Microsoft Dynamics AX + Microsoft BI: опыт компании «Уренхольт»

ООО «Уренхольт» является частью холдинга Uhrenholt A/S. На сегодняшний день это один из крупнейших дистрибуторов продуктов питания на российском рынке. Ассортимент компании разнообразен и представлен известными мировыми брендами во всех основных продуктовых категориях: морепродукты, молочные и мясные продукты, замороженные полуфабрикаты, хлебобулочные и кондитерские изделия, бакалея.

Uhrenholt A/S — ведущая международная продуктовая компания с товарооборотом в 550 миллионов евро. Компания осуществляет поставки молочных и мясных продуктов, замороженных овощей и морепродуктов на производство, в розничные сети, рестораны, отели и кейтеринговые компании.

Деятельность компании не ограничена дистрибуцией, она также включает организацию закупок и входной логистики, управление товарными категориями, поддержку полевых продаж, клиентский сервис, продажи, складское хранение, управление ключевыми клиентами, упаковку и маркировку, маркетинговую поддержку, информационные технологии и исследования рынка.

Расширение бизнеса подтолкнуло ООО «Уренхольт» к оптимизации ключевых процессов управления и обновлению действующей информационной системы. С этой целью в 2012 году компания запустила решения консалтинговой компании Columbus на основе Microsoft Dynamics AX. Смена ERP-системы позволила компании «Уренхольт» повысить точность планирования продаж и закупок, оптимизировать управление запасами и ценообразованием, ускорить взаимодействие с клиентами и поставщиками, упростить ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учёта. Спустя почти 2 года после внедрения Алексей Дудников, руководитель отдела информационных технологий ООО «Уренхольт», рассказал о том, что изменилось в функциональности ERP-системы и какие дополнительные инструменты Microsoft использует компания в настоящее время.

Какие доработки появились в ERP-системе с момента её запуска в промышленную эксплуатацию?

Мы постоянно развиваем нашу систему, я назову наиболее значимые модификации. В первую очередь появились инструменты для резервирования дефицитного товара. Мы разработали функциональность, которая позволяет зафиксировать часть товарного запаса за определенными клиентами, группой клиентов или каналами сбыта таким образом, чтобы товар можно было продать только в рамках этих резервов. Во-вторых, мы практически с нуля разработали модуль для учёта услуг ответственного хранения. У нас есть свой склад, на котором мы не только храним собственный товар, но также оказываем услуги сторонним компаниям по хранению, обработке и доставке их товаров. Еще одна модификация — интернет-портал для наших клиентов, который мы начали разрабатывать еще в рамках проекта по внедрению. Клиенты «Уренхольт» используют портал, чтобы оформить заказ, посмотреть историю сотрудничества, скачать сопроводительную документацию, например, сертификаты и удостоверения качества.

Мы организовали полноценную систему электронного обмена документами. Для многих наших клиентов-супермаркетов обмен документацией по EDI — ключевое требование. Они присылают свои заказы через EDI-провайдера напрямую в нашу систему, мы отправляем им подтверждения о принятии заказа и подтверждения об отгрузке. Недавно мы наладили юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами, подписанными цифровой электронной подписью.

Отдельно отмечу задачи, связанные с идентификацией платежей клиентов в банковской выписке. До внедрения этой функциональности много времени уходило на то, чтобы разнести сотни платежей в системе по накладным. Мы сделали так, что система автоматически распознает контрагента и те накладные, по которым выполнены платежи.

Все модификации мы осуществляли совместно с консалтинговой компанией Columbus, которая являлась нашим партнером в ходе проекта внедрения Microsoft Dynamics AX.

Как изменилась работа «Уренхольт» в сравнении с ситуацией до внедрения?

Главный итог в том, что операции, происходящие в нашей компании, теперь взаимосвязаны друг с другом. Если бухгалтер ошибается при разноске приходной накладной по товару, и этот товар продают, то менеджер по продажам сразу видит неверный результат в продажах. Если ошиблись с себестоимостью, коммерческая служба тут же замечает проблему в виде неправильной маржи. Эта взаимосвязь помогает усилить контроль над совместной деятельностью для всех сторон: каждый отдел, каждый сотрудник чувствует большую ответственность за те операции, что он выполняет.

Безусловно, внедрение благоприятно сказалось на производительности нашего труда. Один из плюсов нашей ERP-системы состоит в том, что она достаточно легко модифицируется. Мы с большим удовольствием запускаем новую функциональность в рамках платформы Microsoft Dynamics AX, поскольку она приводит к повышению эффективности работы компании. Например, если говорить об электронном документообороте. Мы быстрее обрабатываем заказы наших клиентов, быстрее направляем им счета-фактуры и быстрее получаем от них платежи, сокращая дебиторскую задолженность.

