Эффекты автоматизации мониторинга обязательств по договору
Доклад «Управление обязательствами при исполнении договоров» Анатолия Ткаченко интересен прежде всего тем, что это рассказ функционального заказчика, а не ИТ-специалиста. Он контрактный специалист. С 2019 года - в компании ПАО «Газпром нефть», с 2021 года - руководитель проектов ООО «Газпромнефть-Снабжение».
Масштаб «Газпром нефти» впечатляет: в работе около 3000 критичных высокостоимостных договоров, в управлении которыми участвуют 1700 сотрудников. Причем число договоров явно будет расти, а вот число сотрудников увеличивать не желательно.
Управлять договорами сложно: цены растут и сроки сдвигаются, достаточно много договорных обязательств, о которых надо не забыть и ничего не пропустить. В ходе исполнения договора также необходимо контролировать, сколько денег по данному договору осталось «на сегодня».
ИТ-решение построено на базе системы управления инвестиционными проектами «Газпромбанка». В ней был модуль управления договорами, который развили до самостоятельного инструмента. Это полностью внутренняя разработка, облачное решение, размещенное в частном облаке «Газпромбанка». Потребовалось много сложных интеграций с другими приложениями, и, конечно, перенос данных из многочисленных Excel-таблиц в единую базу был непрост. Проекту внедрения предшествовал организационный проект упорядочивания управления договорами.
Каковы результаты? Анатолий Ткаченко сообщил, что на 7% сократилось число случаев неоправданного изменения цен и сроков. Снижены затраты на сбор аналитики и составление отчетов по договору. На 5% снизился объем штрафов по договорам. Поэтому экономия достигается за счет экономии трудозатрат сотрудников. На 18% снизилось среднее время доступа к отчётам по договорам. Процесс управления договором стал прозрачным. До 3 минут сократилось время доступа к информации по договору. Теперь сам руководитель может найти все необходимые данные в виджетах и принять решение, не нужно занимать сотрудников требованиями подготовить нужную таблицу. Все это позволило сильно снизить затраты. Число обязательств, которыми управляет компания, значительно выросло.
