Разработка и внедрение системы электронного архива и системы управления задачами (СЭА и СУЗ)
- Заказчик:
- ООО УК «Росводоканал»
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- GRADUM
- Год завершения проекта
- 2020
- Сроки выполнения проекта
- Январь, 2019 - Январь, 2020
- Масштаб проекта
- 770 автоматизированных рабочих мест
- Цели
Создать единое информационное пространство между водоканалами, управляющей компанией и ОЦО в рамках процессов ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетности и расчета заработной платы (Далее – Учетная функция).
Уникальность проекта
1. Реализована централизованная СУЗ и СЭА, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.2. Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
3. Организационные изменения в компании – обработка задач в режиме «единого окна», контроль сроков исполнения и исполнительской дисциплины с SLA, учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.
4. Оптимизированы процессы ОЦО.
5. ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений ГК.
6. Постановка задач инициатором в любой доступной ему системе, маршрутизация задачи в целевую для исполнителя систему.
7. В СЭА на базе механизма комплексных процессов настроены бизнес-процессы Учетной функции, реализовано хранение оцифрованной первичной учетной документации и производится распределение задач между исполнителями.
8. Реализация проекта на базе смешанных практик проектного управления: совмещение стандартов проектного управления на базе PMBOK и гибких подходов на базе Agile.
- Использованное ПО
Продукты , внедрённые в ходе проекта: «1С:Документооборот КОРП» версии 2.1.
Внедренные подсистемы продукта: Внутренние документы, Договорные документы, Управление бизнес-процессами, НСИ, Интеграция, Почтовые уведомления пользователям, Ведение номенклатуры дел, Учет хранения документов, Штрихкодирование и потоковое сканирование.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование:
- Сканеры Fujitsu 7260.
- CuneiForm.
- Ghostscript.
- ImageMagic.
- МФУ различных моделей, подключаемый к «1С:Документооборот КОРП» с использованием TWAIN-драйвера.
- Описание проекта
Важной особенностью проекта является реализация сложной архитектуры взаимодействия между несколькими системами и внутренней архитектурой решения.
- Интеграция СЭА с учетными системами водоканалов на базе «1С:УПП».
- Интеграция СЭА с системой приема обращений клиентов («ITSM365»).
- Интеграция с внутренней системой электронного документооборота («WSS Docs»).
- Интеграция с Личным кабинетом сотрудника группы компаний.
- Интеграция с «1С:ЗУП КОРП 3.1».
Дополнительно, в ходе совместной работы с командой проекта Заказчика учитывались следующие факторы и смежные задачи:
- уточнение бизнес-процессов в ходе выполнения проекта;
- необходимость ведения каталога услуг ОЦО и контроля выполнения задач в разрезе SLA;
- автоматическая выгрузка файлов СЭА по запросу из 1С:УПП для подготовки информации для налоговых проверок;
- обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами, включая формирование заявок на ввод или изменение договора в 1С:УПП, нормализацию справочника контрагентов.
Результаты проекта:
- Запущена в промышленную эксплуатацию централизованная система управления задачами и электронным архивом Группы компаний, интегрированная с корпоративным ИТ-ландшафтом.
- Унифицированы процессы и регламентированы действия пользователей водоканалов и ОЦО.
- Произведены организационные изменения в компании:
- реализована возможность обработки задач в режиме «единого окна» в интерфейсе учетной системы, реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины;
- учетная функция выведена из водоканалов в ОЦО.
- Создана возможность для оптимизации процессов ОЦО.
- Создана ИТ-платформа для перевода в ОЦО других функциональных направлений Группы компаний.
- Упрощена процедура получения сканов документов потребителями и подбора документов для контролирующих органов.
- Исключено двойное сканирование документов, реализован сбор комплектов в электронном архиве.
- Реализован контроль сроков исполнения задач и исполнительской дисциплины.
- География проекта
Москва, Воронеж, Краснодар, Тюмень, Барнаул, Оренбург.
