Автоматизация юридически-значимого электронного документооборота и процесса проверки благонадежности контрагентов

Заказчик
McDonald’s (ЗАО "Москва-Макдоналдс")
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ГК "КОРУС Консалтинг"
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Ноябрь, 2019 - Август, 2020
Масштаб проекта
1000 автоматизированных рабочих мест
Цели

  1. Существенно сократить объем бумажных документов в компании, минимизировать ручной труд по их обработке, снизить операционные затраты компании на обеспечение бумажного документооборота с контрагентами.
  2. Автоматизировать и ускорить процессы обработки и обмена с контрагентами первичными документами.
  3. Автоматизировать и ускорить проверку благонадежности контрагентов, повысить точность оценок для формирования пула надежных поставщиков и подрядчиков, исключить риски взаимодействия с неблагонадежными партнерами.
  4. Повысить прозрачность и усилить контроль за согласованием документов, проверкой контрагентов и проведением платежей, снизить налоговые и финансовые риски.

Уникальность проекта

1) Был создан механизм автоматического определения инициаторов, согласующих и маршрута согласования в зависимости от условий (контрагент, сумма, лимит платежей и т.д.)

2) Реализована функциональность:

- по определению и сортировке входящих документов от провайдеров ЭДО по типам;
- автоматическому запуску повторного согласования документа;
- lazy approval c использованием ЭЦП - согласования и подписания финансовых документов через электронную почту, без входа в систему.

3) Была написана новая ролевая модель для выделения каждого ресторана в качестве уникальной ролевой группы.

4) Проведен анализ процесса оценки благонадежности контрагентов, выработана методология его автоматизации.

5) Создана полноценная платформа для дальнейшего развития электронного документооборота в компании. В дальнейшем на этой же ферме серверов предполагается подключение новых модулей системы с обеспечением бесшовной интеграции между ними: договорного документооборота, управления доверенностями и т.д.
Использованное ПО
Модуль юридически значимого документооборота СЭД/ECM-системы «КОРУС Five| Документооборот» на платформе Microsoft SharePoint 2016, дополнительный сервис по проверке благонадежности контрагентов.
Сложность реализации

  • В компании были организованы сложные бизнес-процессы по определению согласующих и дальнейшей маршрутизации первичных документов в зависимости от различных условий – для их автоматизации была создана специальная матрица и выполнена специфическая настройка системы.
  • Реализована поддержка работы как с отдельными документами, так и с пакетами договоров.
  • В компании была принята многоступенчатая процедура оценки благонадежности контрагентов с использованием множества критериев, чек-листами для заполнения экспертами, информации из внешних баз данных и от контрагента Чтобы объединить все эти этапы, была создана специальная методология, на основании которой разработан сервис автоматической проверки благонадежности контрагентов.
  • Каждый из 760 ресторанов и подразделений ЦО McDonald’s - это обособленное подразделение, которое должно быть выделено в уникальную ролевую группу в системе. Для этого была разработана новая ролевая модель с возможностью масштабирования.
  • Предоставлена возможность для кастомизации процессов обмена и согласования первичных документов с отдельными крупными контрагентами.

Описание проекта
  • Специалисты «КОРУС Консалтинг» провели аудит бизнес-процессов, связанных с обработкой первичных документов, разработали методологию по автоматизации процесса проверки контрагентов.
  • Автоматизированы и переведены в цифровой формат процессы согласования, подписания и обмена с контрагентами первичными юридически значимыми документами.
  • Произведена интеграция с несколькими федеральными провайдерами ЭДО, организован процесс подписания документов с помощью ЭП.
  • Реализованы возможности настройки маршрутов документов, контроля статусов согласования и хранения документации в едином электронном архиве.
  • Автоматизирована проверка благонадежности контрагентов по критериям компании McDonald’s с использованием внешнего сервиса («Контур. Фокус») и , автоматическим ежедневным обновлением данных по ним, уведомлениями ответственных по изменениям и блокировкой «нежелательных» контрагентов.
  • Реализована функциональность проверки благонадежности контрагентов по динамическому изменению чек-листов в зависимости от введенных данных.
  • Обеспечен автоматический контроль всех изменений по контрагентам: превышения лимитов по платежам, перехода контрагента в «зону риска» и уведомлением ответственных лиц.
  • Сервис позволяет проводить внутренние тендеры по автоматическому выбору поставщика в зависимости от результатов голосования в компании.
  • Всего в результате проекта автоматизированы 1 тысяча рабочих мест в 760 обособленных подразделениях McDonald’s в Москве и регионах РФ:

    - в подразделениях центрального офиса,

    - в ресторанах.

  • Временные издержки на обеспечение юридически значимого документооборота с контрагентами снизились в 3 раза, проверка благонадежности контрагентов ускорилась в 5 раз.

География проекта

Центральный офис ЗАО «Москва-Макдоналдс» в Москве и порядка 660 ресторанов сети, находящихся в 60 регионах РФ

Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 23:14

    Плохо, что не указано решение, врятли для этого проекта использовалось уникальное программное обеспечение, скорее всего доработанное существующее. Хорошо, что удалось создать юридически-значимый документооборот и сократить время обработки документов. Хотелось бы узнать как и на основании чего осуществлялся процесс проверки благонадежности? Или этот процесс в рамках проекта не изменился?

Год
Предметная область
Отрасль
Управление