Оценка потенциала оптимизации ИТ: какие элементы ИТ улучшить в первую очередь?

Далее приведен текст одной из глав книги Александра Михайлова «ИТ-стратегия: лучший международный и российский опыт» .

Основные недостатки в автоматизации бизнеса (взгляд со стороны бизнеса)

С точки зрения стратегического планирования ИТ, высоким потенциалом оптимизации может могут обладать направления ИТ, не устраивающие бизнес, и имеющие худшее состояние в сравнении с ближайшими конкурентами Вашей компании.

Это не типовая трактовка потенциала оптимизации каких то элементов ИТ. Чаще имеют ввиду, сколько еще модулей SAP или 1С можно внедрить, или какие более новые модели серверов или сетевого оборудования поставить. По процессам организации работы ИТ службы существует ряд методик оценки «уровней зрелости», где проводится сравнение с теоретически идеальной организацией процессов по ИТ. При этом базируются на предположении, что чем более формализованы и автоматизированы все ИТ процессы, тем лучше. Например, в некоторых методиках предполагается, что если у конкретных ИТ процессов нет зафиксированных в письменном виде «видения и миссии», то и уровень зрелости этих процессов недопустимо низок. На мой взгляд, это чисто консалтинговые подколки, вам надо ведь быть немного лучше Ваших ближайших конкурентов, а не соответствовать кем-то выдвинутым «уровням зрелости ИТ процессов», особенно если за это просят денег.

Соответственно далее рассматривается оценка потенциала, определение приоритетов развития ИТ и проекты по ИТ с позиций требований бизнеса к ИТ и сравнения с конкурентами. Сравнение с различными рекомендациями по отдельным элементам ИТ тоже хорошо бы периодически делать, но уже после подстраивания ИТ под цели бизнеса и сравнения с конкурентами.

На мой взгляд, потенциал оптимизации отдельных элементов ИТ можно оценить, сопоставив, устраивает ли их текущее состояние с тем, что есть у ближайших конкурентов.

Оценки потенциала оптимизации:

•  Высокий потенциал оптимизации: текущее состояние не устраивает, хуже, чем у конкурентов;
•  Средний потенциал оптимизации: текущее состояние не совсем устраивает, примерно такое же, как у конкурентов;
•  Низкий потенциал оптимизации: текущее состояние устраивает, лучше чем у конкурентов.

Высокий потенциал оптимизации может быть у областей ИТ, не устраивающих руководителей компании, а также явно проигрывающих ближайшим конкурентам.

По-хорошему для оценки потенциала оптимизации ИТ надо привлекать экспертов по ИТ, знающих состояние отрасли, в которой работает Ваша компания. Однако и сам куратор ИТ со стороны бизнеса (в небольших и средних компаниях обычно это генеральный директор) может оценить, что конкретно не устраивает в текущем состоянии ИТ.

Для оценки потенциала оптимизации в первую очередь стоит оценить степень удовлетворенности руководства компании ИТ-поддержкой целей бизнеса, а также оценить основные элементы ИТ.

Оценку потенциала оптимизации ИТ лучше начинать не с конкретных информационных систем и технических средств, а с того, устраивает ли бизнес (в первую очередь – гендиректора) ИТ-поддержка основных групп бизнес-процессов Вашей компании. На рисунке 2 представлен пример такой оценки:

Возможные выводы по примеру оценки потенциалов оптимизации:

• наибольший потенциал оптимизации отмечен у направлений «Маркетинг» и «Продажи». Если текущий уровень автоматизации этих направлений невысок и может быть легко увеличен, то направления «Маркетинг» и «Продажи» явно имеют высокий потенциал оптимизации (улучшений). Бывают ситуации, когда на небольшое предприятие пришли менеджеры, работающие ранее в больших международных компаниях, где использовалось гораздо более сложное программное обеспечение (например, Siebel и Oracle, а у Вашей компании есть только 1С). В этом случае удовлетворить ожидания этих менеджеров будет весьма сложно, если конечно, на эти улучшения нет лишних 100 тысяч долларов и года времени. Да и сравнение с реальными конкурентами Вашей компании, скорее всего, покажет, что Ваш уровень и не хуже;

• средний потенциал оптимизации - у направлений «Логистика» и «ИТ». Оба эти направления устраивают бизнес только частично и примерно сравнимы с конкурентными;

• низкий потенциал оптимизации – у направлений «Производство», «Финансы» и «Поддержка бизнеса». ИТ-поддержка данных направлений скорее устраивает бизнес, а уровень даже выше, чем у конкурентов.

