Оптимизация и автоматизация документооборота в строительной компании

Заказчик
ООО "Велесстрой"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
АКСИОМА-СОФТ
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Январь, 2019 - Октябрь, 2019
Масштаб проекта
75 автоматизированных рабочих мест
Цели

Модернизация документооборота в компании ТОО "Велесстрой" была вызвана необходимостью повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной деятельности и согласования операционной деятельности.

Перед проектом были поставлены следующие цели:

  • сократить физический документооборот;
  • закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
  • выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
  • настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
  • настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.

Уникальность проекта

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8". Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот для Казахстана".

Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
  • методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
  • оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
  • возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8";
  • существующая IT-инфраструктура;
  • гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Использованное ПО
1С:Документооборот



Сложность реализации

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

В ходе реализации проекта была произведена настройка интеграции с программным продуктом "1C:ERP Управление предприятием", в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации "1С:Документооборот":

  1. Контрагенты;
  2. Договоры;
  3. Спецификации (соглашения);
  4. Заказ материалов в производство;
  5. Тендер (созданный объект);
  6. Заказ поставщику.

Описание проекта

ООО "Велесстрой" — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО "Велесстрой" расположены по всей территории Российской Федерации. Общая численность компании более 25 тысяч человек.

ТОО "Велесстрой" – дочерняя компания ООО "Велесстрой", ведущая строительные проекты в качестве подрядчика в Республике Казахстан. Количество сотрудников ТОО "Велесстрой" – более 1500 человек. Штаб-квартира ТОО "Велесстрой" расположена в городе Атырау, Республика Казахстан.

Причиной выбора и внедрения программного продукта "1С:Документооборот для Казахстана" в ТОО "Велесстрой" была потребность компании в системе, учитывающей специфику работы строительной компании, упрощение процессов создания документов.

Внедрение системы автоматизации документооборота было вызвано рядом неблагоприятных факторов сложившихся к до старта проекта:

  • сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
  • необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
  • необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
Для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг выбрана компания "Аксиома-Софт". ПОдрядчик имеет успешный опыт внедрения информационных систем, подкрепленный соответствующими сертификатами и статусами, включая "Центр компетенции 1С:Центр ERP" и "Центр компетенции по Документообороту (ЦКД)".

В ходе внедрения были осуществлены работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения, включая:

  • перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
  • сбор и анализ требований к автоматизированной системе;
  • техническую реализацию специфических особенностей бизнес-процессов в системе автоматизации;
  • интеграцию с другими системами на базе "1С:Предприятие".

Кроме того, было проведено обучение персонала работе с системой:

  • индивидуальное обучение в офисе заказчика;
  • обучение в группе в офисе заказчика.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и хранение документов;
  • обработка входящей/исходящей документации;
  • обработка распорядительной документации;
  • создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
  • создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Основные результаты данного проекта:

  • сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
  • поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
  • увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
  • значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

География проекта
Республика Казахстан
Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 23:17

    Вцелом достаточно стандартный проект и решение, хорошо, что удалось сократить физический документооборот. Удалось ли обеспечить работу удаленных рабочих мест в рамках данного проекта, предполагалась ли реализация совместной работы над документами? Предполагается ли переход к полностью безбумажной работы компании?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление