Разработка и тиражирование автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью

30 ноября 2020

Уникальность проекта ООО «РТ-ИНФОРМ» по созданию автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью заключается в его масштабах. 700 организаций из 15 холдинговых компаний, 60 субъектов РФ, 27 000 уникальных пользователей. В итоге удалось создать единую систему с едиными правилами, едиными механизмами и высокой производительностью.

Проект был реализован в период с января 2017 года по декабрь 2019 года.

Какие факторы повлияли на решение о запуске проекта?

На начало проекта организации Корпорации имели:

Собственные регламенты и аналитики учета по автоматизируемым процессам;
Собственные системы автоматизации процессов;
Непрозрачное взаимодействие между подразделениями внутри организаций;
Предоставление отчетности вышестоящим организациям в ручном режиме.

У Корпорации и головных организаций Холдингов отсутствовала возможность:

оперативного получения и проверки управленческой и финансовой информации;
автоматизированного оперативного управления.

Поэтому ключевыми целями проекта стала разработка и тиражирование АС ФЗД в объеме Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации. А также - стандартизация и доработка существующей методологии процессов управления финансовой и закупочной деятельностью. Методология была направлена на решение следующих задач:

унификация бизнес-процессов управления и повышение их прозрачности;
рост качества мониторинга, анализа и контроля бизнес-процессов;
обеспечение сквозной автоматизации бизнес-процессов на всех уровнях управления;
обеспечение настраиваемых процессов согласования необходимых документов;
управление операционным риском, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при выполнении операций;
снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам деятельности Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
повышение скорости и качества отчетных и аналитических сведений в режиме реального времени.

Какие уникальные характеристики проекта можно отметить?

Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность: 700 организаций из 15 холдинговых компаний в контуре проекта; 3 года от начала обследования пилотного контура до завершения тиражирования на все организации Корпорации; 60 субъектов РФ в географическом контуре во всех часовых поясах; 27 000 уникальных пользователей, более 300 участников рабочих групп на стороне заказчика; единая система с едиными правилами, едиными механизмами и высокой производительностью; общая команда исполнителя - более 250 специалистов из 20 компаний-соисполнителей, распределенных по 7 региональным центрам РФ.

Какое ПО было использовано?

Внедренные подсистемы:

Управление НСИ
Управленческий учет и бюджетирование
Управление закупочной деятельностью
Управление договорами и проектами
Управление финансами и ликвидностью
Интеграция

Платформа «1С: Предприятие 8». В проекте использовались:

Сервера приложений 4 шт.: физический 4 x Xeon Gold 6136 3Ghz (12 core) 512 ГБ ОЗУ 4 x SSD 400Gb RAID10.
Сервера СУБД 2 шт. MSSQL Always ON: Физический 4 x Xeon Gold 6140 2.3Ghz (18 core) 512 ГБ ОЗУ 4 x SSD 400Gb RAID10.
Система хранения данных NETAPP (Metrocluster) 2x30TB FULL FLASH.

С какими сложностями в ходе реализации проекта пришлось столкнуться?

Сложность реализации была обусловлена масштабом проекта и комплексностью автоматизируемых процессов по четырем группам управления:

1. "Управление финансовыми потоками и ликвидностью":

формирование, обработка и анализ объективных, полных и актуальных данных о предстоящих ДДС, а также информации о потребностях в ДС, направлениях использования ДС, источниках поступления ДС в заданный период времени;
автоматизация процесса согласования заявлений на оплату и графиков поступлений;
автоматизация процесса превентивного бюджетного контроля использования ДС в соответствии с утвержденными бюджетными лимитами (контроль остатков, резервирование);
обеспечение хранения данных, а также истории изменения данных с целью повышения ответственности при расходовании ДС.

