Противоречивые требования к ERP. Как согласовать?
При внедрении ERP в ритейле часто возникают разные трудности и проблемы. Опытные внедренцы утверждают, что решить можно любые проблемы, но цена решения может различаться многократно. Одной из проблем, которые приходится решать при внедрении ERP является согласование довольно противоречивых требований учета и управления. Речь идет о товарно-финансовом учете, об автоматизации и согласовании бизнес-процессов, связанных с товародвижением.
В реальности мы сталкиваемся с разнонаправленными бизнес-процессами. В идеале любую операцию с товаром следовало бы сразу оформлять и проводить в системе в соответствии со всеми требованиями регламентного учета. Но это требует существенных затрат за счет сложной кастомизации в применяемых системах ERP. При этом резко усложняется процесс обработки данных, снижается скорость формирования проводок, а также усложняются все процедуры формирования коммерческой отчетности.
С другой стороны, для решения чисто коммерческих задач всех этих усложнений просто не нужно.
В самом деле, регистры учета товаров (склады, магазины, товары в пути) могут иметь, например, разную юридическую принадлежность. С точки зрения ПБУ при любой операции с товаром необходимо оформлять соответствующий документ, проводить его с указанием всех необходимых атрибутов и реквизитов. А с точки зрения бизнеса эту операцию можно оформить, указав лишь ключевые атрибуты, отвечающие за уникальную идентификацию данной операции. К примеру, если склад и магазин принадлежат к разным юридическим лицам (что бывает нередко), то перемещение товара со склада в магазин с коммерческой точки зрения всего лишь операция перемещение товара, а с регламентной точки зрения это операция купли-продажи. Разница в оформлении этих операций существенна.
С точки зрения регламентного учета необходимо формировать ряд утвержденных отчетов с определенной периодичностью. Такие отчеты делаются как для внутреннего потребления, так и для внешних организаций. Однако темп формирования этих отчетов определяется не собственными потребностями бизнеса, а устанавливается согласно требованиям контролирующих организаций.
Если бы обработка данных, связанная с проведением или перепроведением товарно-финансовых операций в полном объеме в соответствии с требованиями регламентного учета, занимала незначительное время с привлечением разумных ресурсов, то и проблемы бы никакой не было. Однако даже при относительно небольших объемах товарооборота объем данных и время закрытия проводок оказываются чрезмерными даже в случае применения быстрых и оптимизированных ERP систем. Считать оперативно себестоимость товара даже по упрощенному методу партионного учета уже не получится. Особенно сложными становятся алгоритмы, если мы осуществляем учет по факту, когда расходная или приходная транзакция формируется только после фактического подтверждения выполнения операции — хотя такой подход и является единственным, который обеспечивает максимальную точность ведения товарных остатков.
Изменения бизнес-процессов — довольно частое явление в современном российском бизнесе. Меняются методы торговли, открываются новые каналы и т.д. Нередко меняются и требования законодательства к форме и порядку оформления документов и учета товаров. При этом существенным или несущественным модификациям подвергаются и корпоративные информационные системы.
Не является большим секретом то, что традиционные (западные) платформы в основном ориентированы на решение задач управления и изначально не содержат готовых функциональных блоков, обеспечивающих решение задач отечественного регламентного учета. В таком случае становится реальностью вероятность коренной переработки внутренних механизмов промышленной ERP. На выполнение такой работы уходят месяцы, тратятся огромные деньги, а в итоге получается система, владеть которой оказывается весьма накладно. Кроме того, регулярно происходит изменение требований регламентного учета, обновление форм отчетности.
При этом нужно иметь в виду, что в процессе реальной деятельности возникает множество отклонений от технологии, связанных как с какими-то естественными проблемами (ошибки, опечатки, неисправность оборудования), так и с вполне осознанными вредоносными действиями (мошенничество, воровство). В итоге после выявления таких отклонений первичные документы приходится исправлять (сторнировать), причем такие исправления нередко должны выполняться в т.н. закрытых периодах. Возможность производить оперативный пересчет показателей в соответствии с фактическим состоянием — функция, которая является исключительно ресурсоемкой и сложной, поскольку может затрагивать и закрытые периоды со всеми вытекающими последствиями, связанными с корректировкой уже сданной отчетности.
Как сделать так, чтобы с изменением требований регламентного учета, с изменением форм отчетности не приходилось бы вносить существенные изменения в ERP-систему? Ведь любые изменения требуют довольно дорогостоящего тестирования, и при этом все равно могут привести к нежелательным последствиям в работе системы. Возможно ли «развязать» эти два процесса?