Я считаю, что запуск ERP-системы прошёл успешно, и полученные нами эффекты можно охарактеризовать как безусловно положительные. Мы получили новую функциональность, избавились от ошибок, присущих прежней системе. Внедрение подтолкнуло нас к пересмотру и доработке некоторых бизнес-процессов. При этом нельзя сказать, что оправдались все наши надежды. Если кто-то думает, что в Microsoft Dynamics AX работать проще, чем в других системах, то это не совсем так. Некоторые инструменты ERP хотелось бы улучшить, например, в части управления ценообразованием, простоты и удобства формирования оборотно-сальдовых ведомостей и др.

В чём, на ваш взгляд, состоят основные преимущества Microsoft Dynamics AX?

Я бы рекомендовал решения Microsoft Dynamics AX по нескольким причинам. Во-первых, это стандарт для рынка. Вы не будете ограничены узким кругом специалистов, знающих систему. Вы можете выбрать из нескольких партнеров, которые внедряют данное решение, и в дальнейшем получить качественную и оперативную поддержку. Аналогичная ситуация на рынке рабочей силы: многие финансовые менеджеры, бухгалтеры умеют работать в данной системе. Во-вторых, стоимость проекта внедрения Microsoft Dynamics AX, в отличие от предложений других международных вендоров, будет разумной. Это особенно важно для компаний среднего размера. При этом вы получите достаточно масштабируемую систему, т.е. с ростом организации и увеличением количества пользователей производительность системы легко увеличить. В-третьих, отмечу легкость модификаций в системе. Многие компании развивают решение без привлечения сторонних консультантов.

Когда и почему вы выбрали инструменты Microsoft BI?

Мы и раньше использовали для анализа данных компоненты Microsoft BI — в виде OLAP-кубов. Внедрив ERP-систему, мы задумались о создании системы отчетности, с которой смогла бы работать наша коммерческая служба, финансовый отдел, отдел закупок. Встроенные в Microsoft Dynamics AX средства отчетности дают возможность получить стандартные бухгалтерские формы, но для управленческого анализа это решение не приспособлено. Так что для ведения оперативной и управленческой отчетности мы сейчас используем инструменты Microsoft BI и QlikView.

В чем сильные и слабые стороны решения?

Если в компании уже развернута инфраструктура на основе продуктов Microsoft, компоненты Microsoft BI вы фактически получаете бесплатно. В случае с аналогичными продуктами на каждого пользователя вам нужна отдельная лицензия. Если есть база данных в среде Microsoft SQL Server, портал на SharePoint, используется пакет программ Microsoft Office, построить систему аналитической отчетности можно своими силами. Простота установки, настройки и использования — это плюсы. Мы подготовили систему отчетности самостоятельно в течение пары месяцев — настолько все легко. Специальные надстройки в Excel — Power Pivot, Power View — позволяют собирать и анализировать большие объемы данных. Как только созданный отчёт публикуется на портале SharePoint, он становится общедоступным для всех пользователей компании. Положительные моменты и в том, что данные обновляются автоматически, а вы работаете в знакомой среде Excel.

С другой стороны, Microsoft BI — это продвинутая аналитика для опытных бизнес-пользователей, в частности, руководителей отделов и финансовых контролёров, которые занимаются долгосрочным анализом рынка. В том же QlikView менеджеры по продажам осваиваются и работают быстрее.

Для каких целей вы используете средства Microsoft BI? Какие типы отчетов готовите?

Мы разработали несколько десятков аналитических отчетов для различных подразделений, например, для коммерческой службы. Система позволяет анализировать ежедневные продажи, прогнозировать тренды спроса. Другой отчет графически представляет динамику цен продажи нашей продукции, т.е. мы можем анализировать, как менялись отпускные цены по категориям товаров или по отдельным товарам. Также мы можем оценивать размер прибыли в различных разрезах: по каналам сбыта, отдельным клиентам, складам, категориям товаров, например, отдельно по молочной, мясной и рыбной продукции. Еще один отчёт помогает проанализировать активность наших продаж: подсчитать, сколько было заказов, на какую сумму в среднем, сколько было позиций в каждом заказе, узнать количество активных клиентов. Все эти данные можно посмотреть в динамике.

Отчетность для отдела закупок позволяет отследить динамику наших заказов по категориям продуктов, менеджерам, поставщикам. Один из наиболее интересных отчетов позволяет анализировать входные цены. Мы определяем, как менялась цена на наши продукты, в том числе импортные, в различных валютах, можем посмотреть, из чего состоят накладные расходы, включаемые в себестоимость товара. С помощью решений Microsoft BI мы достаточно глубоко погружаемся в структуру себестоимости нашей продукции, понимаем, из чего она складывается, какова ее динамика, знаем, как повлиять на неё в целях оптимизации. Менеджер может спрогнозировать, чем будет вызван рост входной цены на продукцию — поставщик повысил отпускные цены, изменился курс валюты, увеличились транспортные расходы или выросли расходы, связанные с таможенным оформлением этого груза.

