СЭД/ECM – 2016: Кризис кризисом, а работать все равно надо

Ситуация в стране такова, что любые прогнозы, кроме негативных вызывают если не откровенный смех, то уж скептическую улыбку точно. Рынок СЭД не обладает никакими чудесными свойствами, что позволило бы ему расти, когда все вокруг падает. Поэтому кратко подведем итоги года минувшего, и не будем гадать на кофейной гуще, о том, на сколько вырастут продажи СЭД в 2016 году в рублевом выражении – едва ли это кому-то интересно, кроме бухгалтеров и ФНС. Лучше сосредоточим внимание на технологиях и практике использования СЭД, чтобы наметить пути дальнейшего развития.

Итак, по оценке TAdviser, в 2015 года российский рынок СЭД/ECM-систем покажет положительную динамику иможет достичь отметки в 37,8 млрд руб., однако рост будет немного меньше, чем в 2014-году – на уровне 9-10%.

Много это или мало? Если бы это была некая одна компания, которая занималась СЭД, то она заняла бы в рейтинге Forbes"200 крупнейших частных компаний России" примерно 157-е место по выручке. Вроде и неплохо – наш сегмент хотя бы заметен на общем фоне. Но с другой стороны, выручка одной только Mail.RuGroup (за 2014 г.) составила 32,3 млрд. руб.

Поскольку на 2016 год пока не видно поводов для оптимизма, примем как рабочую гипотезу, что рынок останется примерно на том же уровне или понизится. Морально к этому готовы и поставщики, и заказчики. Мы входим в режим экономии – новых больших проектов будет мало, скорее всего, бюджеты заказчиков пойдут на поддержку и модернизацию существующих систем. Картина не очень радостная, но уж какая есть.

Отечественное vs. импортное

Эта вечная дилемма не получила финального разрешения даже в эпоху импортозамещения. И не получит, потому что политические коллизии способны лишь немного сместить баланс в ту или в другую сторону, но никак не отменяют технических резонов выбрать отечественную разработку или импортный продукт. Западные ECMотнюдь не исчезли с российского рынка, более того, ряды их пополняются, несмотря на причитания про кризис и на широкий выбор систем от российских разработчиков.

Почему так? Потому что сохраняется большой технологический разрыв между нашими СЭД и западными ECM. Наших коллег за рубежом занимают сегодня совсем другие вещи, совсем не то, как входящие входят, а исходящие исходят. На повестке дня Интернет вещей, управление цифровыми правами, когнитивные имультиагентные системы, архивирование любой информации, многоканальность – все это есть "цифровая трансформация", формирование нового экономического уклада, основанного на возможностях ИТ.

Если смотреть только по функциям управления документами и задачами – да, наши системы вполне конкурентоспособны по сравнению с западными. И возникает резонный вопрос: "Зачем платить больше?" Действительно, незачем, когда вам нужно в рамках ограниченного бюджета решить конкретную задачу. Но если предстоит выбрать платформу для управления информацией уровня enterprise–тут стоит подумать. Выбор зависит от ваших планов, амбиций, сложности ИТ-ландшафта, масштаба бизнеса и, не в последнюю очередь, от толщины кошелька.

Слова, которые мы никак не выучим: e-Discovery, IRMи другие

Не стоит зацикливаться только на автоматизации операционной деятельности – на всяких там согласованиях договоров, утверждении счетов к оплате, обработке обращений граждан и т.д. Конечно, это все нужно и полезно организациями, но возможности технологии ECMэтим не исчерпываются. Есть еще несколько классов решений, которые до сих пор кажутся российским заказчикам экзотическими, хотя они уже давно широко используются зрелыми компаниями.

Прежде всего, возьмем e-Discovery. В узком смысле это обнаружение документов, которые могут использоваться как доказательства в суде. Причем это могут быть не обязательно официально зарегистрированные входящие, исходящие или внутренние документы. Любой документ, содержащий информацию, достоверность и аутентичность которого можно подтвердить, будет принят судом. Увы, люди часто не задумываются, что какой-то документ может представлять ценность и не сохраняют разные чеки, квитанции и письма. То же самое случается и в организациях – документы, которые могли бы укрепить вашу позицию в споре, не сохраняются.

