Анализ эффективности закупок с применением технологии Process Mining

Заказчик
Трубная Металлургическая Компания
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
SAP CIS (САП СНГ), Российский Центр технологий и инноваций (ЦТИ) PwC
Год завершения проекта
2019
Сроки выполнения проекта
Сентябрь, 2019 - Декабрь, 2019
Масштаб проекта
5000 человеко-часов
Цели

Руководством Трубной металлургической компании (ТМК) была поставлена задача увеличить эффективность бизнес-процессов закупок на предприятиях Российского дивизиона.
Собранная для этих целей проектная команда должна была проанализировать организацию бизнес-процессов закупок, которые влияют на финансово-экономические показатели компании, провести их оптимизацию и унификацию, а также создать единую типовую схему закупок для предприятий Российского дивизиона ТМК.
С целью более детального анализа процессов закупки, сбора требуемой аналитики для принятия решений по оптимизации процессов был осуществлен подбор наиболее удобного и функционального инструмента.

Уникальность проекта

Один из первых проектов подобного масштаба среди российских компаний
Использованное ПО
Платформа SAP Process Mining by Celonis
Сложность реализации

Проектная команда столкнулась со следующими сложностями:

  • обработка большого массива данных;
  • разрозненный и неунифицированный процесс закупки среди предприятий российского дивизиона ТМК.

Указанные аспекты вызывали затруднение при подготовке данных для анализа.

Описание проекта
Для решения существующих проблем была выбрана технология Process Mining, которая позволяет отобразить процесс из любой информационной системы. Проектная группа при помощи функционала Process Mining, основываясь на загруженных из ИС «цифровых шагов» сотрудников компании, смогла: · проследить соответствие действий, выполняемых в ИС, корпоративным политикам и стандартам; · выявить возникающие ошибки, расхождения в организации процессов закупки на разных заводах компании; · выполнить анализ ключевых показателей эффективности; · выработать рекомендации в части дальнейшей организации процессов закупки.
В рамках реализации проекта на основании данных из информационных систем при помощи SAP Process Mining by Celonis были достигнуты следующие результаты:
  • построен цифровой двойник существующего процесса закупок,
  • разработано 2 схемы целевого процесса закупок,
  • выявлено 21 наблюдение, демонстрирующее наличие областей для улучшения процесса,
  • предложено 29 мероприятий для повышения эффективности процесса закупок.
Реализованные интерактивные отчеты позволили оценить:
  • длительность цикла закупок;
  • загруженность пользователей в системе;
  • уровень автоматизации процесса.
Предварительная оценка эффекта от внедрения рекомендованных мероприятий:
  • высвобождение до 102 штатных единиц после автоматизации до 60% всех событий в SAP;
  • сокращение издержек на привлечение доп. средств (26 млн. рублей) при стандартизации отсрочки платежа в рамках одного поставщика;
  • потенциал к перераспределению 73% штатных единиц в случае применения внутреннего бенчмаркинга;
  • вывод из зоны риска поставок на сумму 69 млн. рублей при реализации процедур контроля и разграничения обязанностей при отражении операций закупки в ИС;
  • планирование удовлетворения потребности за счет регламентирования и мониторинга своевременного ввода основных документов закупки в ИС. Потенциал для улучшения можно оценить в 9,2 млрд. руб.
В ходе использования решения Process Mining были выявлены потенциальные области оптимизации, автоматизации и роботизации. Также были оценены возможные риски бизнес-процессов и разработана целевая схема процесса закупок. Оценка смежных процессов показала возможные области применения технологии Process Mining в ТМК.

География проекта

Предприятия российского дивизиона группы ТМК, на которых внедрена система SAP ERP (суммарная численность - более 30 тыс. работников.):

  • Волжский трубный завод (г. Волжский, Волгоградская обл.),

  • Северский трубный завод (г. Полевской, Свердловская обл.),

  • Таганрогский металлургический завод (г. Таганрог, Ростовская обл.),

  • Синарский трубный завод (г. Каменск-Уральский, Свердловская обл.).

Дополнительные презентации:
Коментарии: 7
  • Дмитрий Капинос
    Рейтинг: 291
    МГУ, Экономический факультет
    Предприниматель, консультант в области управления и ИТ, к.э.н., преподаватель МГУ
    28.12.2020 23:13

    Оч. интересный проект! Голосуем! )

    Вот бы ещё описание этого кейса в виде журнальной статьи, чтобы можно было ссылаться в качестве примера.

