СЭД в холдингах: тренды

1. Зрелость технологий

На мой взгляд, существующие сегодня средства автоматизации вполне могут решать такой класс задач, как построение распределенных систем документооборота в холдинговой структуре. Практически все современные платформы поддерживают интеграцию по защищенным каналам, умеют шифровать данные, обмениваться документами с электронной подписью (ЭП). Более того, на государственном уровне активно развивается инфраструктура межведомственного взаимодействия учреждений и федеральных органов управления. И ряд министерств, с нашей помощью, уже обменивается официальными электронными документами, подписанных ЭП. Причем взаимодействие происходит через МЭДО между информационными системами, построенными на разных программных платформах.

Есть успешные примеры географически распределенного взаимодействия систем электронного документооборота в Сибирской Сервисной компании, Сбербанке, Таймырской топливной компании. В этих сценариях реализован не только обмен документами, но и менее тривиальные задачи: «распределенное» согласование документов и исполнение поручений. Пользователи разных предприятий одного холдинга работают в своих локальных подсистемах, при этом организован автоматический оперативный обмен поручениями между удаленными площадками и обратной связи по поводу их исполнения.

Мы видим тренд — производители СЭД фокусируются на таких аспектах, как:

• улучшение инструментов администрирования распределенных систем;
• развитие средств централизованного тиражирования изменений из ИС управляющей компании — на локальные подсистемы дочерних обществ;
• оптимизация механизмов обмена данными внутри распределенного контура.

2. Организационные проблемы

Считаю, что основные препятствия для построения единой информационной системы документооборота в крупных холдингах лежат не столько в технологической, сколько в организационной плоскости.

Например, в большинстве российских корпораций, образованных на базе советских промышленных предприятий, не существует актуального единого справочника сотрудников. Уже только этот фактор, мягко говоря, затрудняет создание единой корпоративно информационной среды.

Мы сотрудничали с одной из крупнейших нефтяных компаний страны, где была решена задача полноты и актуальности реестра всех сотрудников, и это стало импульсом для развития всех информационных систем компании. Если говорить про системы электронного документооборота, то они не менее требовательны к ведению справочника организационной структуры предприятия — от этого зависят и субординация, и маршруты согласования документов, и правила эскалации в случае нарушения сроков, и механизмы автоматического присвоения (наследования, делегирования) полномочий. В том холдинге уже тогда существовала централизованная АИС управления кадрами со «справочником сотрудников», но кадровые департаменты дочерних обществ вели в нем свои ветки организационной структуры, исходя из своих функциональных потребностей (например, правил расчета премиальных), а не в соответствии с реальными штатными расписаниями и структурой организационного подчинения. Например, создавались виртуальные подразделения «Дирекция» или «Руководство», в которые выносились руководители подразделений и т.д. И в каждом предприятии эти отклонения (практичные выдумки кадровиков) отличались и регулярно менялись. Естественно, используя такой справочник, нельзя было автоматически определить кто чей руководитель.

Добиться соблюдения единых правил отражения организационной структуры в каждом предприятии холдинга не удавалось в течение нескольких лет несмотря на выпущенные приказы и штрафные санкции. Поэтому было организовано ручное ведение в СЭД отдельных справочников сотрудников каждого предприятия, что существенно увеличивало совокупную стоимость владения системой. Более того, т.к. информация об организационной структуре в СЭД была оторвана от кадровой системы, постоянно возникали «инциденты с полномочиями», когда у сотрудникам не хватало прав доступа на какие-то операции или не доставлялись важные поручения.

Другие частые организационных вопросы, препятствующие созданию эффективных СЭД в холдингах, лежат в таких областях, как:

• ведение единого реестра контрагентов;
• унификация процессов согласования в дочерних обществах с учетом особенностей этих предприятий;
• (не)доверие службы информационной безопасности управляющей компании к защищенности ИТ ландшафта дочернего общества.

3. Готовность инфраструктуры

Системы электронного документооборота, как правило, ориентированы на массового пользователя, и работают с достаточно тяжелыми данными — скан-образами печатных документов. Поэтому, наиболее частыми препятствиями на пути построения общекорпоративных СЭД являются:

• слабые каналы связи между площадками;
• отсутствие единой системы авторизации и управления правами доступа пользователей в рамках холдинга;
• отсутствие средств автоматической установки клиентских приложений;
• отсутствие стандартов пользовательских ПК.

Часть из этих проблем решается за счет использования механизмов межфилиального обмена, служб терминального доступа, утилит по автоматической оптимизации размеров скан-образов. Другая часть вопросов снимается за счет реализации веб-интерфейсов для пользователей.

Но и это зачастую компромиссные решения, которые в итоге негативно влияют на удобство использования системы и сложность (и соответственно стоимость) их сопровождения. Хотя, безусловно, зрелость ИТ-инфраструктуры крупных российских предприятий существенно выросла за последние 5 лет.

В качестве заключения: на мой взгляд, еще не существует действительно универсальных решений в области распределенного документооборота. Предприятия интенсивно нарабатывают лучшие практики, но делают это исходя из собственных бизнес-задач и специфик. С другой стороны, тренды уже видны, и мы стараемся их отслеживать и использовать в наших проектах.