Обзор: в поисках идеальной СЭД

Представляем вашему вниманию исследование СЭД, которое фокусируется исключительно на технологических параметрах. За скобками мы оставили рыночные показатели поставщиков и функциональные возможности продуктов, потому что они уже достаточно хорошо освещены в других работах. Надеемся, исследование будет вам полезно!

За основу исследования были взяты данные из обзор подготовленого порталом TAdviser «Российский рынок СЭД/ECM-систем». В качестве ключевых критериев оценки СЭД выбраны следующие:

1. Архитектура
2. Инфраструктура
3. Использование
4. Развитие
5. Внешняя среда

Методика исследования

На основе анализа общих тенденций в архитектуре и разработке прикладных систем для корпоративного использования, а также опыта глобальных лидеров ECM, был сформирован портрет «идеальной СЭД» — какой могла бы быть система электронного документооборота, если бы она отвечала всем современным требованиям. Некоторые параметры идеальной СЭД взяты с запасом — ни одна из действующих систем еще не в состоянии им соответствовать. Таким образом, наша идеальная СЭД не только служит инструментом сравнения, но и задает вектор дальнейшего развития.

Идеальная СЭД — подвижная цель

Разумеется, идеальной СЭД в природе не существует. Да и не может существовать — потому что развитие технологий сегодня опережает цикл разработки прикладных решений, и любая реальная система а-приори отстает от идеала. Если посмотреть в ретроспективе на определение Enterprise Content Management от Gartner, то можно увидеть, что состав и доля конкретных технологий, включаемых аналитиками в джентльменский набор ECM-решений, постоянно менялся. Это будет продолжаться и дальше, и, скорее всего, с большей скоростью. То есть само определение идеальной СЭД, используемое как базис для сравнения, нужно регулярно пересматривать и актуализировать, не менее чем раз в год. В рамках этого обзора мы сформировали свое видение идеальной СЭД.

Пока вендоры СЭД будут придерживаться традиционной релизной политики и каскадной методологии разработки, этот разрыв будет только увеличиваться и может привести к исчезновению СЭД как класса — их функции могут быть «растащены» смежными системами. Например, облачные хранилища возьмут на себя роль репозитория документов, а функции коллективной работы и управления задачами будут реализованы на базе мессенджеров. 

Сравнение с идеалом вместо рейтингования

В ходе исследования каждая из представленных систем сравнивалась на предмет близости к идеалу. По каждому пункту была разработана шкала оценки, учитывающая современные тренды и историческую перспективу. 

Например, общепризнано, что архитектура «клиент-сервер» на текущий момент считается устаревшей и не может обеспечить достаточной гибкости, масштабируемости и надежности. С другой стороны, на пике популярности сейчас находится микросервисная архитектура, позволяющая реализовать концепцию «непрерывного внедрения» и ускорить таким образом доставку новых функций бизнесу. Соответственно, между этими двумя полюсами выстраивается шкала оценок.

В порядке исключения по некоторым критериям, где затруднительно выявить идеальные параметры, проводилось прямое рейтингование. Например, по требованиям к ресурсам для обеспечения работы системы на 1000 пользователей. В этом случае шкала оценок привязывалась к занятым в рейтинге местам. Аналогичным образом выставлялись оценки по критериям «интеграция» и «эксплуатация».

Также в ходе исследования выявилась группа критериев, для которых по разным причинам не удалось построить шкалу оценки. В частности, масштабируемость, которая по факту определяется архитектурой, и это уже было учтено в оценке. Также был исключен из оценки критерий качества и полноты API и по критерию поддерживаемых протоколов. Эти пункты оставлены в анкетах в качестве справочной информации.

Критерии включение и исключения

На российском рынке представлено больше сотни систем, декларирующих свою принадлежность к классу СЭД (по данным портала Docflow.ru). Даже за вычетом устаревших систем, модулей известных СЭД, внесенных в каталог в качестве самостоятельных позиций и уникальных заказных разработок, все равно остается несколько десятков продуктов. По этой причине полное исследование рынка было бы весьма затратно и едва ли бы практически полезно.