Варианты решения проблемы
Можно усложнять алгоритмы учёта, теряя полноту и оперативность данных, что ведет к снижению точности и эффективности бизнес-решений (загрубление оценки стоимости стоков, неправильное ценообразование). Либо попытаться разделить разноплановые бизнес-процессы путем введения в архитектуру ERP двух отдельных контуров учёта: коммерческого и регламентного. Названия, естественно, являются условными, лишь отражающими суть решения. В этой связи вполне естественным выглядит подход, когда для решения каждой отдельной специфичной задачи привлекаются отдельные подходящие инструменты.
Коммерческий контур строится на базе стандартной промышленной ERP и призван решать чисто коммерческие задачи. Регламентный контур строится на базе известной отечественной системы, лучше всего настроенной для решения задач регламентного учета, разработчик которой, кстати, оперативно отслеживает все изменения в законодательстве и вносит соответствующие изменения в систему.
В самом деле, с точки зрения управления важно своевременно и полноценно обеспечивать пополнение магазинов товарами, оперативно учитывать все нюансы товародвижения (приход, расход, инвентаризация, возврат, списание, оприходование и т.д.), причем так, чтобы для принятия управленческих решений можно было бы в любой момент получить полноценный детальный отчет, например, о состоянии стоков, о себестоимости товара (мгновенной или усредненной), о трендах и т.д.
Особое значение приобретает возможность управления розничными ценами. Планируя определенные показатели, например, маржинальность, необходимо постоянно в оперативном режиме рассчитывать текущую себестоимость каждой товарной позиции, оценивать текущие товарные запасы во всевозможных регистрах учета (распределительные центры, магазины, товары в пути и проч.), чтобы эффективно рассчитывать и устанавливать розничные цены. Как раз на решение этих естественных коммерческих задач и заточены промышленные ERP системы.
В коммерческом контуре действуют законы и правила чистого бизнеса, а в регламентном контуре происходит оформление всех выполненных операций в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Интеграция двух контуров коммерческого и регламентного может быть выполнена с помощью включения отдельного интерфейсного блока, производящего выгрузку данных и их дополнительную обработку, необходимую для формирования регламентной отчетности по сути задним числом, то есть не оперативно, а в соответствии с требованиями контролирующих органов (помесячно, поквартально, ежегодно).
В чем же главное преимущество применения двухконтурной системы учета? В том, что большинство операций с товарами отражаются в коммерческом контуре оперативно. Это позволяет иметь гораздо более точную и объективную информацию о текущих остатках товара, о его текущей стоимости (себестоимости). Осуществляется учет по факту. На основе этих данных можно более точно планировать как продажи, так и закупки, устанавливать оперативно оптимальные розничные цены, осуществлять оптимальное пополнение товаров в магазинах. Тем самым делая магазины и товары более привлекательными для покупателя, существенно снижая издержки, возникающие в результате как недостатка, так и излишка товара на полках, в целом повышая конкурентоспособность компании.
При этом, безусловно, выполняются все требования текущего законодательства в части формирования регламентной отчетности. Применение специализированной системы в регламентном контуре позволяет также существенно сократить издержки, связанные с изменением форм отчетности или введением дополнительных требований.
Конечно, есть и недостатки в такой модели. Во-первых, необходимо обеспечивать целостность данных. Во-вторых, на выгрузку данных из одного контура в другой требуются определенные ресурсы. Однако при внимательном подходе обеспечить требования целостности вполне возможно без особых усилий, поскольку данные передаются только в одну сторону.
Насколько дорогой может оказаться такая система? Скорее всего, система с такой архитектурой окажется более дешевой и продуктивной за счет: использования стандартных версий, более эффективного использования лицензий на ПО, сокращения требований к программистам и консультантам (найти узких спецов гораздо проще и дешевле), сокращения объема кастомизации, существенного снижения требований к ИТ-инфраструктуре.
На первый взгляд может показаться, что обозначенная проблема является узкой и специфичной. Однако это не так. Способ решения этой проблемы определяет весь путь построения и развития архитектуры корпоративной информационной системы (КИС) в целом и, как следствие, путь развития самого бизнеса. Если КИС притормаживает бизнес, не давая ему возможность быстро реагировать на всевозможные изменения, то бизнес и не сможет быстро изменяться, т.е. не сможет развиваться должным образом.
А Вы как думаете?
