Внедрение Microsoft Dynamics AX в ООО «ФАУБЕХА»: история проекта

​В начале 2013 году был завершен проект по внедрению ERP-системы на новой версии платформы Microsoft Dynamics AX (версия 2009) в ООО «ФАУБЕХА» в Санкт-Петербурге. Этот проект рассматривается как первый этап в реализации стратегии по построению единого информационного пространства для VBH в регионе СНГ.

Предпосылки и география проекта

В 2005 году в Санкт-Петербурге внедрили Microsoft Dynamics AX. В других представительства региона СНГ продолжили работать в системе 1С. Спустя несколько лет отдел контроллинга VBH в Германии, стремясь увеличить эффективность работы группы компаний в СНГ, сформулировал цель по достижению синегрии деятельности всех представительств региона. Очевидным решением для достижения данной цели было создание единого информационного пространства за счет внедрения во всех представительствах СНГ единой информационной системы.

Другой причиной для принятия решения о необходимости тиражирования единой ERP-системы на все компании региона стала необходимость обновления существующей на тот момент системы Microsoft Dynamics AX в Санкт-Петербурге и перехода на ERP системы в других предприятиях VBH в СНГ. Переход на единую платформу позволяет сэкономить существенные суммы затрат по сравнению с тем, если каждое подразделение VBH в регионе решало бы данную задачу самостоятельно.

Стартовой площадкой для внедрения новой ERP-системы, в качестве которой была выбрана Microsoft Dynamics AX, стало ООО «ФАУБЕХА» в Санкт-Петербурге, поскольку компания уже имела опыт работы с этой платформой и более развитые бизнес-процессы по сравнению с другими компаниями региона. Кроме того, внедрение в ООО «ФАУБЕХА» позволило сразу «обкатать» систему в компании с большим объёмом продаж и сетью филиалов в разных регионах страны.

Функционал системы

В результате внедрения в ООО «ФАУБЕХА» был реализован сквозной учёт всех логистических и финансовых процессов. В системе автоматизировано управление продажами, ассортиментом, закупками (в том числе у иностранных поставщиков), складом (в том числе структурным складом), перемещением из распределительного центра в филиалы, управление транспортной логистикой. Была проведена автоматизация управленческого, финансового и бухгалтерского учёта, включая унифицированную отчётность по стандартам головной компании VBH в Германии.

При создании новой системы было использовано несколько готовых решений, в частности в Microsoft Dynamics AX было создано решение для автоматизации «ячеистого» (структурного) склада. Это позволило оптимизировать в ООО «ФАУБЕХА» разнонаправленные требования к товародвижению разных подразделений компании. Применявшееся до этого в системе Microsoft Dynamics AX 3.0 решение по управлению складом затрудняло совместную работу отделов продаж и складского учёта из-за различий в аналитике хранения на складе и аналитике реализации в продажах. Новое решение обеспечило отделам комфортную работу в единой системе.

Кроме решения для склада, в проекте были использованы другие разработки «КОРУС Консалтинг»: модуль доставки, модули для управления товарным ассортиментом и продажами, новое решение по распределению накладных расходов при импортных поставках.

Особенности проекта

Согласно политике управляющей компании, платформа Microsoft Dynamics AX развернута в «облаке» в Германии. Использование «облачных» технологий упрощает масштабирование системы, делает возможным ее централизованное администрирование и обеспечивает высокий уровень безопасности хранения и доступа к данным.

Однако ООО «ФАУБЕХА» приходится сталкиваться и с некоторыми трудностями при работе с системой, находящейся в «облаке» в другой стране. В большинстве случаев это проблемы, связанные с тем, что в качестве интернет-провайдеров выступают локальные компании, работающие по своим правилам, отличающимся в разных странах.

Ход проекта

Для управления проектом был создан координационный комитет, в который вошли руководители «ФАУБЕХА» в Санкт-Петербурге, руководители других подразделений СНГ, а также руководство концерна VBH, в том числе представители ИТ-направления, отвечающие в концерне за международные проекты. Непосредственно за реализацию проекта в Санкт-Петербурге отвечали руководители проектных команд со стороны VBH и со стороны системного интегратора.

Переход на новую систему был совершен одномоментно. Руководители проекта оставили за собой право в течение половины рабочего дня провести предварительную подготовку к переходу, после чего принять окончательное решение о сроках перехода (если бы во время «обкатки» произошли какие-то сбои, перенос системы был бы отложен). Подготовка прошла успешно, поэтому переход на новую версию системы был совершен одомометно. 

