Общие центры обслуживания: цифровая трансформация начинается с ЭДО

 ОЦО в структуре крупного бизнеса

 Общие центры обслуживания оптимизируют бизнес-операции компаний с холдинговой или распределенной структурой. Экономический эффект достигается за счет концентрации повторяющихся, вспомогательных процессов в едином центре. Так 47% опрошенных международных компаний смогли спустя год после открытия ОЦО сократить штат сотрудников, обслуживающих основной бизнес подразделений компаний, на 10% и более, согласно прошлогоднему отчету аналитиков Deloitte.

В России еще десять лет назад были единицы ОЦО, и специализировались они на финансовых сервисах. Сегодня же такие центры есть практически у всех крупных корпораций. И теперь ОЦО объединяют широкий спектр направлений: помимо финансового, бухгалтерского и налогового учета в общие центры обслуживания передаются закупки, юридическое сопровождение, функции ИТ- и кадровых подразделений внутренних клиентов (дочерних компаний, филиалов, представительств в разных странах). Некоторые организации пошли еще дальше: их ОЦО обслуживают не один, а несколько холдингов. Как результат, центры превращаются из обеспечивающей структуры в доходный бизнес.

Бурный рост рынка ОЦО напрямую связан с развитием ИТ, особенно с появлением технологий ведения документооборота в электронном виде. Возможность оперативно передавать и обрабатывать документы в цифре позволила распределенному бизнесу упразднить локальные бухгалтерии, объединить ИТ-подразделения в общую службу, внедрить централизованные закупки.

Приступая к созданию общего центра обслуживания, крупная корпорация, в первую очередь, руководствуется вопросами экономии. Централизация функций сглаживает проблему дефицита кадров и их обучения, ускоряет процессы внутри компании, повышает уровень управляемости и создает поток данных, которые можно использовать для наращивания бизнес-эффективности.

Больше, чем СЭД

На начальном этапе создания ОЦО подразделения или службы корпорации переводятся в единый центр как есть, без изменений. Со всем исторически накопленным парком специализированных систем, регламентами и стандартами. При этом для автоматизации одних и тех же функций службы могут использовать совершенно разные решения, что приводит к дублированию данных в неинтегрированных системах, а значит, и к неэффективной цифровизации ОЦО.

Поэтому логичным следующим шагом развития становится оптимизация процессов и унификация софта. Такой переход всегда проводится поэтапно: сначала трансформируются отдельные ключевые функции, например, подготовка бухгалтерской или финансовой отчетностей, позже к ним добавляются закупки и так далее. Сопровождает эти процессы единое структурированное хранение электронных документов с удобным поиском, отлаженными процессами обмена, согласования и подписания. Единый продуманный ИТ-ландшафт позволяет оптимизировать парк используемого ПО и штат сотрудников обслуживающего центра.

Эффективность центров обслуживания заметно повышается, если к созданию одной из главных для ОЦО систем - электронного документооборота - подходить комплексно, внедряя платформенные решения. Цифровая экосистема, где информация передается от службы к службе без потери и искажения, в электронном виде, делает все процессы обработки и обмена данными прозрачными. А чтобы цифровая экосистема действительно жила, необходим юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО), ведь не подтвержденные электронной подписью (ЭП) документы приходится дублировать бумажными. ЮЗ ЭДО упрощает и ускоряет обмен документами с контрагентами, внутрикорпоративное согласование, процессы подготовки и предоставления отчетности в госслужбы.

Горизонты цифровизации

Создание ОЦО обозначает необходимый переход документооборота корпорации на новый технологический уровень. Все взаимодействия с головным офисом, филиалами и другими внутренними заказчиками ведутся в цифровом виде, формируется единый электронный архив. Появляются предпосылки для внедрения интеллектуальных систем и программных роботов.

Достигнув определенного уровня цифровой зрелости, компания получает возможность сделать электронный документооборот источником информации для оптимизации бизнес-процессов. Через ЭДО в ОЦО проходит поток данных от разных подразделений, который можно и нужно обрабатывать, анализировать и использовать для развития компании: первичные бухгалтерские и кадровые документы, информация о закупках и многое другое. Реализация концепции Big Data позволит из этого потока получать объективные данные, описывающие работу холдинга, что, в свою очередь, может быть использовано для повышения качества управления группой, снижения операционных расходов и расширения бизнеса.

Развитие ОЦО выводит их за рамки роли обслуживающих подразделений. Они становятся центрами компетенции, площадками для отработки новых технологий, источниками оперативной информации об эффективности бизнес-процессов, драйверами трансформации бизнеса. Однако это невозможно без создания однородной цифровой среды, построения единого контура управления корпоративным контентом с использованием ЮЗ ЭДО. Разрозненный подход к внедрению ЭДО в ОЦО не имеет перспектив, так как сдерживает применение новых технологий и ограничивает развитие компании в целом.