Если вы нечаянно выбросили какую-то бумажку, тут уж ничего не поделаешь – невозможно все контролировать. Но в случае электронных документов задача поддается автоматизации. Для этого весть информационный поток – документы, электронная почта, текстовые сообщения и другие записи обрабатываются специальным сервисом, который автоматически выделяет из этого потока те фрагменты информации, которые могут иметь ценность и регистрирует их в системе. Получается некая "всевидящая канцелярия". Например, если электронное письмо содержит название вашего контрагента, номер счета, расчет скидки или комиссионных, то сервер e-Discoveryего обязательно обнаружит, снабдит метаданными и сохранит в системе, как это сделал бы сотрудник канцелярии, если бы это письмо было отправлено обычным образом в виде исходящего документа.

Другая технология, которая кажется пока диковинной нашим заказчикам это IRM–InformationRightsManagement. Для большинства клиентов кажется аксиомой, что обеспечить управление доступом к информации можно только внутри корпоративного периметра. С другой стороны, постоянно возникает потребность переслать документ наружу – партнерам, клиентам, аудиторам, консультантам, журналистам, да и мало ли кому еще! При этом вам бы не хотелось терять контроль над доступом у своей информации даже за пределами периметра.

В мире бумажных документов задача решается просто – на документ ставится гриф, печатается определенное число его экземпляров и каждый учитывается отдельно. Оказывается, уже давно есть технологические решения, которые реализуют нечто подобное и для электронных документов, причем не сковывают вас обязательной доставкой пакетов фельдъегерской службой. IRM-система работает как составная часть ECMили отдельно. Файл документа может быть передан адресату хоть по обычной электронной почте, однако доступ к содержимому будет ограничен только определенному кругу лиц на определенное время. Функциями доступа также можно управлять – кроме, собственно, просмотра, можно разрешать или не разрешать копировать (copy/past), делать снимки экрана (screenshots), печатать или сохранять документ. Более того – любая активность получателя документа будет фиксироваться в лог-файле на вашем сервере.

e-Discoveryи IRM– это всего лишь два примера технологий, расширяющих функциональность ECMза привычные рамки.На карте ECM, подготовленной ассоциацией AIIM, можно увидеть, сколько еще различных технологий существует – и найти что-то подходящее для своей задачи, а не изобретать велосипед. Источник – AIIM. http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/aiim-posters/ECM-Roadmap

СЭД есть у всех, но в ней лежит не все

Сначала хорошие новости: СЭД вышла на "плато продуктивности" (в терминах Gartner), то есть технология завоевала себе место на рынке, стала удобным инструментом или решением в определенной области, этакой данностью – 40% компаний уже завершили внедрение и еще 28% находятся в процессе. Активных противников совсем мало, всего 13% компаний не планируют использовать СЭД. Источник – DOCFLOW, Российский рынок ECM 2015

Если есть хорошая новость, значит есть и плохая, так? Действительно, цифры нам показывают, что эффективность СЭД сильно зависит от масштаба внедрения. Увы, локальные проекты на уровне отдела или департамента приносят только очень ограниченную пользу – потому что в этом случае большинство важных документов не попадает в СЭД и по-прежнему продолжают жить на бумаге или в электронном виде, но бесконтрольно – на файловых серверах и компьютерах пользователей. Источник – DOCFLOW, Российский рынок ECM 2015

Логика здесь простая – пока все сотрудники не получат доступ у единому хранилищу документов, не может быть и речи об автоматизации сквозных бизнес-процессов. Строить отдельные системы по типам документов тоже оказывается не слишком хорошей идеей, потому что тогда людам пришлось бы работать в нескольких системах – договора, приказы, заявки, письма граждан и т.д.