Поскольку все филиалы ООО «ФАУБЕХА» уже работали в единой системе Microsoft Dynamics AX, то переход на новую версию был произведён автоматически и для всех филиалов. Также как в случае с головной компанией в Санкт-Петербурге, в филиалах была проведена тщательная подготовка. Специально сформированная команда из нескольких человек — ИТ-консультантов и специалистов, отвечающих за бизнес-процессы — провели выездное обучение и подготовили сотрудников филиалов к переходу. В результате все компании — и головной офис в Санкт-Петербурге, и филиалы, перешли на новую систему в течение одного дня.

Проектной команде удалось свести к минимуму большинство рисков, которые всегда присутствуют на проекте, совершить переход на новую версию ERP-системы практически без потерь, не прекращая деятельности компании и не допустив падения продаж в момент перехода.

Этого, в том числе, удалось добиться и благодаря опыту, полученному на проекте 2005-2006 гг. Тогда компании пришлось столкнуться с достаточно большим количеством различных проблем, главная из которых заключалась в полном отсутствии опыта внедрения и работы с Microsoft Dynamics AX не только в компании, но и в принципе в России. Компания, которая отвечала за внедрение в 2005 году, закрылась, не успев довести проект до конца, поэтому ИТ-специалистам «ФАУБЕХА» пришлось «довнедрять» систему собственными силами.

«По сравнению с первым проектом уровень сложности и рисков проекта 2012-2013 гг. был существенно ниже. Так, примерно в это же время происходило внедрение системы SAP в головной компании VBH в Германии, и если сравнить ситуации там и в России, то проект в ООО „ФАУБЕХА“ в Санкт-Петербурге можно считать идеальным — в головной компании столкнулись с гораздо большими сложностями», — отмечает Демьян Немых.

Как ни странно, некоторые риски были связаны с тем, что в ООО «ФАУБЕХА» в Санкт-Петербурге уже работали ранее с Microsoft Dynamics AX. Перед руководством компании встала дилемма: скопировать бизнес-процессы из старой системы или убедить пользователей в необходимости изменения существующих бизнес-процессов и адаптировать персонал к новой системе.

Руководителям проекта удалось найти «золотую середину»: в новой системе объединили как некоторые решения из старой версии, позволяющие повысить производительность труда и эргономику системы, так и новые принципы. Например, среди новых возможностей можно выделить полный перенос всех видов учета в Microsoft Dynamics AX — основное достижение новой информационной системы с финансовой точки зрения. Раньше управленческий учёт вёлся в Microsoft Dynamics AX, а бухгалтерский и налоговый учёт — в 1С. Теперь в ООО «Фаубеха» полностью отказались от 1С, оставив в этой системе только «принт-функции»: печать различных документов и форм налогового учёта.

Планы по развитию системы

Внедрение системы в ООО «Фаубеха» в Санкт-Петербурге полностью завершено. Следующий этап — подготовка к тиражированию системы в Беларуси, где потребность в переходе на новую систему стоит очень остро, поскольку они работают на достаточно старой версии «1С: Предприятие 8.0» и сталкиваются с серьезными проблемами производительности. Далее на очереди ООО «ФауБеХа-Сиб» в Сибирском регионе и подразделения в других странах СНГ.

Помимо масштабирования системы на другие подразделения, руководство компании имеет большие планы и по развитию функционала. Так, сейчас все компании VBH в СНГ ведут складской учёт и товародвижение по собственным номерам и наименованиям артикулов: в будущем планируется создать единый номенклатурный каталог.

В ближайшее время также планируется развитие модулей бюджетирования и финансового планирования. В западных и российских компаниях серьезно отличаются подходы к бюджетированию — в Европе выставляются гораздо более высокие требования к данному процессу. В первую очередь, это связано с тем, что концерн VBH финансируется как консорциумом банков, так и акционерами, поэтому жизненно необходимой задачей для VBH становится правильное составление и выполнение бюджетов, а также обоснованность их отклонений.

Кроме того, Microsoft Dynamics AX будет развиваться и активно использоваться головной компанией VBH для внедрения различного рода инновационных информационных продуктов, связанных как с управлением компанией (автоматизацией и унификацией каталогов, различных конфигураторов для клиентов), так и с различными решениями в области интернет-продаж.