Онбординг: этапы и инструменты эффективного найма новых сотрудников в ИТ

Интеграция нового сотрудника в ИТ-компанию помогает избежать простоя, срыва дедлайнов, текучки кадров и финансовых потерь. Эффективный онбординг – залог высокой производительности и роста компании. Разбираем методы, которые помогут новичку легко и без стресса влиться в ИТ-проекты.

Что такое онбординг в ИT?

Если исходить от смысла слова, то онбординг – это условная «посадка» человека на борт. Фактически, это поэтапное погружение нового специалиста в рабочую среду компании, в которую он трудоустроился.

Это процесс интеграции новых сотрудников, ориентированный на максимально эффективное и быстрое введение в курс дел, освоение корпоративной культуры, рабочих инструментов, проектов и команды.

Почему так важно вкладывать ресурсы в качественный онбординг?

Когда человек приходит в компанию, он, как правило, находится на испытательном сроке. Но мы должны понимать, что в это время и сам сотрудник присматривается: какие в компании социальные нормы, выполняются ли договоренности, насколько эффективно выстроены процессы, какой градус эмоций сотрудников в целом, как относится руководитель к подчиненным и т.д.

Получается, что и компания проходит такой «испытательный срок» в восприятии человека. Именно в этот момент бизнесу выгодно вложиться в качественный онбординг для экономии бюджета в будущем.

Наем специалистов требует больших денежных инвестиций: поиск, работа HR-персонала, лицензии и т. д. Кроме того, это потерянное время и упущенные выгоды. Во время поиска сотрудника может быть простой или невыполнение задач, которые принесли бы компании прибыль.

Соответственно, если новый человек уйдет, то придется искать заново и снова вкладывать средства. Поэтому очень важно при найме эффективно вовлечь новичка в процессы внутри компании, мероприятия, таун-холлы, ретроспективы, планирование и т.д. Показать ему все памятки и алгоритмы, продемонстрировать процесс на примере реальной работы.

Есть еще одна выгода качественного онбординга. В сфере ИT, как и везде, работает «сарафанное радио». Когда люди планируют поменять место работы, они смотрят не только на оклад, а и на то, насколько вовлекают специалиста. Многие понимают, что первые три месяца будет непросто: ты привыкаешь к другим процессам, нормам и правилам.

Если в компании процесс интеграции выстроен хорошо, эта репутация быстро распространяется в мире ИT. Ведь все прекрасно знают, где есть онбординг, а где его нет. И в те компании, где этот процесс выстроен качественно, ребята идут намного охотнее.

На практике были случаи, когда перед новичком стоял выбор между высоким окладом и полноценной адаптацией. И специалисты выбирали второй вариант, который подразумевал поддержку наставника и руководителя.

Кто участвует в онбординге?

• Новый специалист;
• HR – специалист по работе с персоналом;
• Непосредственный руководитель;
• Наставник.

Этапы онбординга

Первый месяц:

1. Подписание документов

На этом этапе будущий сотрудник коммуницирует с кадрами, у него складывается первое впечатление: бардак или порядок, насколько все четко, автоматизированы ли рабочие процессы. Эти моменты формируют главное впечатление о том, куда попал новичок.

2. Знакомство с руководителем и наставником

Очень важно, чтобы сотрудник в первые часы после подписания документов познакомился с руководителем и наставником. Это может быть один человек, совмещающий две роли. Наставник его поприветствует, введет в курс дел, расскажет о правилах, культуре компании и о том, какие у него ожидания.

3. Ознакомление сотрудника с регламентами компании

На этом этапе наставник и HR присылают новому сотруднику все необходимые регламенты для ознакомления. Новичок их изучает, чтобы не нарушить внутренние правила компании.

4. Знакомство с командами и со всеми, с кем новый сотрудник будет контактировать

Важно представить сотрудника, рассказать коллективу, чем он будет заниматься, какие у него компетенции и полномочия. Здесь и сам новичок узнает, кто и за что отвечает, к кому можно при необходимости подойти.

5. Погружение в первые задачи

Этап работы над первыми вводными задачами, на котором новый сотрудник выполняет несложные базовые задачи ознакомительного характера. Ну и, конечно же, в это время важным инструментом онбординга станет обратная связь от наставника и коллег.

Второй месяц

Работа над более сложными задачами

Теперь сотрудник работает с большей мощностью, но не более, чем на 70% от своих возможностей. Здесь начинаются более сложные, расширенные уровни коммуникации: face-to-face встречи с руководителем, со сбором фидбеков и от самого сотрудника.

Третий месяц

Завершающий этап

Здесь новый сотрудник работает более чем на 70% мощности. Мы смотрим на его производственные и профессиональные возможности, формируем представление, насколько компания готова дальше с ним работать.

Здесь важно получать обратную связь от самого новичка: насколько он готов продолжать взаимодействие, строить партнерские отношения с работодателем.

Инструменты онбординга

1. Система для автоматизации подписания документов. Даже если путь подписания требует человеческих ресурсов, то автоматизация все равно должна быть в большей или меньшей степени.
2. Welcome-встреча с HR. Рекрутер рассказывает о руководителе и наставнике, знакомит с правилами корпоративной культуры.
3. Welcome-тренинг. Он проходит для всех сотрудников, которые устроились в компанию за последние две недели. HR для них проводит одну общую встречу, где развернуто рассказывает об особых правилах, регламентах, мероприятиях.
4. Обратная связь. Без нее невозможно провести эффективный онбординг ни для сотрудника, ни для наставника. Это важный инструмент, которым позволяет понять, какие ожидания у самого сотрудника и руководителей.
5. Приветственный бокс. Обычно он содержит календарь, записную книжку, ручку с логотипом. Некоторые компании добавляют в него футболки, толстовки, рюкзаки, стикерпаки, которые можно наклеить на ноутбук.

