ERP по карману: финансовая сторона внедрения

Дмитрий Кичко, генеральный директор «Эдит Про» (Группа «Борлас»)

Одна из принципиальных ошибок заказчиков – настаивать на получении точной финальной стоимости на самом старте ERP-проекта, чуть ли не в первый день сотрудничества. Расчет цены такого внедрения – процесс непростой. Дмитрий Кичко, генеральный директор «Эдит Про» (Группа «Борлас») раскрывает принципы ценообразования.

Два пути

Компании отличаются по сфере деятельности, размерам, задачам, которые хотят решать с помощью автоматизации. Распределение средств по статьям бюджета и этапам ERP-проекта будет отличаться в зависимости от специфики бизнес-модели, структуры процессов и, конечно, масштабов автоматизации.

Тем не менее, существует два основных сценария внедрения ERP с точки зрения бюджета:

1. Бюджет может быть строго ограниченным, фиксированным и неизменяемым параметром, в пределах которого придется оперировать со старта до завершения проекта. Такая ситуация часто встречается при прямой работе с госзаказчиками или предприятиями, аффилированными с государством. Гибкости в плане трат на проект здесь практически нет, однако за счет выстраивания грамотной архитектуры итогового ERP-решения можно обеспечить заказчику весь необходимый функционал в базовом исполнении на очень высоком уровне качества.

2. Предусматривается возможность корректировок по ходу выполнения проекта в пределах, оговариваемых на стадии предварительного планирования. Этот сценарий чаще встречается на проектах в коммерческих структурах. Нужно понимать, что количество возможных итераций и их объемы – не бесконечные величины, и ограничения все равно существуют, но уровень гибкости при таком подходе к бюджетированию существенно выше.

На практике почти во всех более-менее масштабных проектах понимание стоимости формируется по мере аудита исходного состояния бизнес-процессов и ИТ-ландшафта в перспективе движения к необходимой модели.

Происходит анализ существующих бизнес-процессов к матрице ERP-системы с учетом объемов их потенциальной трансформации и внедрения с максимальной пользой для работы компании. Именно размер трансформации процессов в конечном счете определяет объем, сроки работы по проекту и его итоговую стоимость.

Рецепт хорошего бюджета

Для качественной проработки бюджета следует обратить внимание на следующие моменты:

Разработайте подробный план проекта

Подробный план – залог успеха. В нем должны быть указаны объем работы, сроки и планируемые результаты для каждого этапа. Это поможет эффективно управлять расходами и обеспечить соблюдение графика.

Неадекватное планирование может привести к задержкам, превышению бюджета и недостижению желаемых результатов. Избежать этого можно только через качественную подготовку на самых ранних этапах проекта путем анализа и оценки ресурсов.

Определите рамки

По возможности следует со старта определить рамки проекта и придерживаться их – какие направления, процессы и модули будут затронуты автоматизацией, в каком объеме и т.д. Это поможет лучше контролировать изменение объема работ и понимать размеры потенциальных корректировок.

Определите ключевые функции внедрения

Сосредоточьтесь на реализации ключевых функций, которые наиболее важны для успеха проекта. Это поможет направлять расходы на самые важные участки в приоритетном порядке и обеспечит своевременное выполнение проекта в рамках бюджета.

Информируйте заинтересованные стороны

Постоянно информируйте заинтересованные стороны о ходе проекта и любых изменениях в объеме или бюджете. Это поможет укрепить доверие и убедиться в том, что все находятся на едином уровне понимания происходящего. Больше осведомленности – больше прозрачности – меньше неожиданностей по ходу работ. В итоге больше шансов на выполнение бюджета.

Конечно, важную роль играет поэтапный подход к внедрению – это один из важнейших инструментов контроля выполнения бюджета. Отслеживание работ по этапам помогает выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях и своевременно их устранить, в том числе путем корректировки бюджетных статей.

Скрытые опасности

С точки зрения бюджета ERP-проект может столкнуться со следующими проблемами.

Недооценка затрат

Проекты внедрения ERP могут быть сложными и трудоемкими. Недооценка необходимых ресурсов приводит к перерасходу бюджета по мере реализации.

Кастомизация

Чем больше дополнительных настроек требуется для ERP-системы, тем дороже будет стоить внедрение. Настройка может потребовать дополнительного объема кода и тестирования.

Обучение

Одна из основных проблем при внедрении ERP – сопротивление изменениям со стороны сотрудников. Они могут опасаться, что их рабочие места будут сокращены или их роль существенно изменится. Уровень сопротивления можно снизить только через разъяснительную работу – тренинги и семинары.

Эти мероприятия необходимо заложить в бюджет, как и в целом процедуру обучения персонала для обеспечения надлежащего использования системы. Все это требует много времени и средств, но без качественного обучения смысл внедрения может практически обнулиться.

Миграция и качество данных

Миграция данных может быть сложным и трудоемким процессом, особенно если необходимо перенести большой объем. Ее стоимость может быть значительной, при этом именно миграцию данных часто недооценивают в бюджете.

Важную роль играет качество данных – если внезапно выяснится, что у заказчика данные для внедрения ERP ненадлежащего качества или отсутствует возможность интеграции с их источником, это может сорвать весь проект и привести к обнулению эффекта от потраченных средств.

Чтобы обеспечить точность данных, важно провести их проверку до начала внедрения.

Интеграция с другими системами

Интеграция ERP-системы с другими системами может стать серьезной задачей, в том числе с точки зрения стоимости. Сложность такой интеграции может повлиять на общий бюджет через необходимость решать непредвиденные проблемы, что еще больше увеличит расходы.

Форс-мажор для ERP

Увы, всегда существует и вероятность форс-мажора. Применительно к ERP-внедрениям таковыми могут стать корректировки законодательства, которые меняют бизнес-процессы в отрасли, вводят новые форматы учета и отчетности, а в редких случаях приводят к закрытию некоторых направлений бизнеса.

Невозможно предусмотреть все варианты развития событий с точностью, которая позволила бы полностью избегать попадания в подобные ситуации. Оставаться в курсе законодательного регулирования отрасли, в которой работает компания, – важная и обязательная задача как руководства заказчика, так и интегратора.

Другой вариант форс-мажора: проявления обязательной корпоративной политики автоматизации в филиалах. Например, из материнской компании в дочерние спускается директива об обязательном переходе на определенную систему учета ресурсов – единую и централизованную, а филиал уже внедряет свой ERP-инструмент.

Такие вещи предусмотреть значительно труднее, чем законодательные изменения, поэтому придется повториться – для сохранения бюджетных средств компании следует проводить максимально тщательную подготовку, которая включает в себя и выявлением подобных вероятностей.

Самые главные условия для преодоления всех потенциальных проблем: открытость взаимодействия всех сторон проекта, вовлечение сотрудников, тщательный анализ данных, четкая стратегия интеграции, участие опытных консультантов и согласованные приоритеты критических компонентов.