Конечно оценки потенциала дальнейшей автоматизации только основных групп бизнес-процессов недостаточно. Желательно провести более подробный анализ хотя бы на уровень глубже.

Пример более подробного рассмотрения автоматизации группы бизнес-процессов «Продажи» рассмотрен на рисунке 3:

Сравнение показывает, что наибольший потенциал оптимизации есть у направления продаж через Интернет. Это относительно новое направление продаж, но соответствующее программное обеспечение существует уже более десяти лет. Даже некоторые сотрудники ИТ служб имеют свои Интернет-магазины, через которые осуществляются продажи через Интернет. Но для многих продавцов и предприятий направление продаж через Интернет все еще остается новым и непонятным, да и может составлять конкуренцию конкретным продавцам.

Аналогичным образом проводится и оценка потенциала оптимизации для всех основных информационных систем, которые используются в Вашей компании. Обычно это системы CRM, ERP, бухгалтерия, документооборот, и еще 5-10 основных информационных систем.

Основные недостатки в элементах ИТ (взгляд со стороны ИТ)

Необходимо оценить и потенциал оптимизации основных элементов ИТ. Понятно, что детально эту работу могут выполнить квалифицированные эксперты по ИТ, знающие Вашу компанию, основных конкурентов, а также состояние Вашей отрасли рынка в России и других странах. Однако быстрые и достаточно корректные оценки, как показывает практика, может сделать и гендиректор. 

• высокий потенциал оптимизации у ЦОДов, а также у направления «Облачные вычисления»;

• средний потенциал оптимизации у принтеров, компьютеров, на которых работают пользователи ИТ (это все сотрудники компании, у которых есть компьютеры), связи с филиалами;

• остальные направления (телефония, Интернет, сервера) имеют низкий потенциал оптимизации.

Оценки других элементов ИТ проводятся аналогичным образом.

По хорошему, оценку потенциала оптимизации ИТ надо сделать и для требований бизнеса к ИТ, а также проверить согласованность требований между собой. Может оказаться так, что для ряда важных требований реальный потенциал улучшений может быть невелик. Например, вряд ли выполнимо возможное требование бизнеса по сокращению затрат на ИТ в два раза при сохранении имеющихся информационных систем и качества их поддержки.

Приведенные выше оценки потенциалов оптимизации ИТ не являются рекомендациями, указывающими на то, что нужно улучшить в первую очередь, а с чем проще смириться. Для оценки приоритетов развития (точнее, конкретных улучшений)  также надо оценить, насколько эти улучшения важны для бизнеса и сколько они будут стоить (т.е. выявить улучшения, выгоды от которых будут существенно больше затрат). Стоимость возможных улучшений реальнее подсчитать для конкретных проектов по ИТ.

Оценку потенциала оптимизации ИТ под требования бизнеса, включающий как оценку потенциала оптимизации ИТ, так и определение приоритетов развития и конкретных проектов, можно провести и в рамках семинара на 5-7 дней.

Оптимизация ИТ является одним из частных случаев ИТ-стратегии, которую можно разработать во время обучения, проводимого дистанционно в марте-апреле.

Кому и зачем нужна ИТ-стратегия (результаты интервьюирования ИТ-директоров) уже рассмотрено в дискуссиях 2015 года: www.globalcio.ru/workshops/1118 и www.globalcio.ru/workshops/1131 Тем, кто сомневается, зачем нужны стратегии во время кризиса, можно посмотреть дискуссию «Сокращение затрат на ИТ vs бизнес».