализированы проблемы и бизнес-задачи сотрудников. Анализ аудитории проводили по методу персон. Основная задача была сформировать такие функции портала, которые будут удобны и востребованы всеми сотрудникам компании – и тем, кто работает в офисе, и тем, кто трудится на стройплощадках.

Аудит помог сформулировать концепцию того, как должен выглядеть и какие задачи должен решать внутренний портал. В результате удалось создать такие инструменты, которые оптимизировали процессы компании и органично вписались в корпоративную культуру.

На текущий момент, порталом пользуются более 90% сотрудников компании.

Описание проекта

ГК «КОРУС Консалтинг» внедрил в Компании интранет-площадку, которая позволяет просматривать ленту новостей, размещать посты, просматривать справочную информацию и контакты коллег, данные о строительных проектах и текущих вакансиях. В рамках проекта разработан индивидуальный дизайн главной страницы портала, проведены интеграции с системами Active Directory, «1С:ЗУП» и Exchange.

Бизнес-требования.

1. Бизнес-коммуникации:

  • Создание единого информационного поля в компании
  • Адаптации новых сотрудников
  • Инструменты для горизонтальной коммуникации между сотрудниками, обмена знаниями, поиска ответов на рабочие вопросы

2. Обучение:

  • Организация обучения сотрудников, в будущем - корпоративный университет
  • Видеосервис (публикация и хранение обучающих видеороликов)

3. Инструменты для работы:

  • Автоматизация сервисов для сотрудников (HR, ИТ, юридических, финансовых, офисных)
  • Справочники (база подрядчиков, нормативные документы, организационная структура)
  • База знаний компании
  • Инструменты для работы внутри подразделений: обсуждения, обмен файлами, фиксирование идей, уведомления коллег

4. Мобильный и внешний доступ:

  • Мобильный доступ к общим информационным разделам и бизнес-процессам
  • Доступ для внешних подрядчиков (работа над проектом, передача больших файлов)

География проекта
Россия
Дополнительные презентации:
Описание проекта STEP_final.pdf
Заявка_Project_of_the_Year-2020_STEP.pdf
Год
Предметная область
Отрасль
Управление