Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов и ЭДО в геологоразведочной компании

28 октября 2013

Заказчик: ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»

ИТ-директор заказчика: Руденко Юрий Вячеславович

Сроки выполнения проекта: Январь, 2012 — Август, 2013

Масштаб проекта: 2100 человеко-часов
800 автоматизированных рабочих мест

Цели проекта:

Создать единый центр хранения, обработки и управления внутренними документами группы компаний, предоставляющий возможность работы с более чем 50 видами документов такими как: заявки на закупку и технические задания к ним, договоры и приложения, спецификации, счета, доверенности, приказы, распоряжения, служебные записки, и т.д. .
Автоматизировать и регламентировать бизнес-процессы согласования, обработки и исполнения внутренних документов организации.
Автоматизировать документооборот компании в части выполнения внутренних бизнес-процессов, в том числе: реализация инвестиционной программы и действующих закупочных процедур; прием/увольнение/кадровые перемещения сотрудников группы компаний; контроль исполнения организационно-распорядительской документации; судебное делопроизводство и т.д.
Автоматизировать процессы оповещения о несчастных случаях на производстве, контроля хода расследования происшествий в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды (ОТ, ПБ и ООС); проведение аудитов производственных подразделений на предмет соответствия нормам ОТ, ПБ и ООС; контроль выполнения мероприятий по ОТ, ПБ и ООС в производственных подразделениях организации.

Использованное ПО:

Сервер баз данных MS SQL Server 2008 R2 (HP Proliant DL380 G7, 2x Intel^® Xeon^® X5650)
Сервер приложений 1С Предприятие 8.2×64 (HP Proliant DL380 G7, 2x Intel^® Xeon^® X5650)
Конфигурация 1C Документооборот КОРП редакция 1.2.
Веб сервер IIS V6.0 Направление/область и тип работ Управление улучшениями и изменениями

Описание проекта:

«ГЕОТЕК Холдинг» — крупнейшая в России и один из мировых лидеров среди геологоразведочных компаний. В компанию входят юридические лица и филиалы, расположенные в РФ (Москва, Тюмень и Тюменская область, Ханты-Мансийск, Новосибирск, Усть-Кут, Богучаны, Красноярск и Красноярский край, Томская область, Нарьян-Мар, Ухта, Усинск, Астрахань, Оренбург, Санкт-Петербург) и в Казахстане. Особенностью компании является наличие не только стационарных офисов, но и множества удаленных подразделений (геологических партий) работающих «в поле» на территории Российской Федерации (преимущественно в труднодоступных регионах, удаленных от любых коммуникаций) и за рубежом (Йемен, Мавритания, Куба, Узбекистан, Азербайджан, Индия, Казахстан и т.д.).
При реализации проекта был выбран поэтапный путь внедрения функционала, с разделением проекта (и функционала) на 3 релиза:

1 Этап (релиз). Создание единого центра хранения, обработки и управления внутренними документами группы компаний. Автоматизация и регламентация бизнес-процессов согласования, обработки и исполнения внутренних документов организации.

2 Этап (релиз). Автоматизация выполнения внутренних бизнес-процессов компании (реализация инвестиционной программы и текущих закупочных процедур; прием/увольнение/кадровые перемещения сотрудников компании; контроль исполнения организационно-распорядительской документации; судебное делопроизводство).

3 Этап (релиз). Автоматизация процедур ОТ, ПБ и ООС, включение производственных подразделений (партий) в периметр автоматизации Холдинга.

Система была реализована как единая база данных для всех компаний, с возможностью удаленного подключения с помощью тонких клиентов 1С либо web-клиентов как из офисов компании, так и извне внутреннего периметра сети ГЕОТЕК Холдинг через web-браузер. Разделение прав доступа пользователей было реализовано посредством типовых механизмов предлагаемых используемым ПО в разрезе организаций, подразделений и функциональных особенностей каждого пользователя.

На каждом этапе внедрения проводился анализ бизнес-процессов компании, составление технического (либо функционального) задания для каждого релиза, доработка типовой конфигурации ПО 1С Документооборот КОРП, обучение пользователей и пилотное внедрение. После успешного окончания пилотных внедрений (для нескольких юридических лиц или филиалов) каждого из релизов они тиражировались на все компании Холдинга.

Из-за удаленности большинства пользователей системы от центрального офиса (г. Москва) обучение пользователей производилось как очно (индивидуальные и групповые занятия), так и посредством технологий удаленного обучения (удаленные презентации), были созданы подробные обычные и видео инструкции пользователей.

В процессе доработки типового ПО пришлось столкнуться с высокой степенью изменчивости функционала и архитектуры системы 1С Документооборот КОРП. В период проекта функциональность продукта стремительно развивалась (вышла новая редакция 1.2, затем 1.3) что с одной стороны позволяло в части задач использовать новый функционал, не прибегая к разработке, но с другой стороны часто приводило к необходимости полной перенастройки системы в ходе работ (например, в части разграничения прав доступа из-за смены механизма в редакции 1.2.).

Работа большей части пользователей в единой базе данных, физически расположенной в Москве через низкоскоростные каналы связи (для офисов в труднодоступной местности), а зачастую через спутниковые точки доступа (для геологических партий, работающих в тайге и на аналогичных территориях), вызывала необходимость адаптации системы к низкоскоростным соединениям. Одновременная активная работа в системе до 200 пользователей так же требовала тонкой настройки серверного оборудования и ПО для обеспечения комфортной работы пользователей.

В результате проекта территориально-распределённая организация получила единое информационное пространство, позволяющее реализовывать сквозные бизнес-процессы, участие в которых принимают пользователи из множества регионов РФ и из-за рубежа, работающие в различных юридических лицах и функциональных подразделениях. Скорость обработки внутренних документов (согласования, исполнения, ознакомления) по сравнению с «бумажным вариантом» и обменом через электронную почту многократно возросла. Система контроля задач позволила обеспечить реальное выполнение внутренних регламентов, а так же потребовала их оптимизации и корректировки по результатам эксплуатации системы.

Особенность проекта заключается в его реализации собственными силами ИТ-дирекции компании, без привлечения сторонних подрядчиков, а так же использование сетевой и серверной инфраструктуры, развернутой под предыдущие ИТ-проекты компании. Данный подход позволил внедрить систему с минимальными затратами,. намного ниже рыночной стоимости аналогичного проекта. Вся доработка ПО, настройка системы, обучение пользователей и координация проекта были сосредоточены в отделе АСУ ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг», под руководством начальника отдела Панкратова Е.Г.

На данный момент в системе работает свыше 800 пользователей, объем базы данных превысил 100 Гигабайт, количество зарегистрированных документов 21 500 единиц.

Уникальность проекта:

Уникальность проекта заключается в том, что в рамках одной BPM/ECM системы реализованы, как типовые процедуры документооборота компании (Юридический блок (договора, доп. соглашения т.д.), Финансовый блок (Счета, платежи), Кадровый блок (Регламентированные кадровые документы, Штатные расписания), так и процедуры, обеспечивающие производственный процесс (Документация материально-технического обеспечения, Охраны труда, Производственных департаментов).
Обеспечение бесперебойной работы пользователей с любого типа оборудования, имеющего подключение к сети Интернет (не только ПК, но и мобильные устройства на базе iOS), а так же высокое, для используемого ПО, количество АРМ и одновременных подключений к системе позволяет говорить об уникальности проекта.

Уникальность проекта:

Рекомендации по итогам внедрения: