Сергей Широкий, РУДН «Интерфейс мобильного приложения для сотрудников должен быть простым»
Преимущества перехода с бумажного на электронный документооборот можно усилить, если дополнительно разработать мобильные приложения для удаленной работы с документами. Начальник отдела сопровождения ЕИС Российского университета дружбы народов Сергей Широкий поделился опытом разработки мобильных приложений для госучреждения.
В РУДН в настоящее время насчитывается несколько десятков тысяч студентов и около 8 тысяч сотрудников. Так как это госучреждение, все решается через регламентирующие документы. По сути, внутренний документооборот – это то, что управляет жизнью огромного университета, и, конечно, объем документооборота очень большой, - отмечает Сергей Широкий. Так, только в 2017 году было выпущено почти 65 тыс. приказов.
Соответственно, сотрудники были вынуждены ходить из кабинета в кабинет с кипой бумаг. Нужно было обязательно «поймать» на рабочем месте то или иное ответственное лицо, чтобы подписать приказы, другие документы. Это создавало неудобства и для топ-менеджмента – при принятии решений им нужно видеть всю картину, соответственно, приходилось запрашивать всю необходимую документацию по соответствующему вопросу. «В 2017 году руководство ВУЗа приняло решение внедрить электронный документооборот. В 2018 году мы уже запустили первую очередь, с этого момента бумажный оборот в ВУЗе с каждым годом уменьшается», - рассказал Сергей Широкий.
Электронный документооборот реализован на платформе «1С: Документооборот государственного учреждения». Решение было логичным, так как весь операционный, управленческий и бухгалтерский учет в РУДН выстроен на платформе 1С. Это платформенное решение давало хорошие возможности бесшовной интеграции, кроме того, оно подошло ВУЗу по функционалу.
«Мы с самого начала ориентировались на современные тренды. Мы хорошо понимали, что нужно дать сотрудникам возможность использовать мобильные приложения. Потому что топ-менеджмент часто принимает участие в совещаниях, где решения нужно принимать быстро, но не всегда под рукой есть ПК или ноутбук. Поэтому сразу же появился запрос на мобильное приложение», - объяснил Сергей Широкий.
Специалисты создали два мобильных приложения, которые работают с 1С. Одно из них - мобильное приложение топ-менеджера. Раньше руководителям приходилось брать с собой большой чемодан с документами на рабочие встречи или в командировки. Часто документы приходилось подписывать на бегу, в автомобилях, в кабинетах чиновников и т.д. Один топ-менеджер говорил мне, что у него уходил один календарный месяц в год из расчета 8 рабочих часов в день только для подписи документов», - привел пример Сергей Широкий.
Сейчас вместо чемодана с бумагами у топ-менеджеров – iPhone или iPad с установленным мобильным приложением. В приложении можно читать документы, которые прислали подчиненные, наносить соответствующую резолюцию на служебные записки или подписать какой-то приказ. Есть функция просмотра всех связанных с этой запиской или приказом документов. Таким образом, менеджер полностью понимает информационное окружение.
Фишка этого приложения, по словам Сергея Широкова, в очень простом и интуитивно понятном интерфейсе: «Если до этого человек работал с бумагой, он и сейчас во многом работает с iPad как с бумагой. Большинство пользуется стилусом, делая «рукописные» отметки. У руководителей – хронический дефицит времени, поэтому нецелесообразно тратить его на изучение, где какие кнопочки расположены, куда нажимать и т.д».
Помимо приложения для топ-менеджеров, в РУДН также создали мобильное приложение пользователя. Оно предназначено, в основном, для менеджеров среднего звена. В нем сделан удобный рубрикатор, документы автоматически попадают в нужную рубрику, их легко найти. Также можно посмотреть файлы, которые прилагаются к этим документам. Есть функция постановки и контроля задач: сотрудники могут выполнять задачи прямо из мобильного приложения.
К апрелю 2020 года, когда начались ограничения в связи с пандемией, в ВУЗе была полностью подготовлена технологическая база, которая позволила продолжить работу в условиях самоизоляции. Были разработаны пользовательские инструкции, чтобы сотрудники могли установить все необходимые программы дома. Техническая поддержка была выведена на SIP-телефонию. К июню электронный документооборот практически достиг «докоронавирусных значений».
Среди ключевых эффектов, которые удалось добиться ВУЗу при помощи этих решений, – уменьшение стресса, увеличение мобильности сотрудников, сохранение их работоспособности. По словам спикера, когда сотрудников перевели на «удаленку», многие поняли, что единственный способ эффективно выполнять свои обязанности – это по максимуму пользоваться возможностями ИТ-инфраструктуры. И хотя до пандемии были те, кто сопротивлялся переходу на приложения, сейчас ими пользуются практически все специалисты. Даже от возрастных сотрудников поступает много запросов на решение новых задач при помощи мобильных приложений.
«Мобильные приложения – это современный тренд, - говорит Сергей Широкий. – Мы переводим в них все больше и больше процессов. Например, скоро в мобильных приложениях наши пользователи смогут не только читать и подписывать документы, но и создавать их».
