Внедрили таск-трекер Kaiten за 1,5 месяца в авиационной инжиниринговой компании

Канбан работает только в диджитале? Мы с вами не согласимся: метод может быть полезен и на производстве среди инженеров и проектировщиков. Мы пообщались с техническим директором компании из тяжелого машиностроения, где пользуются Kaiten. В статье делимся, почему это оказалось удобно и как устроена работа на проектах.

Привет! Меня зовут Василий Пыжьянов, я технический директор в «Авиационном Консалтинге-ТЕХНО». Мы занимаемся тяжелым машиностроением и производством специализированной техники, например оборудования с ЧПУ для сборки самолетов. Каждый раз это индивидуальный проект, который длится несколько лет. В таких проектах, не имея единого инструмента и метода, сложно считать затраты, распределять время и в целом вести эффективный учет. Таблички не давали нужного контроля и полного понимания внутренних процессов, поэтому мы решили, что нужно внедрять новые инструменты. Рассказываю, как мы выбрали Kaiten и чем помогает Канбан-метод.

Как мы работали раньше

У нас в компании – около 80 сотрудников, которые находятся в разных подразделениях. Это конструкторы, технологи, монтажники, IT и сотрудники общих служб: бухгалтерия, экономисты, офис-менеджер.

Раньше каждый сотрудник предоставлял отчетность – заполнял таблицу по трудозатратам: фактически отработанным часам, плановым работам, командировкам и даже сверхурочным. Затем индивидуальные отчеты соединялись в один по всему подразделению, а я как директор получал эти файлы по отделам и собирал их в один большой сводный отчет в базе данных Access. Это отнимало почти целый рабочий день, а отчетность мы готовили дважды в месяц.

Каждый сотрудник указывал, какие работы и по каким проектам он сделал за отдельный период

Затем отчеты по сотрудникам вручную объединяли в сводный отчет подразделения

Все отчеты подразделения загружались в базу Access, после чего можно было отдельно делать тематическую статистику по нужным проектам

Графики по проектам вообще делали постфактум и подтягивали к отчетам

Когда у нас было всего несколько крупных и долгосрочных проектов, которые шли параллельно не менее года, система как-то работала.

Но у такого подхода было несколько весомых минусов:

• в отчетах возникали ошибки и было по несколько итераций правок, это снова отнимало время;
• о визуализации данных тоже не было речи – всё менялось очень быстро;
• часто я получал информацию в устных отчетах, но, чтобы посмотреть конкретные цифры, мне нужно было всё равно поднимать конкретный отчет.

Затем в августе-сентябре 2023 года у нас резко выросло число проектов – и ситуация с отчетностью резко стала хуже.

Вместо привычной нагрузки и одного-двух заказов мы получили семь крупных проектов на разных стадиях развития, при этом на каждый такой проект закладывается бюджет.

Если бы проект длился несколько месяцев, было бы проще: достаточно однажды зафиксировать траты. С долгосрочными так не получится: нужно регулярно учитывать трудозатраты, средства на закупки, изменения цен. Именно поэтому с ростом количества проектов у нас резко вырос и учет: времени сотрудников, единиц оборудования, общего числа задач.

Мы решили, что нужно вводить новую систему, чтобы корректно соотносить трудоемкость на проекте и в структуре задач внутри проектов.

Кроме трудозатрат, хотелось считать и прямые затраты, то есть стоимость оборудования. Мы покупаем комплектующие, что-то делаем по чертежам, что-то отдельно докупаем, собираем и продаем заказчику уже готовое оборудование. Но просто так сложно посчитать, что сколько стоило, особенно когда закупаешь в разное время, а не в одной партии.

Около двух недель мы искали подходящий инструмент, и все нужные нам решения нашли в Kaiten. Он закрывает наши задачи по учету ресурсов и помогает настроить бизнес-процессы.

Как прошло внедрение Kaiten

Когда мы внедряли Kaiten в работу, больших сложностей не возникло, потому что мы изначально ориентировались на несколько моментов.

1. Все операции в системе должны быть простыми и понятными. В Kaiten у нас так и вышло: чтобы пользователю создать задачу, ему надо просто ее перетащить. Я брал ноутбук и подходил к каждому человеку в компании, помогал разобраться, какие функции ему будут полезны. Дополнительно сделал несколько подробных инструкций, где прописал каждый этап. Везде были картинки, чтобы сотрудники понимали, на какие кнопки в карточках нажимать и в какие разделы заходить.
2. У меня были единомышленники – экономисты и бухгалтерия: Kaiten сделал их работу удобнее, всю информацию стало легче получить без кучи табличек. Экономисты проверяют, как сотрудники заполняют карточки по времени, полностью ли указывают свой рабочий день, как подтягивают задачи. А я постарался сделать, чтобы это было максимально удобно с точки зрения системы.

Я считаю, что внедрение прошло хорошо: сейчас у сотрудников нет вопросов, как работать в системе, все привыкли.

За время работы в Kaiten мы особенно отметили такие особенности:

• Возможность быстро включиться в работу.

На переезд в Kaiten понадобилось около месяца – от начала изучения продукта до полного перехода в систему. Я полагал, что понадобится целая команда для миграции, даже собрал ее: нас было четыре человека, которые готовились отвечать на вопросы сотрудников и разбираться с техническими особенностями инструмента. Это оказалось лишним: я справился самостоятельно.

Миграция данных в Kaiten заняла две недели, и еще две недели мы запускали систему в опытную эксплуатацию, параллельно со старой системой. Спустя полмесяца пилотного запуска мы исключили старую систему и стали работать в Kaiten полноценно.

Впоследствии мы добавляли функционал, например закупки, но базовый учет мы реализовали в течение месяца.

• Разработчик и заказчик – одно лицо.

