Завершение кейса "Энергетика"
Продолжение. Начало – Что такое "сквозной бизнес-процесс".
Опытный аналитик знает: "заказчик просит не то, что хочет, а хочет не то, что ему на самом деле нужно". Применительно к процессам, этот закон означает, в частности, что в качестве "процесса" вам будут подсовывать фрагмент. И это именно такой случай.
Вот что выяснилось в разговоре с заказчиком:
"А еще бывает, что когда заказанные трубы наконец приходят, часть их "растаскивают" на авральные работы - где-то авария, и трубы ушли на ее ликвидацию. Оно бы и ничего - еще есть время дозаказать. Но проблема в том, что котельная, оформившая заявку на эти трубы, даже не узнает, что они ушли "налево"!
Примечательно, что сообщил это генеральный директор. Это, кстати, хороший урок для бизнес-аналитика: никогда не ограничивайтесь общением только с одним представителем бизнес-заказчика. Подход к работе, основанный на выделении одного т.н. "эксперта предметной области", себя не оправдывает. Постарайтесь хотя бы коротко, но пообщаться с руководителем - понять, как он видит бизнес-проблему. А также поговорите с теми, кто непосредственно делает работу. Очень часто в качестве эксперта предметной области выступает менеджер среднего звена, который стремится ограничить общение аналитика с кем-либо, кроме него: "зачем это вам, я вам расскажу все, что надо". Не поддавайтесь на эти уговоры - как правило, знает он не все, а отвечать за результаты анализа в конечном итоге вам, а не эксперту.
Что же означает эта "маленькая подробность"? Что с самого начала неверно обозначены границы процесса!
Напомню: исходно заказчик говорил о процессе "Согласование заявки на закупку". Соответственно, начинается он тем, что формируется заявка от котельной, а заканчивается тем, что из множества заявок котельных, прошедших группировку (по товарным позициям) и разгруппировку (по товарным группам и/или поставщикам) формируется набор заявок на закупку.
Можно продлить процесс дальше, включив в него размещение заявок у поставщиков, проведение тендеров и выбор победителей.
Но достаточно ли этого? Выясняется, что нет: заявки могут быть идеально сформированы, согласованы и заказаны, но заказчик свои трубы не получит, так как они ушли "налево". Это означает, что если мы хотим решить бизнес-задачу - обеспечения потребностей котельных в материалах, комплектующих, оборудовании и сопутствующих услугах - то нам не обойтись без того, чтобы расширить рамки процесса, включив в него контроль отгрузок по заявкам на закупку, превратившимся в договора с поставщиками.
Причем этот контроль отгрузок должен включать такую специфическую операцию, как "разноска" поступившего товара по заявкам котельных. Напомню: на этапе согласования заявки мы сгруппировали (просуммировали) множество заявок котельных. При оприходовании груза должна быть произведена обратная операция - надо решить какие заявки мы закроем, а какие останутся ждать.
И если из-за возникшей форсмажорной ситуации мы, например, часть труб из поставки забрали, то мы можем это проконтролировать и принять меры, чтобы дозаказать новую партию или как-то еще решить проблему с котельными, которым труб теперь не хватит.
Очевидно, название "Согласование заявки на закупку" такому содержимому соответствовать не будет. Не зря говорится, что "как вы корабль назовете - так он и поплывет". Назвали процесс "Согласование заявки" - получили согласованную закупку. И только!
Итак, мы выяснили, что "Согласование заявки" - явно не "end-to-end" процесс. Какими же должны быть рамки процесса, чтобы он решал бизнес-проблему? Как его лучше назвать, чем он должен начинаться и чем заканчивать?
Подумаем вместе? Оставляйте свои варианты в комментариях. Продолжение - через неделю.
