Платформа ЮЗ ЭДО позволяет полностью оцифровать весь процесс работы с документами

Редакция Global CIO обсудила с генеральным директором «Цитрос» — Кириллом Соколовым - тренды российского рынка СЭД/ECM/ЭДО, критерии выбора поставщика, роль государства как регулятора, а также сегодняшний рост рынка ЭДО и его перспективы.

 1.    Эксперты отмечают рост рынка ЭДО. Как вы считаете, с чем это связано?

На 10-12% ежегодно рынок СЭД/ЕСМ растет уже давно, а вот рынок ЭДО, по нашим оценкам, растет быстрее – в 2022 году этот показатель составил 20%. К факторам роста именно рынка ЭДО можно отнести:

• Развитие законодательной базы: государство активно стимулирует переход на ЭДО, планомерно расширяя области применения цифровых документов, внедряя маркировку товаров, новые форматы электронных документов и т.п.
• Например, при работе с товарами, подлежащими маркировке, использование ЭДО обязательно. Каждый год добавляются новые категории маркируемых товаров, и это заставляет производителей, дистрибьютеров и продавцов этих товаров переходить на ЭДО, если они его ещё не используют. За последний год, например, стали маркировать воду, слабоалкогольные напитки, шубы, жидкости для электронных сигарет.
• Продолжающаяся цифровая трансформация: бизнес прочувствовал, что ЭДО действительно эффективнее, быстрее, экономнее процессов на бумаге. Кейсы наших заказчиков показывают, что общая экономия при переходе на ЭДО может достигать сотен миллионов рублей. Например, один из наших заказчиков, в штате которого работают около 10 тысяч человек, рассчитал, что за год экономия составляет около 700 миллионов рублей. Это происходит за счет ускорения процессов, снижения потерь документов, снижения расходов на печать и хранение, снижения штрафов за не предоставленные вовремя документы и т.п.
• Рост доверия к электронным документам: постепенно нарабатывается опыт ЭДО и уходят опасения компаний и клиентов, что ЭДО ненадежен. Многие участники рынка (и юрлица, и физлица) теперь даже предпочитают ЭДО, нежели чем бумажные документы. У одного из наших заказчиков, например, количество контрагентов на ЭДО сейчас близко к 100% и составляет около 50 000, а количество документов по ЭДО выросло за год на 30% - до ~370 000 документов за месяц

2. Почему понятия СЭД и ECM становятся всё ближе друг к другу?

Исторически в России больше используется понятие СЭД. Наименование ECM пришло к нам из-за границы. ECM, конечно, более емкое и обширное понятие, но за последние 25 лет возможности российских СЭД настолько расширились - от простой регистрации документов к автоматизации любых процессов работы с документами -, что они стали близки к ECM.

Но и СЭД и ECM – это системы, ориентированные внутрь компании, и поэтому теперь стали часто использовать понятие ЭДО. Системы ЭДО позволяют полностью оцифровать весь процесс работы с документами, включая в него не только внутренний документооборот, но и внешний документооборот с контрагентами и регуляторами, а также хранение электронных документов.

Есть также и понятие ЮЗ ЭДО – юридически значимый ЭДО, который используют, чтобы показать, что всем электронным документам в платформах ЮЗ ЭДО можно доверять.

3. Как вы оцениваете роль государства в формировании рынка СЭД?

Роль государства как главного регулятора и крупнейшего потребителя, безусловно, растет.

Именно на рынке СЭД она может быть не столь велика, а вот на рынке ЮЗ ЭДО государство является ключевым драйвером.

Утвержденная в конце 2020 г. правительственная «Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» определила цели, задачи и основные принципы развития юридически значимого электронного документооборота между участниками электронного взаимодействия. В рамках реализации этой стратегии за последние годы открылись большие ниши для развития ЭДО в новых областях. Например, транспортные документы, которые планируют сделать обязательными в электронном виде в ближайшие год-два. И это уже серьезно стимулирует бизнес готовиться к этому событию, развивая свои информационные системы. Или кадровый электронный документооборот, рынок которого «выстрелил», как только государство разрешило работать с кадровыми документами в электронном виде.