Поэтому, чтобы сузить область исследования, прежде всего было принято решение исключить из рассмотрения западные ECM-системы. В итоге было решено провести исследование по следующей выборке:

1. DIRECTUM
2. DocsVision
3. EOS for SharePoint
4. TerraLink xDE
5. TESSA
6. Логика ECM
7. МСВСфера-Инфооборот
8. Первая Форма
9. ТЕЗИС

В дальнейшем из этого списка были исключены несколько систем:

• TerraLink xDE — как решение на основе импортного продукта Open Text.
• Логика ECM — потому что по факту это зонтичный бренд, под которым выступает шесть разных продуктов:
• МСВСфера-Инфооборот — по причине ориентации продукта преимущественно на сегмент защищенных систем, где действует другая логика принятия решений, основанная на документах ФСТЭК.
• Первая Форма – поскольку это не совсем СЭД, а «система управления класса workflow», как сообщается на сайте.

Дополнительно в исследование была включена система ДЕЛО как наиболее известный и массовый продукт класса СЭД. Таким образом, в финальный перечень вошло шесть систем. В ходе исследования использовалась информация, доступная из открытых источников.

➢ DIRECTUM
➢ DocsVision
➢ EOS for SharePoint
➢ ДЕЛО
➢ TESSA
➢ ТЕЗИС

Результаты исследования

Результаты исследования представлены в виде сводной таблицы с абсолютным суммарным значением баллов и в нормализованном виде — в процентах отклонения от идеальной СЭД. На основе этих данных могут быть проведены любые попарные сравнения представленных систем.

Для относительного сравнения систем в группе были посчитаны средние значения по пяти осям — архитектура, инфраструктура, использование, развитие и внешняя среда. В итоговой таблице выделены цветом значения, превосходящие среднее.

Сильные стороны и недостатки исследуемых СЭД

В исследовании рассматривались следующие системы (приводятся в алфавитном порядке):

• Directum, версия 5.4
• DocsVision, версия 5
• EOS for SharePoint, версия 4.3.1
• TESSA, версия 2.5
• ДЕЛО, версия 17.1
• ТЕЗИС, версия 4.2.2

По итогам исследования сформировалось три кластера систем. Первый кластер представлен одной СЭД ТЕЗИС, технологически отличающаяся от всех остальных, это единственная открытая система на стеке Java. Во второй кластер вошли близкие по технологическим подходам DocsVision, TESSA и EOS for SharePoint — их объединяет приверженность платформе Microsoft, в том числе самым современным. Третий кластер образуют ДЕЛО и Directum, имеющие под капотом довольно много унаследованных технических решений, что создает риск для дальнейшего развития этих продуктов.

ТЕЗИС

СЭД «ТЕЗИС» — Java-приложение, реализованное на платформе CUBA. Благодаря свойствам платформы, обеспечивается хорошая масштабируемость и надежность. Собственно, платформа CUBA предназначена для быстрой разработки корпоративных приложений и СЭД может рассматриваться как частный случай. CUBA является открытой платформой, широко поддерживаемой международным коммьюнити разработчиков. В 2015 году компания Haulmont была выбрана Gartner в качестве участника секции Emerging Technologies Exhibitor на конференции Gartner Symposium, что можно расценивать как факт признания достижений российских разработчиков на международном уровне. Язык Java остается одним из самых популярных языков программирования, и это гарантирует постоянное наличие кадровых ресурсов разного уровня квалификации, что позволяет гибко подходить к формированию команды.

Архитектура ТЕЗИС допускает разработку дополнительных компонент для расширения функциональности и интеграции. Особо стоит отметить, что механизм наследования Java позволяет  переопределять даже базовые классы системы без необходимости вносить изменения не посредственно в их код.

В ТЕЗИС нет десктоп-клиента, только веб, включая все функции администрирования. Учитывая общий тренд в корпоративном ПО на использование веб-приложений, это не является недостатком. Скорее наоборот: отсутствие толстого клиента значительно упрощает развертывание и сопровождение ТЕЗИС, а также экономит ресурсы разработчика.

DocsVision

DocsVision представляет зрелое решение с богатой историей, в версии 5 реализованное на новой технологической платформе. Это обеспечивает преемственность наработок и актуальность технических решений. В СЭД DocsVision отлично проработана структура и управление хранилищем документов, есть клиентские интерфейсы в разных средах —Windows, web и mobile.

К недостаткам системы можно отнести все еще существующую привязку к единственной платформе Microsoft (которую компания намерена в скором времени преодолеть и уже анонсировала планы по поддержке ОС Linux и СУБД PostrgeSQL). Высокий по сравнению с другими СЭД аппетит к аппаратным ресурсам также стоит рассматривать как негативный фактор.

