Как выбрать оператора электронного документооборота: семь этапов

Сегодня всё больше компаний переходят на электронный документооборот. Интерес бизнеса к этому инструменту легко объяснить: он помогает значительно сокращать затраты, снижать количество ошибок и отказываться от многих рутинных процессов. Электронные документы обладают юридической силой, а процесс обмена ими можно безопасно организовать, чтобы не допустить утечек данных.

Однако то, насколько удобно компании будет работать с этим инструментом, во многом зависит от качества услуг оператора электронного документооборота. Менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia Александр Гладкий рассказывает, каким должен быть оператор ЭДО и на какие аспекты работы поставщика стоит обратить особое внимание при его выборе.

Этап первый: выбор критериев

В реестре ФНС в настоящий момент представлено 78 операторов. Таким образом, при переходе на ЭДО заказчики сталкиваются с длинным списком поставщиков, каждый из которых имеет свои преимущества.

Однако и сами компании предъявляют разные требования к операторам, стремясь решать ключевые для себя задачи. Представим ситуацию: организация работает с широким кругом контрагентов и при взаимодействии с каждым из них ей приходится готовить счета в бумажной форме. В таком случае приоритетом станет упрощение процесса обмена документами. А в другой компании документы часто теряются, и сотрудникам постоянно приходится их восстанавливать. И здесь основная задача – организовать хранение электронных документов, а вместе с этим обеспечить экономию сил и времени сотрудников.

В результате заказчик ищет поставщика, который сможет наилучшим образом удовлетворить именно его потребности. И для этого он сам определяет значимые для своих целей и задач критерии выбора оператора ЭДО.

Этап второй: оценка опыта

Критерии могут быть основаны на истории работы с определённым провайдером или даже личном опыте сотрудника, который принимает решение. Многие операторы электронного документооборота занимаются разработкой учётных систем или «выросли» из сервисов для сдачи налоговой отчётности. А потому обладают широкой экспертизой в области документооборота. Если качество услуг устраивает, то заказчик с большой вероятностью выберет поставщика, с которым уже взаимодействовал.

Этап третий: мнение контрагентов

Однако не всё зависит только от предпочтений заказчика. ЭДО подразумевает юридически значимый обмен документами с другими организациями, а значит, вынуждает учитывать мнение большинства. Чем больше контрагентов пользуется услугами того же оператора, тем быстрее и проще для компании будет проходить процесс перехода на электронный документооборот. Поэтому на практике заказчики чаще всего выбирают наиболее распространённых операторов с наибольшим охватом рынка.

Не редкость и ситуация, когда компания работает с разными контрагентами через разных операторов. В таких случаях проблема решается при помощи роумингового соединения: компания отправляет документы партнёру или клиенту, который обслуживается у другого оператора. Для каждого контрагента роуминг настраивается отдельно, поэтому он подходит скорее для исключительных случаев. Всегда работать в таком формате будет невыгодно и неудобно.

В любом случае перед переходом на электронный документооборот важно определить, с кем из партнёров и клиентов компания планирует обмениваться документами, какого оператора они уже используют, а также сколько контрагентов придётся подключить в формате роуминга.

Этап четвёртый: объём документов

Помимо этого стоит оценить приблизительный объём передаваемой документации, что позволит спланировать будущие расходы компании на организацию внешнего электронного документооборота. В среднем можно говорить о цене от пяти до девяти рублей за отправленный документ.

Конечно, сразу перевести все документы компании в цифровой формат, при этом не теряя их юридической значимости, не получится. Начать стоит с первичной бухгалтерской документации – самой массовой по объёму. Так компания сможет выполнить требования ФНС, а также значительно упростить работу и качественно перевести в электронный вид и другие процессы.

Этап пятый: безопасность перехода

Несмотря на то, что ключевые критерии выбора оператора ЭДО определяет сам заказчик, существует несколько универсальных характеристик, на которые стоит обратить внимание любому бизнесу. Одна из них – безопасность передачи электронной документации. Для этого чаще всего операторы используют защищённые каналы связи HTTPS.

Однако оператор не только передаёт, но и хранит данные клиентов, и поэтому оба процесса должны быть надёжно защищены. На этом этапе необходимо узнать, насколько поставщик ответственно относится к безопасности в целом. Для этого ему можно задать несколько вопросов. Например, где и как оператор хранит данные и резервируются ли они? Как поставщик защищается от DDOS-атак? А как обеспечивается доступ к системе: применяется ли двухфакторная аутентификация или вход при помощи квалифицированной электронной подписи?

Некоторые операторы проходят независимые аудиты, другие публикуют документацию с описанием архитектуры. Ещё один вариант – предоставление информации о безопасности через техподдержку. Все эти источники можно использовать для оценки безопасности оператора.

Этап шестой: интеграция с учётными системами

Компании важно узнать, какие возможности интеграции с другими системами может предложить оператор. Чаще всего это уже готовые решения для популярных систем (например, 1С или SAP). Интеграция электронного документооборота с различными учётными системами позволяет работать в привычном для сотрудников интерфейсе. А значит, делает их работу более простой и удобной.

Однако практика показывает, что предлагаемые операторами модули в большинстве случае требуют доработки в зависимости от ситуации и среды заказчика. И эти доработки могут потребовать серьёзных дополнительных временных и финансовых затрат. Поэтому для бизнеса не всегда выгодно выбирать оператора ЭДО, полагаясь только на «готовый» модуль интеграции.

Этап седьмой: возможности поддержки

Важным фактором, влияющим на удобство использования сервиса, становится техническая поддержка, которую предоставляет оператор.

Большинство крупных операторов предлагают SLA с чёткими сроками реагирования на инциденты. Но заказчику всё равно необходимо определить требования к уровню предоставляемых услуг и разработать ключевые показатели эффективности. Если компания не устанавливает строгие требования к SLA, то можно попробовать все предлагаемые каналы техподдержки: оценить, насколько оперативно отвечают специалисты поставщика, как быстро решают проблему, вежливо ли отвечают на запросы. Обычно для проверки работы техподдержки достаточно пробного периода.

В целом выбор оператора ЭДО может зависеть от широкого спектра факторов: отрасли, в которой действует компания, функций системы, стоимости решения. Однако главное – подробно проанализировать поставщика, его особенности и специфику работы, задать все интересующие вопросы и провести пилотное подключение. Только в таком случае электронный документооборот сможет удовлетворить все потребности компании и стать для неё серьёзным конкурентным преимуществом.