«Как выбрать сервис аутсорсинга печати»

Зачем внедрять сервис аутсорсинга печати? — это первый вопрос, который задают ИТ-директора, когда начинаешь рассказывать о сервисе аутсорсинга печати. Стандартный ответ — для повышения эффективности работы печатной инфраструктуры и сокращения издержек. Как же оценить эффективность? Чтобы это сделать, необходимо понимать достаточно много параметров, как с точки зрения процесса печати, так и точки зрения документооборота в организации в целом. В обязательном порядке учитываются прямые затраты: состав и количество печатной техники, затраты на гарантийный и негарантийный ремонт в случае механических повреждений, затраты на расходные материалы и бумагу, затраты на персонал, который отвечает за техническую поддержку оборудования. Мы рекомендуем также оценивать косвенные затраты: затраты на организацию склада для запасных частей (в случае если в компании используются печатающая техника разных производителей, это могут значительные объемы), затраты на обучение инженеров, возможные потери бизнеса вследствие простоя техники. Если мы говорим не только о функциональном аутсорсинге печати, когда повышается эффективность отдельно взятого процесса печати, но и о документообороте в целом, то важно понимать, как он устроен в организации, какие потребности у бизнеса, кто основные потребители печатных и электронных копий документов и, как следствие, могут ли функции быть автоматизированы, насколько довольны пользователи на всех уровнях бизнеса и многое другое. 

При этом на практике руководители ИТ-служб уже достаточно хорошо оперируют понятиями стоимость отпечатка и стоимость владения печатной техники, но, как правило, не оценивают ни косвенные расходы, ни дополнительные доходы, которые могут возникнуть от внедрения современных решений печати.

Если говорить о цифрах, в случае функционального аутсорсинга в успешно реализованных проектах экономическая эффективность, выраженная в сокращении операционных затрат на поддержку парка печатной техники, составляет в среднем 25%. За счет чего достигается подобное сокращение операционных затрат?

Во-первых, это оптимизация и прямое уменьшение количества печатающей техники. В нашей практике был пример, когда у одного из наших клиентов, представительстве западной компании, было заменено 180 устройств маленького формата несколькими профессиональными МФУ Konica Minolta. В течение более чем трех лет эксплуатации от заказчика не поступило ни одной жалобы об их работе.

Во-вторых, унификация печатной техники. Как показывает практика, большинство российских компаний закупают печатные устройства нескольких производителей в разное время, часто каждый департамент решает этот вопрос самостоятельно. Из-за этого возникает так называемый «зоопарк техники». Но для большого количества МФУ нужно хранить еще большое количество расходных материалов, запчастей, которые позволяют содержать эти устройства в пригодном состоянии. В рамках аутсорсинга весь существующий зоопарк постепенно или сразу заменяется техникой от одного производителя. В итоге возникает существенная экономия на расходные материалы и запасные части. У некоторых производителей уже есть унифицированные решения и по расходным материалам, когда на всю или значительную часть моделей используются идентичные расходные материалы.

В-третьих, проактивный мониторинг и унифицированные параметры технического обслуживания. Инженеры всегда имеют доступ к информации о состоянии машин. Это позволяет планировать технические работы до возникновения простоя. Таким образом, происходит уменьшение количества часов, необходимых на гарантийное и техническое обслуживание. В крупных компаниях с большим числом печатной техники снижение количества часов переходит в сокращение количества инженеров, требуемых для поддержки работоспособности печатной техники. При аутсорсинге компании, оказывающие данные услуги, могут распределять время инженеров, центра мониторинга и затраты на запасные части, что позволяет достичь максимальной эффективности стоимости поддержки.

Как же выбрать сервис аутсорсинга печати? В настоящее время сервис аутсорсинга предлагается практически всеми основными производителями печатного оборудования, крупными системными интеграторами, специализированными аутсорсинговыми компаниями. Мы рекомендуем нашим заказчикам учитывать следующие основные моменты при выборе аутсорсинговой компании: ТСО или стоимость владения оборудования (иначе не будет экономического эффекта), характеристики предлагаемого унифицированного оборудования (печать должна быть качественной), возможность интеграции и оптимизации документооборота с учетом печатной техники, возможности компании по предоставлению квалифицированных услуг — наличие сертифицированных специалистов и складов запасных частей в местах присутствия заказчиков (особенно важно в региональных проектах). Немаловажный фактор — опыт компании, предлагающей аутсорсинговые услуги. Так как успех оптимизации зависит не только от цифровых показателей, но и в целом от опыта и экспертизы сотрудников, проводящих аудит.

С чего начинается проект по аутсорсингу печати? Что должен в обязательном порядке предложить поставщик услуг по аутсорсингу печати своему заказчику?

1. Аудит печатной техники и определение потребностей пользователей. Бизнесу с точки зрения руководства важно понимать, что будет представлять собой конечный продукт. То есть, сначала должно быть составлено техническое задание и определен план проекта — установлены сроки, параметры и составляющие конечного продукта. Проведя аудит, компания-поставщик представит заказчику отчет, который будет содержать не только всестороннюю оценку эффективности печатной структуры, но и конкретные рекомендации по улучшению ситуации.

2. Пилотный проект на относительно небольшое количество техники, возможно, в одном офисе или лишь нескольких департаментах. Это хороший способ оценить эффективность проекта до начала полномасштабного внедрения.

3. Унифицированный парк оборудования. Согласитесь, пользователям удобнее работать с устройствами, обладающими единым интерфейсом и единой точкой входа по всем вопросам печати. Но не стоит сразу отказываться от всех МФУ, которые есть в компании, можно отдать на обслуживание их оставшуюся часть, которая еще не выработала свой ресурс, и заменять ее по мере выхода из строя. А со временем прийти к унификации парка печатного оборудования.

Отдельный важный параметр — это время, необходимое на запуск аутсорсингового проекта. Часто этот параметр во многом зависит от пожеланий заказчика. Можно выделить два основных сценария, которые могут быть необходимы клиенту.

1. Срочный вариант. Процесс запуска проекта осуществляется в течение одного-двух дней. Например, в одной из ведущих аудиторских компаний Konica Minolta установила и настроила 120 аппаратов для 2 500 пользователей за выходные, обеспечив заказчику 100% бесперебойность работы во время перехода.

2. Постепенное внедрение. В нашей практике был кейс с запуском порядка 250 устройств в 13 регионах России в течение трех месяцев. Каждую локацию мы запускали за один рабочий день. В рамках этого проекта проводили как запуск оборудования на сайте, так и обучение персонала на местах.

Решения по оптимизации ИТ-процессов сейчас набирают большую популярность, особенно в кризисный период. Мы все чаще сталкиваемся с тенденцией активного перехода на аутсорсинг ИТ-услуг. Аутсорсинг печати, который называют MPS или Managed Print Services, стал популярен в России еще с 2000-х годов. И по сути, это услуги по оптимизации процесса создания и обработки документов. Путем сокращения количества небольших печатающих устройств и переходом на МФУ общего пользования можно достичь высокого уровня развития бизнеса. Я считаю, что за оптимизацией ИТ-услуг стоит будущее.

А как думаете вы? Насколько, по-вашему, необходимо бизнесу внедрять решения по аутсорсингу печати?