Как быстро и без лишних затрат внедрить MDM-систему: кейс Фонда Сколково
Цифровизация часто приводит к усложнению ИТ-архитектур в компаниях и накоплению данных в различных информационных системах. Поэтому востребованность решений класса Master Data Management (MDM), помогающих централизовать и унифицировать данные, стремительно растет. Так, Фонд Сколково на базе решения Юниверс MDM смог быстро создать приоритетные справочники и выполнить их интеграцию с системами-потребителями. При этом все основные задачи выполнялись фактически силами одного специалиста, что позволило существенно сэкономить время и финансы. Рассказываем, что помогло Фонду Сколково успешно внедрить проект, с какими критериями он подходил к выбору вендора и какие главные выводы были сделаны по итогам проекта.
MDM-система в Фонде Сколково: первые шаги
Для Фонда Сколково первоочередной целью было наведение порядка в системе нормативно-справочной информации (НСИ). В организации много данных: Фонд работает с различными стартапами, помогая им выводить на российский и международный рынки свои продукты и услуги. Также Фонд является оператором, осуществляющим предоставление грантов по некоторым государственным программам. Сотрудникам фонда приходится постоянно работать с отчетностью в государственные органы.
На момент старта проекта в марте 2022 года большинство справочников в Фонде Сколково велось локально в каждой информационной системе.
Андрей Веневцев, директор (направление НСИ) департамента информационных систем и сервисов Фонда Сколково:
«Чтобы оценить масштаб задачи, перед стартом проекта в Фонде провели инвентаризацию объектов НСИ в информационных системах. В процессе было выявлено 400 справочников, большая часть из них - финансовые. Позднее выяснилось, что так как инвентаризация не включала обследование бизнес-процессов, в которых эти справочники используются, то по факту их количество оказалось в 2 раза больше».
На этом этапе была определена основная задача при внедрении MDM-системы: классифицировать объекты Фонда в аналитике и отчётности. Для этого нужно было централизовать ведение наиболее критичных для бизнес-процессов справочников. Задача осложнялась тем, что несколько десятков справочников нужно было получать из внешних источников. Кроме того, для нескольких ключевых справочников требовалось специально разработать методику их ведения, а также организовать процесс создания и изменения объектов НСИ не только сотрудниками Фонда из разных подразделений, но и внешними пользователями.
В крупных организациях часто одновременно используются различные информационные системы, при этом, как правило, каждая со своей собственной базой данных (ERP, CRM, ECM, MES и др.). В итоге внутри компании накапливаются огромные массивы данных, при этом часть информации дублируется, еще часть с течением времени теряет актуальность. Из-за этого появляются проблемы с использованием данных в управленческой отчетности, и как следствие – невозможность принимать эффективные стратегические решения. В этом случае руководству компании целесообразно задуматься о внедрении MDM-системы. За счет создания централизованной базы данных она становится единым источником правды для всех бизнес-подразделений. MDM-система минимизирует ошибки и дублирование информации, обеспечивает контроль качества данных, их очистку и стандартизацию. В конечном счете это приводит к увеличению эффективности бизнес-процессов, снижению операционных рисков и повышению конкурентоспособности.
Тонкости коммуникации
В Фонде Сколково разработали подробный план, который включал более 200 пунктов. В их числе - обследование бизнес-процессов Фонда и использующейся в них условно-постоянной информации, выбор и развертывание MDM-системы для справочников, ведение которых требуется централизовать, интеграция MDM-системы с системами-потребителями. Также была учтена необходимость регламентации ведения справочников и организации процесса их внедрения.
Едва ли не самым важным шагом на этом этапе было объяснение бизнес-пользователям Фонда Сколково, что такое система управления НСИ и зачем нужна регламентация процесса ее ведения. Если бы общего языка найти не удалось, это бы значительно затормозило внедрение MDM-системы.
Андрей Веневцев, директор (направление НСИ) департамента информационных систем и сервисов Фонда Сколково:
«В момент старта проекта весной 2022 года я был новым сотрудником Фонда Сколково. Мне пришлось ускоренно погружаться в бизнес-процессы Фонда. Параллельно я разрабатывал документ, который на понятом языке объяснял бы руководителям и пользователям, какую практическую пользу они получат от внедрения системы НСИ в организации. В документе была описана классификация объектов, этапы жизненного цикла, модель данных. Также в нем содержались инструкции, как выбрать схему ведения объекта НСИ, когда нужно централизовать ведение документов, что такое нормализация, как осуществлять ведение объектов НСИ после реализации проекта. Считаю, что документ сильно облегчил коммуникацию с бизнесом и реализацию проекта».
