Необходимый и достаточный уровень сложности информационной системы

Информационная система достаточно большого масштаба (ERP, PDM...) обычно рассматривается как некая модель предприятия, которая позволяет повысить качество управления за счет выполнения двух функций:

• Оценка текущего состояния организационной системы. Как минимум это автоматизация учетных функций для предоставления обязательной отчетности, но часто это и вычисление неких параметров (ключевых показателей эффективности), позволяющих судить о нахождении на заданной траектории организационного развития.

• Моделирование поведения организационной системы (на основании учетных данных) и помощь в принятии как оперативных, так и стратегических управленческих решений.

Поэтому при планировании внедрения информационной системы необходимо убедиться, что определение текущего состояния организации будет достаточно точным для поддержки принятия решений.

Согласно закону требуемого разнообразия Ульяма Эшби «управление может быть обеспечено только в том случае, если разнообразие системы управления, по крайней мере, не меньше, чем разнообразие управляемой им ситуации». Применительно к информационной системе это означает, что ее сложность должна быть равной или превосходить сложность объекта управления (т.е. организации, ее подразделения или процесса). Сложность в данном случае можно трактовать как количество возможных состояний системы, количество входящих в нее объектов и связей между ними и т.д.

Такой анализ сложности управляемой системы был сделан для одного машиностроительного российского предприятия, менеджмент которого, посетив зарубежного партнера с аналогичным производством, решил перенять «лучшую практику» и для этого внедрить ERP систему. Предполагалось, что это повысит качество планов, устранит ручное диспетчирование, позволит получать достоверные сведения о фактической ситуации с изготовлением изделий.

Существует обширная практика успешных внедрений ERP систем в зарубежных компаниях, подтверждающих обоснованность этих предположений. . Однако, в данном случае стоит принять во внимание следующие соображения. Единицей производственного планирования и учета является производственная операция, к которой привязывается оборудование, нормы времени и материалов и т.д. Результаты анализа объемов информации, которые необходимо обрабатывать для надежного функционирования производства, приведены в таблице. Основные отличия между предприятиями заключаются в фундаментальных различиях организации производства. Зарубежное предприятие большую часть изготовления компонента своего продукта отдает на аутсорсинг, кроме того, оно имеет более современное оборудование, позволяющее изготовить деталь за меньшее количество операций.

Из таблицы следует парадоксальный вывод — для того, чтобы сложность управляемой системы (в данном случае количество информационных объектов на одного работника) приблизилась к сложности аналога (т.е. производственной системы зарубежного предприятия), необходимо увеличить численность работников, отвечающих за ввод информации в 5 раз (до 2000 человек). В противном случае ERP просто не будет работать — качество исходных данных не позволит. Естественно, ни о каком снижении затрат в данном случае говорить не приходится.

Нет нужды скрывать, что менеджмент российского предприятия ожидал от внедрения совсем другого — в том числе и сокращения непроизводственного персонала. Итогом этого анализа стало не решение о внедрении ERP, а постановка задачи о реструктуризации производства, в том числе и за счет технического перевооружения и аутсорсинга.

Таблица 4.1. Пример оценки сложности управляемой системы