Рынок СЭД. Жизнь после хайпа

Технология электронного документооборота существует уже более 20 лет, и за это время она прошла все этапы «цикла ажиотажа» — Hype Cycle, и, пережив пик завышенных ожиданий и пройдя долину разочарований, вышла на плато продуктивности. Все, дальше хайп заканчивается. За этим горизонтом (там, где на рисунке начинается синяя пунктирная линия) технология перестает интересовать широкую публику, поскольку она становится обычной «рабочей лошадкой», о которой уже ничего интересного сказать нельзя.

Источник – Gartner, 2003 

Когда технология достигает полной зрелости и поддерживает тысячи предприятий и миллионы пользователей, ее реклама обычно исчезает. Только несколько специализированных журналов продолжают освещать новые аспекты ее внедрения и использования.

В этот период происходит коммодитизация, то есть за счет постоянного совершенствования технологии, продукты становятся все более и более похожими — с точки зрения качества, возможностей, технических характеристик — и потребителю становится безразлично, продукт какой марки покупать (так как с его точки зрения все они одинаковые). Именно это и происходит сейчас с СЭД.

Для вендоров это означает переход на другой уровень конкуренции — побеждать надо не количеством уникальных «фич», а качеством продукта и сервиса, и, конечно же, ценой. Для них это ситуация новая и они к ней определенно не готовы и все продолжают на презентациях рассказывать давно известные банальности. А вот, например, поставщики шпал всю жизнь работают в таких условиях — все заводы выпускают одинаковые изделия — и как-то живут!

ИТ в ответе за все

Мир перевернулся! В то время как поставщики изо всех сил пытаются «продавать бизнесу», пробиваясь напрямую к руководству и всячески игнорируя местных айтишников, центр принятия решений сместился в сторону ИТ — но это еще не все поняли.

Метод продаж через бизнес успешно работал, пока вместе с новым софтом разработчики несли новые идеи — пока руководителям служб ДОУ и начальникам канцелярий надо было долго рассказывать, насколько их жизнь изменится к лучшему после перехода на электронный документооборот и что отказаться от бумаги это не страшно. Такие продажи действительно делаются только с позиции внешнего консультанта, голос внутренних «автоматизаторов» едва ли будет услышан.

Сейчас про СЭД все всё знают, агитировать никого не нужно, нужно просто выбрать систему, которая лучше впишется в ваш ландшафт — а это как раз зона ответственности ИТ. Так что совершенно логично, что «канцелярия» (условно назовем так всех функциональных заказчиков документооборота) может доверить окончательный выбор системы ИТ-службе.

И это очень хорошо, что все СЭД сегодня более-менее одинаковы — поскольку пользователи меняют места работы и, приходя в новую организацию, им не надо обучаться чему-то принципиально новому, нужно лишь освоить какие-то нюансы интерфейса другой системы документооборота и местные правила. А базовые знания у них уже есть, и они инвариантны относительно конкретной системы.

Воронка выбора СЭД

Итак, как же выбирать СЭД на зрелом рынке, когда прежняя методология, основанная на сравнении функциональных характеристик, больше не работает?

Можно предложить следующий подход:

• Типовой набор функциональных характеристик используется как входной фильтр идентификации продуктов, соответствующих определению «СЭД». Причем на этом этапе достаточно будет укрупненных функций типа регистрация документов, поиск, постановка задач и контроль исполнения. Всего сейчас на рынке представлено более 30 систем.
• Далее, чтобы сузить воронку, можно оценить удобство использования и внешний вид интерфейсов СЭД (здесь неизбежен элемент субъективности, но этого не следует слишком опасаться, это нормально — вам же этой системой пользоваться, выбирайте не только умом, но глазами).

После первых двух этапов в поле вашего зрения, скорее всего, все равно останется десятка полтора систем, каждая из которых вполне способна удовлетворить функционального заказчика. Поэтому в дальнейшем ответственность за выбор СЭД можно делегировать ИТ-отделу. Ему остается выбрать тот продукт, который со своей ценой вписывается в ваш бюджет и будет соответствовать по всем другим параметрам.

P.S.  Это не готовая методика, которую можно брать и использовать, а скорее попытка рационализации процесса выбора СЭД в условиях зрелого рынка. Будем благодарны, если Вы поделитесь своим опытом выбора СЭД в комментариях!