Приоритет за no-code функционалом
Чтобы выбрать ИТ-решение, которое бы максимально отвечало целям Фонда Сколково, сотрудникам, участвующим в проекте, пришлось погрузиться в изучение рынка MDM-систем в России. В общей сложности рассматривалось 15 решений. Среди ключевых критериев выбора: наличие успешных кейсов внедрения продукта, широкие возможности по интеграции, удобный вэб-интерфейс и наличие ряда функций современных MDM-систем, например, конструирование карточки записи, возможность иерархического представления объектов, настраиваемая система поиска и пакетные операции с записями.
Но едва ли не самым главным критерием было наличие в MDM-системе no-code функционала, в котором сотрудник даже без навыков программирования может управлять моделью данных справочника. При таком подходе можно очень оперативно создавать/изменять справочники, а также правила/проверки.
При этом в Фонде Сколково считают, что ответственность за любые изменения должна быть только у одного сотрудника. Так как он самостоятельно принимает решения об изменении модели данных и фактически сам же реализует решение – это существенно экономит время и трудозатраты.
Всем необходимым критериям, включая гибкий подход к лицензированию, соответствовала платформа Юниверс MDM - именно ее Фонд Сколково выбрал из имеющихся на рынке решений. Платформа предназначена для централизованного сбора данных из различных корпоративных и внешних систем с целью их дальнейшей нормализации – очистки, обогащения, классификации и стандартизации, устранения избыточности и дублирования.
После того, как был выбран продукт, в Фонде Сколково приступили к развертыванию мастер-системы. В нее были перенесены наиболее приоритетные для Фонда Сколково справочники, а также выполнена интеграция справочников с системами-потребителями.
Итоги и выводы
На данный момент общее количество реализованных в мастер-системе справочников достигает 92 единиц, они содержат около 620 000 записей. Выполнена интеграция с 9-ю информационными системами, 62 справочника раздаются из мастер-системы в системы-потребители. Также настроены процессы загрузки, обновления, преобразования, хранения, актуализации и использования 24 справочников Министерства экономического развития РФ. При этом часть атрибутов некоторых справочников заполняются внешними для Сколково пользователями в своих личных кабинетах на сайте.
На этом работа не заканчивается: далее планируется подключить к MDM-системе 16 новых справочников из внешних источников, а также около 30 новых справочников, необходимых для функционирования новых сервисов Фонда. Также в Фонде рассчитывают обеспечить нормативно-справочной информацией строящееся корпоративное хранилище данных (всего около 100 справочников). Эти и другие задачи в Фонде Сколково планируют выполнить до конца 2024 года.
Андрей Веневцев, директор (направление НСИ) департамента информационных систем и сервисов Фонда Сколково:
«Нужно четко понимать, что справочники сами по себе ценности для организации не представляют. Они ценны лишь в рамках процессов, в которых они используются. Мы можем говорить об успешном внедрении справочника, только когда он реализован в мастер-системе, встроен в системы-потребители, в которых он нужен и используется в прикладном бизнес-процессе. Именно поэтому мы сделали такой акцент на мастер-систему, не требующую навыков программирования для настройки модели данных и правил/проверок.
Внедрение справочников организовано следующим образом: если в фонде Сколково какой-то процесс автоматизируется или изменяется уже автоматизированный процесс, то техническое задание на изменения обязательно согласуется с человеком, ответственным за НСИ. Соответственно, если в бизнес-процессе требуется использовать условно-постоянную информацию, то необходимо описать справочник. Если ведение справочника нужно централизовать, то объект НСИ создаётся в мастер-системе и раздаётся в системы-потребители. В том случае, когда нужный справочник в мастер-системе уже существует, то просто настраивается интеграция данного документа.
В таком подходе есть несколько плюсов. Во-первых, команда погружена в бизнес-процесс в рамках автоматизации. Во-вторых, постепенно для всей организации реализуются целевые бизнес-процессы. В-третьих, всегда есть ресурс для выполнения настроек или разработок на стороне системы-потребителя, связанных с реализацией справочника».
Сайт DIS Group.