Отдельная группа аналитик касается стока на складе. Система отчетности позволяет в графическом виде представить, какое количество товаров в килограммах или штуках сейчас находятся на складе, какова их стоимость в рублях. Мы можем изучить среднемесячные продажи каждого товара, определить по каждой позиции, на сколько недель или месяцев продаж хватит текущего запаса с учётом уже размещенных заказов, выявить неликвидные товары. Располагая этими данными, мы определяем узкие места — товары, которые не продаются или хорошо продаются, но есть риск возникновения дефицита в запасах.

Множество аналитиков используется для бухгалтерской отчётности. В частности, мы сформировали отчёт, который позволяет исследовать эффективность наших маркетинговых акций, проследить увеличение продаж в количественном и денежном выражении. Несколько аналитик посвящено работе отдела кредитного контроля. Они дают возможность тщательно проанализировать задолженность наших клиентов, обнаружить просроченные платежи сроком от 1 до 30 дней, от 30 до 60 дней, от 60 до 90 дней. Исходя из отчёта, который в наглядной форме демонстрирует нам структуру дебиторской задолженности, мы предпринимаем соответствующие меры по её погашению. Отдельно мы оцениваем различные KPI, например, количество транзакций, которые выполняет каждый бухгалтер, количество заказов, которые принимают наши операторы и т.п. В определенной степени от этих данных зависит наш премиальный фонд.

Еще одна группа аналитиков предназначена для отдела по работе с клиентами — мы оцениваем, как работает сам клиент, и то, что касается приёма заказов. С помощью Microsoft BI мы узнаем, по каким каналам к нам приходят заказы — по электронной почте, по телефону или через электронный документооборот, кем был принят заказ, сколько таких заказов было, какова их структура. Мы анализируем работу операторов, определяя, кто принимает большее и меньшее количество звонков. Дополнительно мы оцениваем степень удовлетворенности наших клиентов, соответствие его потребностям и процент выполнения заказов. Оперируя конкретными цифрами, мы лучше понимаем бизнес и принимаем своевременные управленческие решения.

Размер нашей базы данных составляет около 300 ГБ — не так много в корпоративных рамках. Но мы анализируем достаточно детально. Например, если взять отчёты по продажам, мы собираем данные каждой продаже каждого товара в каждом заказе — это десятки миллионов транзакций. У нас 1500 активных номенклатур, ежемесячно оформляется свыше 3000 заказов, в среднем по 10 номенклатур в каждом.

Что вы порекомендуете коллегам, которые намерены внедрить решения Microsoft Dynamics и Microsoft BI?

Применительно к ведению отчетности, советую не обращаться к рабочей базе данных напрямую. Это может замедлить работу пользователей в системе. Чтобы избежать дополнительной нагрузки на ERP, сделайте копию вашей базы данных для целей бизнес-анализа и поддерживайте её в актуальном состоянии.

Также рекомендую изучить структуру базы данных Microsoft Dynamics AX, чтобы лучше разбираться, где какие данные лежат, как они друг с другом связаны, как правильно сформировать тот или иной отчет. Отмечу, что в любой форме системы можно получить структуру вашего запроса. Мы заходим в форму и тут же видим, из каких таблиц получены данные, по каким критериям.

Что же касается ERP-проекта, я рекомендую иметь во внутренней команде специалиста, который хорошо разбирается в функциональности Microsoft Dynamics AX. Второе важное условие — перед началом внедрения приведите в порядок бизнес-процессы, унифицируйте их. Если вы просто перекладываете старые бизнес-процессы в новую систему, эффект от внедрения скорее всего окажется неполным. Некоторые процессы могут быть неоптимальными, могут плохо ложиться в логику выбранного решения. В этом случае вам придется сильно модифицировать систему. К примеру, сейчас мы пересматриваем и меняем процессы, связанные с ведением мастер-данных (карточки клиентов, поставщиков, номенклатур). Ранее карточки всегда создавали менеджеры по продажам. Со временем мы решили, что эта работа организована неправильно, и теперь переделываем схему процесса, который описали в ходе внедрения. С нашей точки зрения правильно, если за первичное оформление новых клиентов — создание карточки, внесение основных данных контрагента, реквизитов договора — станет отвечать юридический отдел, а другие подразделения дополнят эту информацию в зависимости от своих компетенций. Например, бухгалтерия введёт условия оплаты, данные счетов, отдел по работе с клиентами заполнит контактную информацию, адреса доставки и т.п. Так что, повторюсь, еще до внедрения желательно изменить бизнес-процессы и перенести уже готовую модель в новую ERP-систему.