А когда СЭД внедрена на уровне организации, то большинство важных документов (67%) находится под ее управлением и это создает благоприятную почву для развития систем автоматизации бизнес-процессов, которые можно строить как на основе ECM, так и с использованием специальных BPM-систем.

ECM и BPM – две стороны одной медали

Именно поэтому они никогда на встречаются:) Сообщества "процессников" и "документооборотчиков" практически не пересекаются. (Одна из таких редких встреч произошла на DocflowProв ноябре прошлого года, где секцию под названием "Выcтраивание бизнес-процессов через ECM-систему: это будущее или промежуточный этап?" вели совместно Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн» и Анатолий Белайчук, основатель портала BPMS.ru – и это было интересно.)

Времена, когда СЭД внедряли только для учета входящих-исходящих, давно прошли. Откройте любое ТЗ, где есть слова "электронный документооборот, и в целях проекта обязательно будет написано про оптимизацию бизнес-процессов, повышение эффективности и что-то в этом роде. Ибо не существует в организации документов вне контекста какого-либо бизнес-процесса. Также не бывает процессов, которые никак не документируются.

По аналогии с квантовой механикой назовем этот феномен "документо-процессный дуализм". Физики старой школы довольно долго не могли смириться с концепцией корпускулярно-волнового дуализма, когда объект одновременно обладает свойствами частицы и волны. Столь же не просто найти общий язык приверженцам ECMи BPM – потому,что описывая одно явление, они используют разные парадигмы.

Почему? Ну так исторически сложилось. Системы workflow (предшественники BPM) и documentmanagement (которые выросли в ECM) зародились и долгое время развивались параллельно. А потом они встретились и сегодня в портфеле продуктов каждого крупного вендора есть и ECM, и BPM-модули. Но понятийный аппарат и методология остались разными – что и создает проблему.

Что с этим можно поделать? Хорошо бы дождаться появления некой "единой теории поля" для документов и процессов, но так можно прождать долго, а работать надо сейчас. Поэтому надо просто держать в уме двойственную природу вашего объекта автоматизации и рассматривать задачу с обеих позиций – с точки зрения управления документами и процессами.

Мобильность нам уже не страшна

Мобильный телефон есть сегодня у каждой бабушки, даже работающей в канцелярии. А мобильный доступ к СЭД (по данным DOCFLOW.RU) есть только в 53% компаний, и еще 18% планируют внедрить. Да, пока не 100%, но тем не менее, эти цифры говорят нам, что мобильность больше не пугает заказчиков. Убежденных противников доступа к СЭД посредством смартфонов и планшетов осталось меньше трети (29%), да и то вряд ли надолго. Источник – DOCFLOW, Российский рынок ECM 2015

Что-то слишком радужная картинка получается, да? Как-то не вяжется с реальностью. В любой крупной компании или в государственном учреждении вы скорее встретите в коридоре сотрудника с кипой бумаг, чем с планшетом. Но к цифрам претензий нет, DOCFLOWне какая-то там социологическая служба, которой нужно показать высокий процент, чтобы не огорчить своих заказчиков.

Пожалуй, мы наблюдаем вполне естественный процесс привыкания людей к новым технологиям. Понимание того, что мобильность необходима, пришло на уровень руководства – и службы ИТ на это отреагировали, обеспечив техническую возможность пользования СЭД в мобильном режиме. А люди еще не успели перестроиться, всё ходят с бумагами.

Каков прогноз? Неотвратимо положительный. По мере преодоления инерционности пользовательского опыта, глубина проникновения мобильности в СЭД будет расти и достигнет почти 100% весьма скоро, условно говоря, к 2020 году. Только сами мобильные приложения потребуют кардинальной переработки – потому что невозможно притащить всю громоздкую функциональность СЭД на планшет и тем более на смартфон. На первый план выйдут потребности в обеспечении оперативной работы вместо соблюдения бюрократических ритуалов.

