Как S7 Group сократило время на обработку бухгалтерских документов в 2,5 раза

Заказчик
ООО "С7 Консалт"
Руководитель проекта со стороны заказчика
ИТ-поставщик
ABBYY
Год завершения проекта
2020
Сроки выполнения проекта
Октябрь, 2019 - Октябрь, 2020
Масштаб проекта
60 автоматизированных рабочих мест
Цели
В 2019 году S7 Airlines перевезла 17,9 млн пассажиров. Это крупнейший частный авиаперевозчик России.
Каждый день в бухгалтерию компании, находящуюся в Общем Центре Обслуживания (ОЦО) S7 Consult, поступают финансовые документы из всех российских представительств S7 Group и ряда зарубежных филиалов: счета-фактуры, УПД, товарные накладные, акты и отчеты агентов на русском и иностранных языках. Сотрудникам бухгалтерии приходилось вручную вносить документы в учетные системы. Что отнимало время от решения более важных задач – контроля и анализа расходов, оплаты счетов и подготовки управленческой отчетности.
С помощью интеллектуальных технологий ABBYY S7 Group автоматизировала обработку данных, что обеспечило быстрое заведение документов, своевременное получение важных финансовых данных и сокращение нагрузки на специалистов бухгалтерии.

Уникальность проекта

Оцифровка скан образов и их конвертация в форматы данных позволило прировнять бумажный документооборот (БДО) к электронному, со всеми сопутствующими метриками, в виде статусов жизненного цикла и процесса электронного согласования. Преобразование формата допускает автоматизацию заведения объектов в учетные системы, благодаря чему мы сократила срок обработки бумажных бухгалтерских документов в 2,5 раза.

Функционал разработки собственных шаблонов-масок для распознавания документов, на базе приобретённого решения, позволил охватить отраслевые формы, не требуя при этом дополнительных финансовых затрат. В сочетании с классической автоматизацией и роботизацией нами были оптимизированы процессы сверки данных, заполнения форм и создания объектов в системах. В цифрах более 2500 страниц ежемесячно.

Разработанное нами решение универсально и легко масштабируемо, что позволило нам с минимальными затратами применить цифровизацию на 23 компании Холдинга.
Использованное ПО
  • ПО - ABBYY FlexiCapture 12
  • Системы – «Интранет. Архив финансовых документов», 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP, OeBS
  • Оборудование - Персональные компьютеры пользователей, МФУ
Сложность реализации
При реализации проекта мы столкнулись со сложностями административного и технического характера:
  • Новая технология требовала изменения регламента взаимодействия подразделений при приёме документации.
  • S7 Group использует несколько учетных систем, что значительно усложнило построение интеграций при реализации проекта технологам. Сотрудникам приходилось учитывать множество аспектов и особенностей программ, выстраивая форматы загрузки данных.
  • Отсутствие формализации вида документа в рамках одной категории отражалось на трудоёмкости разработки универсального шаблона для распознавания. К таким формам можно отнести «Акты выполненных работ» и «Акты по аэропортовому обслуживанию».
  • Низкое качество (менее 200dpi) скан образов отраслевых и первичных документов, предоставляемых представителями авиакомпании, влияло на прохождение данных сквозь платформу, время верификации и эффективность решения на местах. Был проведён ряд административных работ и технических настроек офисного оборудования на всех площадках. Что позволило добиться 100% уровня распознавания по ряду отраслевых форм.

Описание проекта
Сотрудники ОЦО S7 Consult загружают и верифицируют скан-образы документов на станциях ABBYY. Система автоматически определяет 14 типов первичных и отраслевых документов, извлекая из них свыше 100 необходимых атрибутов:
  • Счет-фактура
  • УПД
  • ТОРГ12
  • Акт сверки
  • Акт выполненных работ
  • Акт на выполненные работы по аэропортовому и наземному обслуживанию
  • Кадровые приказы
  • Направление на приобретение проездных документов
  • Справка о подтверждающих документах
  • Отчеты Агентов по взаиморасчетам через систему BSP (Billing & Settlement Plan)
  • Invoice и Credit Note с сайта IATA (International Air Transport Association)
  • Банковские выписки (Формы стран: Узбекистан, Беларусь)
Далее скан-образ документа и полученный файл формата XML отправляются в электронный архив. На его основании автоматически создается заполненная необходимыми атрибутами карточка документа с вложениями PDF и XML в «Интранет. Архив финансовых документов». После прохождения жизненного цикла согласования, данные интегрируются в учетную систему. Бухгалтер получает уведомление, проводит необходимые проверки, принимает документы к учету.
Часть документов отрабатываются программными роботами (RPA, Robotic Process Automation), которые самостоятельно сверяют данные и заполняют отчеты без участия человека.

В период с октября 2019 по октябрь 2020 было реализовано два этапа внедрения:
  1. распознавание бумажных документов с использованием приобретенных шаблонов (счет-фактура, товарная накладная, УПД)
  2. распознавание документов с использованием самостоятельно разработанных шаблонов
Следующим шагом для S7 Group будет оптимизация работы финансовых документов от нерезидентов на иностранных языках с помощью модуля ABBYY for Invoices.

География проекта
г. Москва, Московская область, г. Новосибирск, Новосибирская область
Дополнительные презентации:
Схема для блока описание проекта.png
Коментарии: 1
  • Максим Часовиков
    Рейтинг: 1020
    МГУ имени М.В.Ломоносова, Центр цифровой экономики
    Заместитель руководителя службы управления проектами
    04.01.2021 23:09

    К положительным аспектам проекта безусловно стоит отнести аналитическую обработку и распознавание реквизитов документов. Однако, учитывая что это стандартные типовые документы врятли это можно считать большой уникальностью. Но это существенный шаг в направлении полностью электронного документооборота и создания организации с гибкими процессами.

Год
Предметная область
Отрасль
Управление