Особенности национального законодательства и СЭД

Как специалист по управлению документацией я много работаю с ИТ-руководителями. Два вопроса часто возникают в нашем общении, и их мне бы хотелось обсудить с вами.

Последние изменения в законодательстве, которые создали или создадут проблемы для ИТ, и как эти проблемы лучше решать.

Я бы на этот вопрос взглянула бы шире: мы живем в очень интересную эпоху, когда постоянно меняются технологии, методы работы и законодательство. При этом ИТ- технологии и практика деловой работы всё время опережают развитие законодательно- нормативной базы, поскольку многим государственным и коммерческим организациям некогда ждать, когда законодатели, наконец, урегулируют соответствующие вопросы. Замечу, что у законодателей есть и свои проблемы - им приходится подстраиваться под громоздкие и часто нелогичные унаследованные правовые конструкции, созданные другими поколениями для совсем других целей. Так что именно бурное развитие информационных технологий всё время создаёт проблемы для законодательства, и этот «танец» в обозримом будущем будет продолжаться. Принимаемые законы обычно направлены на решение наболевших проблем, однако решая одни проблемы, они же нередко создают новые.

В этой связи я бы переформулировала поставленный вопрос так: «Какое законодательство способно создавать наибольшие проблемы для ИТ?» С моей точки зрения, наибольшие неприятности возникают там, где новое законодательство – часто принимаемое из лучших побуждений - способно сделать неправомерной и незаконной уже сложившиеся обычаи делового оборота и судебную практику. Например, нормы нового закона о федеральной контрактной системе. Согласно этому закону при запросе котировок заявки на участие могли подаваться в электронном виде только через портал государственных закупок. Это привело к тому, что подавать такие заявки повсеместно пришлось на бумажных носителях, поскольку функциональные возможности портала на момент вступления в силу новых положений этого делать не позволяли.

Именно поэтому я всегда очень настороженно отношусь к изменениям, вносимым в ключевые законы «информационного блока» (такие, как законы об электронной подписи или о защите персональных данных) или, например, к идеям о разработке закона «Об электронном документе».

В последнее время я регулярно сталкиваюсь с ситуациями, когда нечеткость законодательства в определенных вопросах и наличие в нём «серых зон» на практике позволяют гибко приспосабливать нормы законодательства к быстро меняющимся условиям. Напротив, избыточно детальное регулирование сплошь и рядом становится «смирительной рубашкой», прежде всего для бизнеса.

Как мне кажется, основные «проблемные» для ИТ законы уже приняты, и неприятности могут возникнуть тогда, когда их начнут в полной мере применять на практике. Например, в законе о доступе к информации государственных органов (я имею в виду федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления») – есть целый ряд положений, которые пока не создают проблем только потому, что они сейчас игнорируются как государственными органами, так и другими заинтересованными сторонами. Но, - как это случилось с законом «О персональных данных», который сначала года 3-4 практически не применялся, - в один прекрасный момент о них могут «вспомнить» и потребовать их исполнения…

Как решать возникающие проблемы? С одной стороны, желательно знать и учитывать в своей деятельности особенности нашего национального законодательства, с тем, чтобы не создавать себе ненужных проблем, которых можно избежать. С другой стороны, полезно поплотнее взаимодействовать с законодателями и основными контролирующими государственными органами, чтобы подталкивать их к принятию правильных решений и отваживать от введения непродуманных, мешающих внедрению ИТ-технологий норм.

Чего ИТ директора обычно не понимают в документообороте и управлении контентом?

По своему опыту могу сказать, что самое слабое место ИТ-руководителей - это вопросы права. Люди с технической подготовкой и менталитетом часто не могут понять, почему предлагаемое ими разумное, логичное и даже, возможно, уже «обкатанное» на практике решение нельзя реализовать на практике – из-за конфликта с какими-то там запутанными правовыми нормами, порой доставшимися нам ещё от наших предков. По моим наблюдениям, понимание того, что именно вопросы права могут оказаться главной помехой для успешной реализации проектов, могло бы избавить ИТ-директоров от многих серьезных неприятностей и провалов. Практика показывает, что если какие-то противоречия потенциально могут быть использованы кем-либо для отстаивания своих денежных и имущественных интересов, это обязательно произойдёт, и вопрос будет решаться в судах, которые следуют логике права, а не науки :)

Не так уж редко ИТ-директора склонны «зацикливаться» на вопросах оперативного использования информации и документов, не слишком задумываясь над тем, что будет происходить в среднесрочной и длительной перспективе – когда устареют сегодняшние технологии, будут выводиться из эксплуатации ныне действующие системы, а содержащиеся в них документы и информация по-прежнему будут востребованы в деловой деятельности организации и для подтверждения прав её сотрудников. О сохранении исторической памяти организаций я уже не говорю …

Сильная сторона, например, представителей моей профессии (это управление документами, также известное как делопроизводство) заключается в том, что они лучше понимают правовую сторону дела. Ну и, конечно же, никогда не помешает совет профессионального юриста :)

Ещё один проблемный момент – это достаточно часто встречающееся пренебрежительное отношение ИТ-руководителей к специалистам в области управления документами, особенно к тем из них, кто в основном работает с бумажными документами. Впрочем, те нередко и сами способствуют этому, уклоняясь от внедрения ИТ-технологий … Между тем, управление документами (в том числе бумажными) – неотъемлемая часть управления информацией организации в целом, включая обеспечение информационной безопасности.

ИТ-специалистам важно помнить, что делопроизводство – это не просто создание и перекладывание бумажек. Деятельность этой службы в первую очередь направлена на защиту интересов организации, её руководителей, сотрудников и клиентов; на минимизацию правовых рисков, способных привести и крупным неприятностям.

Накопленный специалистами по управлению документами опыт вполне может быть использован и для управления электронными документами и информацией (что, кстати говоря, делается на практике во многих передовых странах, да и у нас тоже).