Интеллектуальный аутсорсинг печати HP Inc.

В целом же на рынке печатной техники, как российском, так и мировом,  те же тренды, что и в других отраслях ИТ: облачные сервисы, передача непрофильных функций на аутсорсинг. Российский рынок услуг по управлению печатью я бы оценил примерно в 10% от рынка печати в целом. Мы действительно вооружились передовыми технологиями и предлагаем решения, которые сделают парк устройств однородным и управляемым, обеспечат не реактивный, а проактивный, «умный» сервис: когда принтер сможет сам предупредить сервисную службу о возможной неисправности или необходимости замены картриджа.

Но если в компании уже существуют устоявшиеся процедуры, осваиваемые бюджеты, наверное, нелегко удается вклиниться в эту схему, доказать необходимость перемен?

Дмитрий Волосенков: Все зависит от того, с кем конкретно вы будете обсуждать этот вопрос и какие аргументы выдвигать: с ИТ-департаментом, с финансистами или с собственником бизнеса. Каждый заинтересован в неких своих KPI, и важно найти ключ к каждому. Бывает, что за покупку принтеров и за их ремонт отвечает ИТ-отдел, а за покупку картриджей и, например, МФУ — административно-хозяйственный, это четыре статьи бюджета, разбросанные по разным департаментам. Кроме количества отпечатков, ремонта и обновления парка (прямых расходов на печать), не стоит забывать и о косвенных: количество сотрудников, которые задействованы в этом процессе, количество и время процедур закупки. В крупной компании стоимость одной процедуры закупки оборудования с привлечением юристов, финансистов, руководителей может доходить до полумиллиона рублей, не считая стоимости самой закупаемой техники.

Соответственно, первое, что мы делаем, когда речь заходит об услуге MPS, — мы стараемся как можно точнее понять текущую ситуацию, проводим аудит текущей печатной инфраструктуры и бизнес-процессов заказчика: где, кто, сколько и зачем печатает, насколько оптимально расположены точки печати. Вся эта информация сводится в подробный отчет, и руководство может получить представление о том, насколько эффективно будет перейти к единой статье бюджета на управление печатью.

Конечно, каждый такой проект – результат напряженной работы нашего партнера с заказчиком. Не всегда они реализуются быстро, но опыт показывает, что рано или поздно приходят к этому многие. Существует уже немало успешных кейсов, когда от разрозненного парка устройств компания движется к экономичной, экологичной и технологичной услуге.

Какие еще статьи явной и косвенной экономии возникают при использовании услуги MPS?

Дмитрий Волосенков: Прежде всего, у нас есть целая линейка оборудования, оптимизированного для покопийного сервиса: аппараты, разработанные на основе технологий HP LaserJet и HP PageWide. Они более приспособлены к высокой нагрузке и имеют емкие, эффективные картриджи. Но высший пилотаж – это, конечно, проактивное использование инструментов мониторинга с элементами машинного обучения.

Допустим, классический цикл конкурса на покупку расходных материалов и запчастей в компании может занимать до полугода: сбор потребностей, создание процедуры, проведение, подписание контракта, поставка по утвержденному списку. К тому моменту часть принтеров уже ломается или списывается и запчасти остаются лежать мертвым грузом. В случае с MPS такая ситуация исключена, и это действительно прямая экономия.

Конечно, есть и косвенные статьи, например, экономия нормо-часов каждого работника, который задействован в проведении процедуры, в обслуживании парка техники, в логистике и других процедурах.

Как оптимизировать печатную инфраструктуру в компании, обладающей парком устройств разных производителей и разного возраста, которые невозможно заменить все разом?

Дмитрий Волосенков: Это самая распространенная ситуация. В таких случаях мы обычно предлагаем запустить пилотный проект: списать устаревшее оборудование с небольшого объекта, действующее распределить по другим, а туда установить новые устройства, подключить обслуживание, мониторинг, систему доступа по карте. Таким образом, понемногу предприятие может полностью перейти на аутсорсинг устройств печати, если увидит ценность этой услуги.

