Мессенджеры наступают. Как не превратиться в олдскульных ретроградов?

Наверное, у вас тоже так бывает: общаетесь с человеком в мессенджере, а когда нужно передать файл, то делаете это через почту. Но почему? Когда собеседник в мессенджере вдруг просит мой e-mail, меня это ставит в недоумение – файл вполне можно отправить в том же Skype, Facebook, Telegram – где бы вы ни вели разговор. На мой взгляд, почта в этом сценарии совершенно избыточна. Я задал этот вопрос на своей странице в Фейсбук, и разгорелся настоящий холивар.

Почему такое внимание именно файлам?

У меня нет ответа на этот вопрос. Информация она и есть информация, будь она упакована в файл или написана в теле сообщения. В чем разница? Но нет же — переписываться в мессенджерах можно, а файлы пересылать — только почтой. Технически абсолютно никакой разницы нет.

Могу дать только такое объяснение: файл воспринимается как документ, почти официальный, поэтому к нему такое почтение. Одно дело перекинуться парой фраз, это можно в мессенджере, но отправка файла — это уже другой уровень отношений, почти как знакомство с родителями невесты. Точно так же бумажное письмо с должным почтением несут регистрировать в канцелярию, ставят на него штамп и присваивают номер. Вот она, магия документооборота! 

Электронная почта как Records Management

Резюмируя эту часть дискуссии, можно сказать, что значительная часть аргументов в защиту электронной почты сводится к тому, что почта обеспечивает надежное документирование и безотказность (в юридическом смысле). То есть, случись потом какой спор, мы тут же достанем письмецо из ящика — вот дата, подпись, отметка о доставке и прочтении. Некоторые так и говорят: e-mail — это как заказное письмо с уведомлением.

То есть люди передоверяют почтовым системам функции records management – управления записями, полагая таким образом, что почта выполняет роль канцелярии – регистрирует входящие и исходящие документы. При этом они априори уверены, что мессенджер этого делать не может.

Разумеется, почте до полноценной RM-системы далеко, но функцию регистрации сообщений она действительно выполняет, и главное – что это понимают абсолютно все корреспонденты. Но ведь и мессенджеры с точки зрения документирования дают ровно те же возможности. Сообщения с прикрепленными файлами точно так же сохраняются и бесследно удалить их нельзя — разве что из своего ящика, у вашего визави останется копия. Если это ваш общий чат с клиентом, то точно так же «все ходы записаны».

Таксономия — в почте есть, а в мессенджере нет

Вторая группа аргументов в защиту почты сводится к тому, что там проще искать. Теоретически — да. В своем почтовом ящике вы можете насоздавать кучу папок любого уровня вложенности и придумать правила, по которым письма будут по ним раскладываться. Иначе говоря, в почтовом клиенте вы можете построить собственную таксономию.

В мессенджере такого сделать нельзя, согласен. По крайней мере, я не знаю способа, как создать какую-то структуру чатов, и, когда их становится изрядно много, работать с плоским списком реально неудобно. Единственный способ – тренировать память. Но давайте посмотрим правде в глаза: разве эта фича в почте реально работает? Я много раз видел у людей очень сложные структуры папок. Но при этом основная масса писем все равно лежала в инбоксе, и все равно они испытывали проблемы, когда что-то нужно было найти. 

Взгляд со стороны организации коллективной работы

Здесь мессенджеры (по моему субъективному мнению) однозначно берут реванш. Более высокую их оперативность по сравнению с почтой вообще никто не оспаривает. Причем дело вовсе не в скорости доставки сообщений или писем — она одинаковая; здесь все решает UX. Можно и в почте перекидываться простыми фразами: «Ты придешь завтра?» — «Да.» — «Во сколько?» — «В пять» — «Договорились!» Но при этом вы каждый раз будете видеть: To, CC, From, Subject, да еще подпись «С уважением, такой-то-такой-то». Напрягает, и это понятно. 

Telegram явно выделяется среди всех прочих средств обмена мгновенными сообщениям. В принципе, это полноценная среда коллективной работы. Вот только одна фишка, которая сразу дает Telegram сто очков вперед по сравнению с почтой: если вам нужно добавить человека в проект, то вы просто включаете его в чат по этому проекту, и он видит всю историю вопроса, в том числе и все отправленные файлы. Проделать такой фокус, если вы ведете работу в почте, будет труднее — придется поднять все письма поднять и престать их ему. И пусть он попробует понять, что происходило параллельно в разных нитках.

Как не упасть за борт парохода современности

Люди безапелляционно заявляют, что для работы — только почта, а мессенджеры — для несерьезных дел. Точь-в-точь, как мой давний разговор с зампредом банка — бумажные документы для работы, а e-mail — ерунда. Не кажется ли вам, что история повторяется? Мы привыкаем к знакомым вещам, и становится лень чего-то менять. Пусть молодежь общается в своих Telegram, Slack, Kakao, WeChat, Facebook’ах и где угодно. А мы по-старинке, через почту. Так нам понятнее, а потому надежнее и вообще лучше. А так ли оно на самом деле?