Управление совещаниями и взаимодействие между сотрудниками

Заказчик:: ООО «Газпром комплектация»
Руководитель проекта со стороны заказчика: Александр Федоров

Заместитель начальника управления ИУС - начальник отдела разработки и внедрения ИУС
Поставщик: DIRECTUM
Год завершения проекта: 2018
Сроки выполнения проекта: Декабрь, 2016 — Декабрь, 2017
Масштаб проекта: 1145 человеко-часов
918 автоматизированных рабочих мест
Цели: 1. Оптимизировать работу с поручениями и совещаниями;
2. Снизить трудоемкость подготовки документов к производственным совещаниям;
3. Предоставить руководству полную картину деятельности по всем этапам поставок МТР;
4. Минимизировать количество обращений в отдел кадров;
5. Улучшить горизонтальное взаимодействие между сотрудниками, которое ускоряет все бизнес-процессы;
6. Повысить вовлеченность сотрудников в обсуждение проектов и жизни компании;
7. Повысить информированность сотрудников о присутствии коллег на рабочем месте и упростить работу в группе.

Уникальность проекта

1.    Благодаря социальной сети взаимодействие в компании перешло в принципиально новую плоскость – горизонтальную. Также ключевая ценность проекта состоит в том, что пользоваться порталом может каждый и без усилий за счет интеграции, автоматической передачи данных между системами и хорошо продуманного дизайна на основе пользовательского опыта.
2.    Интеграция основных систем компании и автоматическая передача данных между ними предоставили доступ к запросу информации для всех сотрудников, при этом не отвлекая от основной работы сотрудников специализированных подразделений на ввод и поиск по запросу.
3.    Создан инструмент повышения эффективности работы топ-менеджмента –управленческий портал. Он является единой точкой входа в рабочее пространство для руководителя, а обогащенные функциональные возможности экономят время топ-менеджера на поиск информации, контроль исполнения поручений и отслеживание стадий работ. При необходимости руководитель может открыть все исходные данные в интегрированных системах прямо из портала.

Использованное ПО: 1. ECM-система DIRECTUM (электронный архив, управление документами и процессами, организация совещаний).
2. Информационно-управляющая система материально-техническими ресурсами (ИУС МТР) на основе SAP R3 (учет процесса поставок и финансово-хозяйственной деятельности).
3. 1С: Зарплата и управление персоналом (кадровый учет и расчет заработной платы).
4. Внутренние корпоративные порталы (вывод отчетности и взаимодействие сотрудников).
Описание проекта: ООО «Газпром комплектация» – централизованный поставщик материально-технических ресурсов (МТР) для дочерних обществ и подразделений ПАО «Газпром». Ежегодно по итогам совещаний в компании выдается до 2500 поручений, которые затрагивают более 200 объектов капитального строительства. До автоматизации к еженедельным производственным совещаниям сотрудники готовили 6 листов А3 и 15 листов А4 с полным отчетом о деятельности компании. Встречи планировались в Outlook, а поручения фиксировались в одном Excel-файле. Требовалось новое цифровое решение, которое: ● предоставит руководству полную картину деятельности по всем этапам поставок МТР; ● оптимизирует работу с поручениями и совещаниями. При этом было важно настроить связь с управленческим порталом – привычным источником информации для руководителей. Новые возможности управленческого портала для руководителей В первую очередь был разработан единый отчет для руководителей, который отражает производственную деятельность компании на портале. Все показатели в отчете кликабельны – при необходимости можно обратиться к исходным данным. Еще одно решение для портала – «Совещания». В основе карточки встречи лежит электронный документ в системе DIRECTUM с информацией об организаторах, участниках, о месте и форме проведения, а также о документах, на основании которых проводится совещание. Отслеживать поручения из протоколов помогает решение «Поручения». Руководители могут контролировать работы по объектам строительства, по департаментам, контролирующим исполнение, или по фамилиям сотрудников. Карточка поручения на портале содержит информацию об исполнителях, сроках, контрольных мероприятиях. Аналогичная карточка создается в DIRECTUM и отправляется задачей. Ход исполнения можно отследить как в ECM-системе, так и на портале. По итогам проекта количество просроченных поручений сократилось на 30%, а число невыполненных – снизилось на 60%. На портале отображаются стадии работы с заявками на позиции МТР в различных разрезах: по закупочным процедурам, по договорам, по потребностям и их статусу. Данные по процессам поставок и финансово-хозяйственной деятельности берутся из системы учета МТР на основе SAP R3. Корпоративная социальная сеть Чтобы усилить горизонтальное взаимодействие, в «Газпром комплектации» была создана корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут подписываться на записи конкретных пользователей, создавать сообщества с новостями отдела или группы. Благодаря интеграции с «1С: Зарплата и управление персоналом» в социальной сети отображается информация о местонахождении сотрудников: на месте, в командировке или в отпуске. Информация о замещениях дублируется из справочника системы DIRECTUM: указывается срок отсутствия сотрудника, и кто исполняет его обязанности. Также из 1С подхватываются данные о графике отпусков, командировок и т.д. Портал дает возможность быстро оформить заявление на отпуск и отправить его в DIRECTUM на согласование. Это позволило минимизировать количество обращений в отдел кадров. В целом стало проще вести групповую работу, повысилась вовлеченность сотрудников в обсуждение проектов и жизнь общества.
География проекта: Москва
Дополнительные презентации:: Краткое описание проекта Газпром комплектация.doc