HP Inc. предоставляет устройства в аренду или продает партнерам?

Дмитрий Волосенков: Это зависит от внутренних финансовых приоритетов компании заказчика. Например, кто-то предпочитает наращивать капитализацию компании и приобретать устройства, а кто-то – наращивать операционную составляющую и брать технику в аренду. С помощью инструмента HP Financial Services можно рассчитать стоимость аренды точек печати и уйти от капитальных затрат.

Какие преимущества дает компании услуга MPS с точки зрения безопасности?

Дмитрий Волосенков: Стоит начать с базовых вещей: при внедрении обычной «коридорной» системы печати без авторизации, учета и мониторинга не исключены ситуации, когда на принтере остаются забытые документы, содержащие конфиденциальную информацию. Поэтому при устройстве принт-румов логично организовать авторизацию по карточке пользователя, чтобы все отпечатки выходили только при его присутствии. Для этого у нас есть решение HP Access Control с DLP-модулем (Data Leakage Prevention), которое включает в себя анализ данных на ключевые слова, и приложение Security Manager, которое отслеживает появление новых устройств в сети и автоматически присваивает ему политики безопасности. Все эти аспекты, безусловно, учитываются при внедрении услуги MPS.

Каким софтом пользуются системные инженеры, безопасники и руководство заказчика, чтобы, например, просматривать отчеты, мониторить свою инфраструктуру?

Дмитрий Волосенков: В компании устанавливается клиент, который собирает со всех принтеров служебную информацию. Она передается на облачную платформу HP Inc, и заказчик, как и сервисная компания, обслуживающая контракт, регулярно может получать кастомизированные отчеты в форматах XLS или CSV.

Насколько широко развита сеть партнеров HP Inс., предоставляющих услугу MPS в России?

Дмитрий Волосенков: Услуга с каждым годом становится все более доступной. Сегодня у нас около 60 партнеров, которые могут ее предоставлять: сервисные центры находятся во всех крупных городах и, по нашей договоренности, готовы работать в режиме Next Business Day в радиусе до 300 км от места основного присутствия.  

Кто в России чаще всего становится клиентом услуги MPS? Какие компании по сегментам, отраслям больше всего интересуются ей?

Дмитрий Волосенков: Как правило, клиентами MPS становятся компании среднего и крупного бизнеса — прежде всего, банки и ритейл. За ними идут производственные предприятия: они могут иметь свои собственные ИТ-структуры, но те не всегда готовы работать с печатными устройствами. В таких случаях нашим партнерам необходимо взаимодействовать с подразделениями заказчика, предлагать им знания, технологии, специальные условия. Это интересный, творческий процесс. Небольшим компаниям наши партнеры также могут предложить типовую услугу «под ключ». Таких заказчиков не слишком много, но, если предприятие нацелено на развитие, но оно рано или поздно заинтересуется услугой MPS.

Среди самых ярких наших историй успеха — проект по оптимизации инфраструктуры печати в крупной производственной компании. Руководство заказчика, помимо вопросов экономии, всерьез задумалось над экологией с точки зрения не только выбросов в атмосферу углекислого газа, но и комфорта сотрудников. В конце прошлого года они оснастили струйными устройствами HP PageWide офисные и складские помещения в Москве, внедрили систему управления печатью. Первые результаты уже оказались впечатляющими: экономия на обслуживании парка печати составила более 50%. В отличие от лазерных принтеров, новые устройства на пигментных чернилах не нагреваются, не пылят и не выделяют озон и углекислый газ. Проект признан успешным и планируются внедрения в других странах присутствия компании.

Для HP Inс. тема струйной печати как эффективной замены лазерной не нова, хотя для многих заказчиков она все еще остается новинкой. Однако мне кажется, что это будущее, которое уже не за горами.