Каждая новая инициатива государства дает новый виток развития рынка. Иногда первична государственная инициатива, и она подтягивает за собой технологии, а иногда государство лишь фиксирует уровень технологической зрелости.

4. Какие изменения произошли в вашем пакете предложений рынку, на чём сейчас делаете особый акцент?

Компания «Цитрос» разработала комплексное решение «Платформа ЮЗ ЭДО», которое полностью отвечает условиям рынка при переходе на полностью цифровые процессы работы с документами.

Мы рассматриваем ЭДО не просто как одно из направлений автоматизации, а как фундамент цифровой трансформации предприятий и организаций. Переход на электронный документооборот является необходимым шагом к полноценному переходу на цифровые процессы, поскольку он позволяет:

• Устранить «бумажные разрывы» – те участки процесса, где по-прежнему используется оригинал бумажного документа.
• Организовать работу с цифровым документом по всем направлениям деятельности предприятия (кадры, логистика, финансы, управление и пр.).
• Обеспечить юридическую значимость цифрового документа на всех этапах жизненного цикла.

Платформа ЮЗ ЭДО позволяет вынести все сервисы и автоматизацию одинаковых процессов разных функциональных областей документооборота в единое решение.

Пакет ИТ-продуктов «Цитрос» включает набор решений для управления юридически значимым электронным документооборотом (Цитрос ЮЗ ЭДО), кадровыми процессами (Цитрос КЭДО), электронными архивами (Цитрос Архив) и другим корпоративным контентом.

Если говорить о перспективах до 2-х лет, то планируется развитие Платформы ЮЗ ЭДО с применением технологий ИИ и RPA, механизмов автоматического развертывания, поддержки многоязычности, сервисов трансграничного ЭДО и другое.

5. Могли бы вы назвать критерии выбора СЭД?

Ключевым критерий выбора поставщика СЭД является, в первую очередь, надежность команды, объем выполненных проектов, территориальное присутствие, профессиональная поддержка развития продукта вендором, ясный и понятный роад-мэп расширения функционала и пр.

К слову, опыт команды «Цитрос» в СЭД/ECM/ЭДО насчитывает более 20 лет.

Выбор платформы СЭД/ЭДО, как правило, осуществляется на десяток и более лет. Таким образом, важно, чтобы у вендора была долгосрочная стратегия развития продукта и возможность привлекать в развитие продукта инвестиции.

Дополнительные параметры более технологические, к ним можно отнести:

• Возможность работы с любыми документами (договорными, кадровыми, финансовыми и т.п.) от создания до обмена с контрагентами/сотрудниками и последующего хранения.
• Стоимость и скорость внедрения, стоимость последующего развития и обслуживания (т.е. стоимость владения на длительном этапе эксплуатации).
• Присутствие в реестре российского ПО.
• Возможность самостоятельной настройки, доработки, поддержки.
• Технологические параметры системы: гибкость, масштабируемость, интеграции с другими корпоративными ИС и т.п.

6. Какие перспективы развития рынка СЭД вы готовы спрогнозировать?

Рынок ЭДО будет активно развиваться за счет подключения большего количества организаций и их сотрудников, поддержки новых видов документов и их форматов (например, фокус ближайшего года-двух – это электронные перевозочные/транспортные документы и КЭДО).

Наконец, думаю, будет принят закон об архивном хранении электронных документов, который даст новый толчок развитию рынка электронных архивов.

За счет внедрения ЦБ цифрового рубля возникают новые возможности использования смарт-контрактов и цифровой трансформации договорных отношений и ЭДО. Из стадии хайпа перейдут в стадию зрелости и будут активно использоваться технологии интеллектуальной обработки текстов и роботов-помощников.

Реклама citros.ru