Конкурс "Проект года": цифровой документооборот «Газпром нефти»
12 октября 2020
Перед участником конкурса "Проект года", ПАО «Газпромнефть», стояла задача трансформации документационного обеспечения с учетом применения современных ИТ решений. В кратчайшие сроки команде удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить огромное количество сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах до 20000 пользователей.
Ключевыми целями проекта стали:
-
- Трансформация документационного обеспечения с учетом применения современных ИТ решений;
- Обеспечение возможности использования цифровых технологий для достижения операционной эффективности и гибкости процессов;
- Построение продуктовой модели управления СЭД, масштабируемость и скорость тиражирования шаблонных решений;
- Снижение влияния санкционной зависимости на деятельность Компании посредством импортозамещения;
- Создание единой коммуникационной среды взаимодействия сотрудников в контуре Группы Компаний;
- Повышение уровня удовлетворенности пользователей за счет скорости работы и эргономики системы;
- Повышение скорости и улучшения качества принятия управленческих решений;
- Обеспечение условий работы пользователей с документами при удаленном формате трудовой деятельности.
Как проходила реализация проекта?
Была выбрана новая ИТ-платформа на базе российского ПО - Syntellect Tessa. Затем начался этап развертывания платформы и построение инфраструктуры в облачных сервисах компании (IAAS), рассчитанный на оперативное масштабирование и тиражирование (разворачивание за 5 мес.).
Также понадобилась разработка (перевнедрение) 10 бизнес-решений на новой платформе. Миграция бизнес-процессов осуществлялась в соответствии с графиком реализации. Бизнес-процессы были распределены по двум очередям (по 5 бизнес-процессов в каждой).
1 очередь: Организация работы с входящими документами, исходящими документами, распорядительными документами, контроль исполнения документов (поручений). Разработан новый модуль управления работой коллегиальных органов и рабочих совещаний (от процесса инициации вопросов, экспертизы материалов, голосование, регистрация). Внедрены новые инструменты по подписанию документов простой и усиленной квалифицированной ЭП.
2 очередь: Работа с договорными документами, выдача доверенностей, внутренняя переписка, учет выдачи ключей ЭП, управление требованиями к изменению/развитию СЭД. Срок реализации 2-й очереди до декабря 2020 г. В рамках внедрения также планируется внедрение ЭП на договорные документы. Проект реализуется с большим количеством интеграций со смежными системами. Разработана WEB-версия СЭД Tessa.
Одновременно был создан собственный центр компетенций по платформе Tessa: 4 линии поддержки, соглашение о партнерстве с вендером, инфраструктурный сервис, круглосуточная поддержки по телефону (в период внедрения), выделенная линия в Службе технической поддержки.
Также было проведено масштабное обучение всех пользователей в течение 1 месяца до внедрения в очной форме и в форме вебинаров. С целью повышения эффективности внедрения создан портал проекта для информирования о новых возможностях системы с размещением обучающих материалов для всех пользователей, публикацией новостей и дайджестов по системе, вопросы-ответы пользователей с использование чат-бота.
Срок реализации проекта от выбора ИТ-поставщика до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию 1й очереди составил 8 месяцев. В кратчайшие сроки команде удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить огромное количество сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах до 20000 пользователей.
Была выбрана новая ИТ-платформа на базе российского ПО - Syntellect Tessa. Затем начался этап развертывания платформы и построение инфраструктуры в облачных сервисах компании (IAAS), рассчитанный на оперативное масштабирование и тиражирование (разворачивание за 5 мес.).
Также понадобилась разработка (перевнедрение) 10 бизнес-решений на новой платформе. Миграция бизнес-процессов осуществлялась в соответствии с графиком реализации. Бизнес-процессы были распределены по двум очередям (по 5 бизнес-процессов в каждой).
1 очередь: Организация работы с входящими документами, исходящими документами, распорядительными документами, контроль исполнения документов (поручений). Разработан новый модуль управления работой коллегиальных органов и рабочих совещаний (от процесса инициации вопросов, экспертизы материалов, голосование, регистрация). Внедрены новые инструменты по подписанию документов простой и усиленной квалифицированной ЭП.
2 очередь: Работа с договорными документами, выдача доверенностей, внутренняя переписка, учет выдачи ключей ЭП, управление требованиями к изменению/развитию СЭД. Срок реализации 2-й очереди до декабря 2020 г. В рамках внедрения также планируется внедрение ЭП на договорные документы. Проект реализуется с большим количеством интеграций со смежными системами. Разработана WEB-версия СЭД Tessa.
Одновременно был создан собственный центр компетенций по платформе Tessa: 4 линии поддержки, соглашение о партнерстве с вендером, инфраструктурный сервис, круглосуточная поддержки по телефону (в период внедрения), выделенная линия в Службе технической поддержки.
Также было проведено масштабное обучение всех пользователей в течение 1 месяца до внедрения в очной форме и в форме вебинаров. С целью повышения эффективности внедрения создан портал проекта для информирования о новых возможностях системы с размещением обучающих материалов для всех пользователей, публикацией новостей и дайджестов по системе, вопросы-ответы пользователей с использование чат-бота.
Срок реализации проекта от выбора ИТ-поставщика до перевода системы в опытно-промышленную эксплуатацию 1й очереди составил 8 месяцев. В кратчайшие сроки команде удалось разработать бизнес-решение, провести инфраструктурные и архитектурные изменения ИТ-ландшафта, организовать и обучить огромное количество сотрудников, провести параллельно настройку ПО на рабочих местах до 20000 пользователей.
В чем заключалась уникальность проекта: 1. Отсутствие аналогов по масштабам внедрения на российском рынке.
2. Организационный объем и территориальная распределенность проекта – 44 организации Группы компаний «Газпром нефть» по всей территории РФ, 10 бизнес-процессов, до 20 000 пользователей.
3. Единовременное внедрение на весь организационный объем.
4. Полностью российское решение.
5. Короткие сроки реализации проекта.
6. Создание собственного Центра компетенций по платформе Tessa.
7. Реализация новой продуктовой модели управления и тиражирования «СЭД как сервис».
8. Построение новой инфраструктуры и лицензионной политики (IAAS, безлимитные лицензии).
-
-
Что было самым сложным в реализации проекта?
-
- Большой организационный объем и короткие сроки реализации;
- Территориальная распределенность и различие в инфраструктуре организаций группы; компаний, включенных в объем проекта
- Изменение инфраструктуры и архитектуры нового решения в короткие сроки;
- Создание с нуля внутренних компетенций по разработке и сопровождению решений на новой платформе;
- Работа с пользователями, изменение среды работы с документами;
- Сложная ролевая модель управления процессами;
- Большое количество интеграций со смежными ИТ-системами.