    «Для решения существующих проблем была выбрана технология Process Mining, которая позволяет отобразить процесс из любой информационной системы».

    А какие ИС вовлекались? Из SAP ERP в Celonis логи вытаскиваются понятным образом. А как из других ИС?

    С уважением,
    Дмитрий

    • Дмитрий Якоб Дмитрий
      Рейтинг: 793
      Трубная металлургическая компания (ТМК)
      Директор по ИТ
      31.12.2020 10:25

      Добрый день, Дмитрий.
      Спасибо за положительный отзыв!

      В нашем проекте мы анализировали только логи из SAP ERP, но при необходимости возможен анализ любых других информационных систем, в которых существует журнал событий.

      Для использования инструментов Process Mining необходимо в логе событий ИС выделить обязательные поля:
      • Case id – идентификатор процесса
      • Activity – событие, действие, статус процесса
      • Timestamp – дата и время регистрации события

      Далее, для удобной визуализации и анализа процесса, можно использовать стандартный функционал платформы Celonis: импорт лог-файла, фильтрация незавершенных экземпляров процессов, добавление\удаление связей-переходов, и т.д. Таким образом добиваемся читабельности реального процесса.

  • Дмитрий Капинос
    Рейтинг: 291
    МГУ, Экономический факультет
    Предприниматель, консультант в области управления и ИТ, к.э.н., преподаватель МГУ
    31.12.2020 12:12

    Дмитрий, спасибо за ответ!

    Мы сейчас готовим курс по операционному менеджменту, где будет тема по process mining и практический семинар по Celonis.

    Однако SAP ERP у нас нет, как и реальных процессов в ней. Поэтому логи нужно будет импортировать (реальные из др. ИС или генерировать на основе модели).

    CaseID -- в произвольных неподготовленных логах -- это проблема. Поскольку часто процесс происходит асинхронно и в логах фиксируется только начало и конец операции (Activity), без привязки к экземпляру процесса.

  • Дмитрий Капинос
    Рейтинг: 291
    МГУ, Экономический факультет
    Предприниматель, консультант в области управления и ИТ, к.э.н., преподаватель МГУ
    31.12.2020 12:23

    А были ли в ходе проекта какие-то интересные находки, которые удалось обнаружить с помощью Celonis (напр., процесс по регламенту должен выполняться так, а на самом деле делают так, потому, что удобнее; или какое-то явное бутылочное горлышко, снижающее производительность всего процесса; или какие-то схемы умышленного искажения процесса, чтобы натянуть, к примеру, KPI, или даже fraud detection)?

    • Дмитрий Якоб Дмитрий
      Рейтинг: 793
      Трубная металлургическая компания (ТМК)
      Директор по ИТ
      12.01.2021 12:51

      В ходе проекта не были выявлены схемы умышленного искажения процесса закупок или другого рода махинации.
      К «интересным находкам» можно отнести обнаруженные пересечения полномочий пользователей (доступные в системе операции превышали сферу ответственности) и частичное несоответствие процесса закупок стандарту предприятия.
      Большая часть обнаруженных несоответствий и областей для улучшения дали толчок для развития ИТ-функционала процессов закупок.

  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    05.01.2021 22:19

    Интересный проект сожалению у нас на рынке не много проектов, в которых используется Process Mining технологии. Будет интересно услышать на каком-либо мероприятии доклад по этой теме. В том числе интересно узнать, можно ли было бы выявить эти неэффектиности иным образом, в те же сроки.

    • Дмитрий Якоб Максим
      Рейтинг: 793
      Трубная металлургическая компания (ТМК)
      Директор по ИТ
      12.01.2021 12:53

      Максим, спасибо за проявленный интерес к проекту!
      На предприятии есть подразделение, занимающееся внутренним аудитом, в сферу ответственности которого в т.ч. входит выявление перечисленных в презентации неэффективностей. Но без автоматизации и применения технологии Process Mining на выполнение работ потребовалось бы существенно более длительное время, большее количество человеческих ресурсов, также необходимо учесть человеческий фактор (ошибки, связанные с обработкой большого массива данных и т.п.).

Год
Предметная область
Отрасль
Управление