Наставничество – идеальный способ интеграции

Поддержка новичков является одним из показателей репутации. Новый сотрудник как путник в тумане: без карты и компаса ему не добраться до цели. В этом случае нужен человек, который будет показывать все до мелочей.

Наставничество обеспечивает плавный переход и адаптацию к новой рабочей среде. Наставник, будучи опытным членом команды, действует как первый помощник, советник и источник поддержки для новичка. Он помогает ориентироваться в рабочих процессах, командных и проектных задачах, предоставляет техническое руководство, программное обеспечение и методологии разработки.

Очень важно не оставлять человека без поддержки, потому что переход на новую работу обычно сопровождается стрессом. Тогда наставник становится тем доверенным лицом, готовым поддержать и ободрить, помочь преодолеть трудности.

Главное преимущество наставничества – индивидуальность. Оно позволяет адаптировать процесс онбординга под потребности и темпы обучения конкретного сотрудника. Это укрепляет приверженность компании, поскольку новичок чувствует заботу и внимание к своему развитию.

Автоматизация онбординга

Автоматизированная система подписания документов, хорошая база регламентов, своевременные welcome-встречи, проведение ревью выполненных задач, отчетов, сбор обратной связи как от команды, так и от нового сотрудника – все это позволяет выстроить эффективную систему.

Задача системы – работать с минимальным участием человека: поставить событие в календаре заранее, сформировать встречу по итогам недели, первых месяцев, выставить напоминания. Например, система вовремя оповещает заданных по электронной почте лиц предоставить фидбек о сотруднике.

Важно получить итоговую обратную связь за две недели до окончания испытательного срока, потому что согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, если специалист не прошел испытательный срок, нужно сообщить об этом специалисту за 3 дня до его окончания.

Автоматизированные системы позволяют все делать унифицировано и быстро. Руководители, наставники достаточно занятые люди, они выполняют еще и свои обязанности. Такие системы очень хорошо разгружают их. При этом можно посмотреть наглядно, какой фидбек был через неделю онбординга, через месяц, два, три.

Трудности онбординга

Иногда компаниям сложно выделить наставника, нанимающего менеджера, особенно если отсутствует автоматизация. Специалистам, которые и без того загружены текущими задачами, приходится помнить обо всех встречах, своевременном сборе обратной связи, составлении опросников. Нужно выделять на это большое количество времени.

Например, если вы не дали необходимых регламентов, нет базы данных, сотрудник вероятнее всего совершит ошибки. Потом он скажет, что вы не дали ему информации. И это будет справедливая претензия.

После у сотрудника останется неприятный осадок и впечатление, что с него требуют что-то необоснованное. Оказывается, что информация есть, но ему об этом никто не сказал. Это проблема наставника, либо рекрутера, в зависимости от того, какой регламент не предоставили, какой эксцесс случился. В этом смысле, избежать ошибок онбординга помогают автоматизированные системы и базы данных.

Задержится ли специалист надолго?

Первые три месяца – это главное впечатление. Его уже не изменить, оно сильно накладывает отпечаток на дальнейшее взаимодействие с компанией.

На практике, если в рамках онбординга все было хорошо, но потом в компании начались трудности, новый сотрудник помня о том, какое было отношение к нему в начале, легко справлялся со сложностями и смотрел на ситуацию с позиции: «это временно, такое случается».

Когда интеграция проходит со сложностями и дальше в компании появились проблемы, сотрудник быстро и без колебаний уходит. Он вероятно скажет: «У вас в период онбординга были постоянные проблемы, а сейчас тем более». В критической ситуации отток специалистов может разрушить компанию.

Качественный онбординг помогает оставить людей в компании даже в период сложных потрясений, когда компания не может платить премии и повышать грейды. Специалисты будут верить в работодателя и оставаться в компании, что, несомненно, окажет поддержку в непростой период.

Как проверить, что адаптация прошла успешно?

Отличный способ оценить эффективность онбординга – чек-листы. У каждого новичка должен быть список, дорожная карта того, что необходимо сделать в первый, второй и третий месяц.

Важна обратная связь от самого сотрудника. Например, опросники, где он на каждый вопрос даст ответы, либо сам пишет текстом, что было хорошо, а что нет.

Сбор информации и обратной связи от наставника и руководителя, от специалистов, которые контактировали с новичком. Каждый из них даст свою оценку о том, на какой уровень вышел сотрудник по итогу 3 месяцев, насколько он выполнил пункты по чек-листу.

И конечно, это встречи face-to-face с руководителем и наставником, с рекрутерами и другими ключевыми специалистами.

Онбординг – это взаимовыгодный процесс, который помогает и новичкам, и бизнесу. Важный шаг к успеху – создание дружественной и поддерживающей атмосферы, четкий план обучения и введения нового сотрудника в рабочие процессы. Если все это хорошо работает, адаптация пройдет без стресса, а сотрудник вольется в проекты и останется в компании надолго.