TESSA

TESSA — современная система на основе технологий Microsoft. Отсутствие унаследованных решений позволяет ей развиваться быстрее и динамичнее. Web-клиент также реализован с использованием новейших технологий. TESSA имеет весьма хороший потенциал развития.

Из недостатков — также сфокусированность на Microsoft. В условиях импортозамещения это может стать ограничением для входа в некоторые сегменты рынка. Если не принимать в расчет политические факторы и работать в коммерческом сегменте, это не столь критично. Однако разработчик анонсировал предстоящую миграцию на Linux/PostreSQL. При несомненных плюсах такого решения есть риск, что это может привести к размыванию технологического фокуса.

EOS for SharePoint

SharePoint является одним из лидеров рынка ECM (а теперь и CSP), и это дает заметную фору прикладным решениям на этой платформе. EOS for SharePoint использует преимущества платформы и опыт компании ЭОС в электронном документообороте с российской спецификой.

Из недостатков необходимо указать на изрядно высокие требования к аппаратным ресурсам. Кроме того, можно было бы получить больше преимуществ от использования платформы SharePoint, если двигаться в сторону большей открытости архитектуры — в магазине приложений Microsoft доступно более тысячи плагинов для SharePoint, с их помощью можно было бы расширить возможности продукта.

ДЕЛО

Интерфейс системы ДЕЛО тщательно проработан и удовлетворяет разным категориям пользователей. Функциональная полнота решения ЭОС подтверждается достаточно неплохим соответствием требованиям MoReq.

Чтобы полностью соответствовать критериям импортозамещения, разработчик выполняет перенос системы на стек Linux/PostgreSQL, но это еще не отражено в прайс листе.

Исторически разработка ДЕЛО ведется на стеке Microsoft и вряд ли это кардинально изменится. Архитектура системы ДЕЛО своими корнями уходит в эпоху «клиент-сервер» — первая версия была выпущена в 1996 году. Хотя впоследствии архитектура была расширена и сейчас является частично трехзвенной, это может оказаться препятствием в дальнейшем развитии. Учитывая большой объем унаследованного кода, переход на новую архитектуру не представляется экономически оправданным.

Система ДЕЛО многие годы была лидером рынка СЭД, однако в изменившихся условиях удерживать лидерство будет все труднее — поскольку отсутствует возможность трансформации в сервисную архитектуру и полноценная поддержка бизнес-процессов.

Directum

К числу несомненных преимуществ Directum, ярко выделяющих его на фоне других систем, следует отнести отлично проработанный интерфейс, использование идей геймификации для вовлечения и обучения пользователей и самый широкий набор дополнительных модулей, отраслевых решений и интеграций. Все это делает работу с системой приятной и удобной.

Но в контексте технологических критериев данного исследования показатели Directum не столь блестящи. Основной и неустранимый риск создает использование собственного инструментария разработки IS Builder и языка ISBL. Это ограничивает «кормовую базу» экосистемы Directum только партнерами и клиентами. Концепция языка ISBL восходит к языкам 4GL, таким как Delphi (http://www.npo-comp.ru/is-builder.pdf), пик популярности которых миновал в начале нулевых в связи с массовым переходом к разработке веб- приложений, где Java и C# оказались гораздо эффективнее.

Еще одним существенным ограничением Directum является его жесткая привязка к платформе Microsoft. Дело здесь не только в импортозамещении — хотя сам Directum внесен в реестр Минкомсвязи. В корпоративном сегменте растет доля Linux и СПО, и это глобальная тенденция, вызванная не просто попыткой экономить на лицензиях, а требованиями ускорить разработку и внедрение решений, чего в принципе невозможно добиться на закрытых платформах. В нашей стране наиболее четко артикулировал эту позицию Сбербанк. 

Сводные оценки

В первой колонке (Идеальная СЭД) мы видим максимальное число баллов, которое могло быть присвоено системе по каждому из критериев. В последней колонке — арифметическое среднее оценок всех исследуемых СЭД, зеленым цветом выделены значения выше среднего.

*Зеленым цветом выделены значения выше среднего.       

Графики 

На графиках визуально представлено, насколько каждая из реальных СЭД отличается от идеальной. 

Таблицу с детальными оценками можно посмотреть по ссылке.                

Полный вариант текста доступен по ссылке.

Во вложенных файлах — детальная оценка каждой СЭД, участвующей в исследовании.