Если хочешь сделать хорошо – сделай сам. Мы бы не уложились ни в месяц, ни в полтора, если бы привлекали еще кого-то для запуска системы. Ключевые особенности Kaiten – легкость и простота внедрения. Все функции запускаются быстро, нам удобно добавлять нужные настройки в систему. Мы не обсуждаем второстепенные вещи долго, и у нас нет затрат на коммуникацию между разработчиком и заказчиком.

• Гибкость системы.

Kaiten – это конструктор, из которого ты настраиваешь такое пространство, какое тебе захочется. Когда мы заходили в проект, я планировал вносить в учет только расписание проектов со стоимостью. Потом туда подтянулась трудоемкость, командировки, заказы, инструкции и так далее. Получил больше, чем ожидал, за счет гибкости. Например, нам нужно было пространство, где мы будем учитывать командировки. Организовать его получилось в Kaiten: выделили для них отдельную доску и настроили под себя.

В командировках сотрудники тоже работают, поэтому в отдельных карточках удобно указать данные, сохранить информацию о доплатах и сроках, отслеживать статусы оформления документов

• SaaS.

У нас не было затрат на развертывание и масштабирование: мы не закупали железо, оборудование, не нанимали дорогих специалистов, чтобы всё настроить, а просто пришли к Kaiten и получили рабочий инструмент. Все технические заботы с инфраструктурой берет на себя Kaiten – это очень удобно. А свои ресурсы мы можем потратить на что-то более важное.

Как сейчас устроены процессы компании в Kaiten

Закупки. В программу можно добавить плановую и фактическую стоимость, поэтому мы все закупки перевели в Kaiten. Закупки автоматом относятся к проекту на верхнем уровне – это удобно мне как проджект-менеджеру. Я могу просто открыть расписание проекта в 20–30 строках, и там будет всё актуально: понятно, на каком этапе закупки, где какие счета запросили, что именно покупают для проекта. Это мы смотрим на диаграмме Ганта.

На старте проекта мы задаем установки проекта, а Kaiten их собирает в единый отчет. Удобно, что автоматически считается прогресс по закрытым карточкам, – не перелистывая все задачи, можно узнать общий статус

Визуализация. У нас есть два типа пространств: для проектов и для отдельных подразделений. В пространстве подразделений видно, кто чем занимается: когда у кого отпуск, кто уехал в командировку или сидит на больничном.

Так же всё и с проектами. Любая работа в пространстве подразделения – это всегда дочерняя работа к какой-либо задаче проекта. Даже небольшие внутренние задачи вроде покупки принтера или создания стенгазеты у нас заведены в конкретный проект.

Так выглядит пространство проекта: в каждом есть несколько уровней

А так выглядит пространство подразделения

В иерархической структуре работа каждого сотрудника связана с задачами верхнего уровня

Очень удобно, когда из верхнего пространства проекта можно видеть работы пространства подразделения. Ты можешь открыть проект и увидеть всю иерархию задач. Мы даже закрыли возможность пользователям создавать задачи в принципе – достаточно в этой иерархической системе выбрать главную работу, которая создаст дочернюю.

На работы верхнего уровня накручивается вся базовая информация о проекте: стоимость этой работы в часах, в рублях, срок этой работы. Всё это мы синхронизируем с договорами.

В одном окне можно оценить трудоемкость и затраты

Так мы визуализировали все основные workflow, которые влияют на сроки и реализуемость проектов. Например, это закупка комплектующих

К пространству проектов доступы есть только руководителей проектов. Более того, руководители подразделений видят только свои работы, куда они явно назначены. Это финансовая информация, и на нее есть ограничения.

У обычных сотрудников тоже есть доски. Во всех подразделениях они одинаковые: спринт и бэклог. Они очень наглядные и простые: можно мышкой переносить карточки из одного статуса в другой. Есть автоматизация: например, если вы из бэклога перетаскиваете задачу в спринт, автоматически создается дочерняя задача. Все атрибуты копируются, иерархия соблюдается, можно даже делать сразу несколько дочерних задач.

По каждому подразделению для руководителя доступна общая картина в виде досок Канбан, кто из сотрудников чем занят сейчас. В левой части (МЭС.Backlog) находятся общие задачи, направленные в подразделение руководителями проектов. В правой части (МЭС.Sprint) – текущие задачи в процессе выполнения или недавно выполненные

Учет времени. У нас есть плановая трудоемкость: все сотрудники должны учитывать свое рабочее время (166 часов) в карточке. Экономисты и бухгалтерия это строго отслеживают, потому что у нас учет по проектам: даже если полчаса не заполнить, тебе позвонят и попросят тебя это сделать.

Система автоматически заставляет людей вносить свою трудоемкость, а Kaiten помогает ее правильно распределить по проектам и по задачам внутри проекта. Даже больничные, отпуска и командировки надо распределить в соответствующие карточки, чтобы время учитывалось верно.

В итоге у нас в программе есть вся важная статистика: по каждому проекту я знаю, сколько мы потратили ресурсов и денег. Всё в одном месте – не нужно собирать кучу табличек и отвлекать бухгалтеров с расчетами.

Главный результат внедрения – это экономия времени. Сейчас Kaiten только мне освободил минимум два рабочих дня в месяц: я больше не свожу все отчеты вручную. Раньше я делал всё сам, меня ждали как незаменимого сотрудника, а теперь многие задачи решаются автоматически.

Кроме того, после перехода в Kaiten у нас получилась удобная визуализация. И я, и руководители подразделений сразу видят, на какой стадии проект и чем заняты сотрудники. Больше не нужно ждать отчетов или отвлекать специалистов от работы, чтобы видеть движение процессов по проекту.

Расскажите, пользуетесь ли вы Канбан-методом в работе? Все ли сотрудники Это одобряют?