2. "Управленческий учет и бюджетирование"

планирование мероприятий и ресурсов (материальных, финансовых, кадровых), направленных на достижение целей и решение задач, установленных Заказчиком;
управление затратами организаций Корпорации;
создание и согласование инвестиционной программы организаций Корпорации и Холдингов;
управление финансовыми вложениями;
контроль хода выполнения поставленных целей и задач;
получение информации для принятия управленческих решений;
консолидация по различным сценариям плановых и фактических данных на различных уровнях управления;
выверка внутригрупповых оборотов между организациями Корпорации;
контроль хода бюджетной кампании.

3. "Управление договорной деятельностью"

обеспечение надлежащего уровня контроля ведения договорной работы в Корпорации, Холдингах и организациях Корпорации;
оперативный учет обязательств Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации и рисков, связанных с заключенными договорами;
контроль выполнения мероприятий по снижению рисков Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
принятие решений о целесообразности заключения дополнительных соглашений к договорам с контрагентами;
контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
контроль исполнения обязательств по договорам (в т.ч. в части авансирования ГОЗ);
контроль соответствия заключаемых договоров утвержденному бюджету и плану закупок;
учет текущих обязательств для формирования плана продаж (по группам продуктов в различных аналитических разрезах) и плана закупок по товарным группам;
аккумулирование информации и сведений для точного и своевременного отражения в реестре договоров, размещенном в ЕИС;
предотвращение нарушений сроков внесения указанной информации, а также по отслеживанию обстоятельств и фактов, являющихся основанием для применения мер ответственности в соответствии с условиями заключенных договоров.

4. "Управление закупочной деятельностью"

выполнение функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности Корпорации и ее организаций, в том числе в части закрытых закупок, осуществляемых в соответствии с нормами ЕПоЗ (единое положение о закупках Корпорации);
информационное обеспечение пользователей о закупочной деятельности;
получение эффективного инструмента управления закупочной деятельностью Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации – заказчиков всех уровней и групп, предусмотренных нормами ЕПоЗ;
информационная поддержка единообразия в процессах закупочной деятельности;
обеспечение прозрачности, необходимой для управления закупочной деятельностью;
обеспечение взаимосвязи процессов бюджетирования и закупочной деятельности;
обеспечение взаимосвязи процессов казначейского учета обязательств и закупочной деятельности;
обеспечение выполнения ролевых функций, закрепленных за пользователями АС ФЗД в соответствии с ЕПоЗ, правовыми актами Корпорации, принятыми в его развитие, а также в соответствии с организационными регламентами организаций Корпорации.

Какова архитектура решения?

Решение построено на базе модифицированной конфигурации "1С: Управление Холдингом" на защищенном программном комплексе "1С: Предприятие 8z" в варианте распределенной базы данных. Для организации распределенной базы данных организован специальный интеграционный механизм, позволяющий осуществлять обмен между репликами со средним временем отставания 30 секунд и механизмами гарантированной доставки данных. Скорость автоматизации составила 771,4 АРМ/мес. Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, составили 32,85 чел.-час. В рамках проекта автоматизировано более 27 000 рабочих мест. Ежедневно системой пользуются более 12 000 человек. Средний онлайн составляет около 7 500 пользователей единовременно. Объем данных, обрабатываемых в системе, составляет 780 Гб. Объем приложенных файлов - 5 ТБ. В системе проведено более 50 000 000 согласований, 1 640 000 платежей, исполняется более 800 000 договоров.

Что стало результатом проекта?

По итогам проекта Корпорация и организации Корпорации работают в единой системе, обеспечивающей следующие показатели:

Управление договорной деятельностью – 100% договорных обязательств организаций оформляются и исполняются в системе (более 800 000 договоров);
Управление закупочной деятельностью - 100% закупок проводятся через систему от планирования до заключения договора в соответствии с Единым положением о закупках (более 77 000 заявок на проведение закупок);
Управление финансовыми потоками и ликвидностью – 100% всех расходных и доходных платежей планируются, согласовываются и проводятся в системе (более 1 640 000 платежей);
Управленческий учет и бюджетирование – 100% бюджетных форм по организациям Корпорации формируются, согласовываются и контролируются в системе (более 50 000 бюджетных форм).

#Проект_года

2569