Успешный проект: Автоматизация бизнес-процессов в ООО «ГСС Инжиниринг»

Цели проекта:

• Построение внутри объединения единой автоматизированной системы управления электронным документооборотом.
• Формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, ведение протокола работы с документами.
• Повышение качества и оперативности работы с документами.
•  Улучшение общих условий работы персонала и, как следствие, повышение качества работы сотрудников.

Описание проекта:

ООО «ГСС Инжиниринг» - крупная строительная компания, существующая на рынке с 1998г. Основные направления деятельности: генеральный подрядчик по общестроительным работам, комплексное оснащение объектов инженерной инфраструктурой, строительство теплоэнергетических объектов. Проекты, реализуемые компанией, расположены по всей территории РФ, компания участвует в проектах федерального и мирового значения, таких как Олимпиада-2014 (г.Сочи), Универсиада-2013 (г.Казань). Филиалы компании расположены в городах: Москва, Нижнекамск, Сочи, Томск. Потребности в автоматизации бизнес-процессов присутствовали в компании всегда, и до недавнего времени «закрывались» использованием бесплатной программы, ресурсы которой со временем исчерпались.

Появились новые потребности, для решения которых необходим был «гибкий» продукт, учитывающий особенности организации бизнеса. Выбором системы занималась рабочая группа по главе с первым заместителем Генерального Директора Дмитрием Викторовичем Боровских: «Поиск системы был начат в связи с ростом и развитием компании. Растет штат сотрудников, увеличивается количество поставленных задач и проектов, которые требуют четкой организации. Кроме этого, у нас есть удаленные работники, связаться с которыми на первый взгляд не составляет проблемы, но в плане оперативного получения рабочей информации возникали сложности. Скорость – один ведущих факторов в бизнесе сегодня». В итоге была выбрана система автоматизации бизнес процессов ELMA. Пакет ELMA ECM включает в себя модули «Управление бизнес-процессами», «Система электронного документооборота», «Внутрикорпоративный портал». Особенности внедрения При внедрении присутствовала негативная реакция среди рядовых сотрудников предприятия  в связи с дополнительным контролем всех выполняемых задач, а также необходимостью предварительного описания процесса перед его внедрением в систему.

Фокус внимания был обращен на существующие плюсы системы, такие как:

• задачи не забываются,
• сохранение истории и результатов выполненных задач в одном месте
• быстрый доступ к задачам.

Были сформулированы принципы успешного внедрения системы:

• Необходимо активное участие руководителей организации Заказчика, данную задачу возложили на первого заместителя Генерального Директора Дмитрий Викторович Боровских.
• Отказ от назначения задач по телефону, в устной форме и т.п. формах и переход на постановку, контроль и рассмотрение задач в системе.
• Приказ от Генерального директора о начале работы в системе.
• Постепенное заведение в системе новых бизнес-процессов.

В результате предпроектного обследования Заказчик обозначил следующий ряд бизнес-процессов:

• Рассмотрение и исполнение входящих писем
• Создание и согласование исходящей почты
• Обработка ведомостей по материалам
• Заявка на приобретение товарно-материальных ценностей
• Заявка на подбор персонала
• Процесс увольнения
• Сдача объема выполненных работ – один из крупнейших процессов
• Согласование и оплата счета
• Планирование бюджета накладных расходов подразделения
• Создание проекта
• Заявка на создание договора и его занесение в реестр
• Смена ответственного лица в проекте
• Изменение сроков
• Заявка на проектную работу
• Служебные процессы
• Интеграция с информационными системами: Gmail, 1С.

​Уникальность проекта:​

Штат компании ГСС насчитывает около 1000 человек, из которых более 80% стали пользователями системы ELMA, включая удаленных сотрудников. Данный проект стал одним из самых масштабных для ООО ELMA. При первоначальных просчетах трудозатрат было заложено недостаточное количество часов, фактические затраты превысили плановые. Многие аспекты жизнедеятельности компании оказались в реальности другими и потребовали больших усилий от отдела внедрения. Итогом стал огромный опыт работы с крупной компанией и строительной сферой вообще.