Нет-нет, я не призываю свергнуть Его Величество Регламент. Пусть себе правит, только не мешает течь реальным бизнес-процессам. Логика здесь проста: чтобы у сотрудников появилась мотивация работать в СЭД мобильно, и тем более со своих устройств (если ИБ дозволяет), им надо дать возможность быстрее и проще решать свои дела – перекинуть кому-то документ, быстро откомментировать, завизировать, подписать, собрать совещание (может даже по ВКС) и т.д.

В электронном документообороте наступает эпоха модернизма

Так уж повелось, что электронный документооборот, построенный по канонам канцелярии, мы называем классическим. Продолжая эту традицию, все в СЭД, что выходит за рамки канцелярии, нужно называть модернизмом. Подобно тому, как из строгого и формального классицизма вдруг родился целый букет модернистских течений – импрессионизм, экспрессионизм, фовизм, кубизм, футуризм, дадаизм и даже сюрреализм, так на основе систем регистрации и учета движения сначала бумажных, а затем и электронных документов появилось множество бизнес-решений, где востребованы функции управления документами и задачами, но язык не уже повернется назвать их СЭД.

Пожалуй, главная характеристика модернизма — это разнообразие стилей и художественных приемов. Также и в наших документооборотных делах мы наблюдаем широкий разброс назначения и сценариев использования систем. Просто перечислим: управление договорами, заявки и закупки, кейс-менеджмент, заседания и совещания коллегиальных органов, материально-техническое обеспечение, казначейство, и т.д. и т.п. А еще есть целый пул отраслевых решений – для органов власти, энергетики, ритейла, строительства, производства… СЭД наконец-то перестает ассоциироваться сугубо с канцелярией, заказчики стали рассматривать автоматизацию документооборота с позиций повышения эффективности бизнес-процессов и это большой шаг вперед.

Ну, погордились за отрасль – и хватит! Какой вывод из всего этого может сделать заказчик? Во-первых, сравнение систем "в лоб" потеряло смысл. Функционально все умеют делать примерно одно и тоже и достаточно хорошо. Ну как вы сравните Ваг Гога и Дали? Разве что по стоимости на аукционе. Поэтому определяющим фактором становится наличие экспертизы по конкретной теме в той компании, которой вы собираетесь доверить проект. То есть, рынок СЭД из продуктово-внедренческого постепенно превращается в консалтинговый. Соответственно, к выбору и оценке поставщиков нужно подходить с позиций, когда компетенции и опыт имеют больший вес, чем наличие каких-то мелких "фич".

Безбумажный офис – 2020? 2030? Никогда?

Технический директор Google и самый известный технологический футуролог РэйКурцвейл предсказывает, что к 2020 году персональные компьютеры достигнут вычислительной мощности человеческого мозга, в 2021 году беспроводной Интернет покроет 85% поверхности Земли, и множество других технических чудес – нанороботы, виртуальная реальность на 100% идентичная натуральной, искусственный интеллект, во много раз превосходящий человеческий и даже бессмертие.

И неужели при всем этом мы так и будем бегать с бумагой? Просто не верится! Увы-увы, темпы перехода к безбумажным технологиям пока не радуют. Пока никто не может похвастаться, что они полностью перешли на электронный документооборот. В лучшем случае немногим более четверти заявляют об отказе от бумаги в нескольких бизнес-процессах (18% + 9% = 27%). А еще столько же компаний вообще не озабочены сокращением использования бумаги. Остальные лишь декларируют свои намерения перейти на безбумажный документооборот. Источник – DOCFLOW, Российский рынок ECM 2015

К сожалению, Рэй Курцвейл ничего не сказал о том, когда офис станет безбумажным. Может быть, он просто не хотел нас огорчать:) А может быть это произойдет само собой, как естественный результат развития информационных технологий – ведь все инструменты уже сейчас есть в наших руках, изобретать ничего не надо. Законодательство тоже весьма неплохо подтянулось, дремучим его уже не назовешь. Значит, дело за малым – изменить привычки пользователей, тот самый userexperience, а это может произойти как лавинообразно, так и растянуться на долгие годы. Поживем – увидим.