Цифровой документооборот на BPMSoft

Заказчик:

ООО "КОМОС ГРУПП"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Евгений Галиулин

Начальник центра экспертизы бизнес-процессов и управления проектами

Поставщик

ООО "Программные технологии"

Год завершения проекта

2025

Сроки выполнения проекта

сентябрь, 2022 — ноябрь, 2025

Масштаб проекта

3000 автоматизированных рабочих мест

Цели

Повышение управляемости: создание единого информационного контура для 52 юрлиц и централизованного контроля документооборота.
Ускорение бизнес-процессов: кардинальное сокращение сроков согласования и утверждения документов.
Повышение исполнительской дисциплины: прозрачный контроль исполнения поручений и KPI.
Интеграция с учетными системами: настройка обмена данными с 1С и другими системами холдинга.
Создание единого архива: формирование централизованного хранилища документов с быстрым поиском.
Снижение операционных рисков: исключение потерь и обеспечение юридической значимости ЭДО.
Повышение производительности: высвобождение рабочего времени сотрудников от рутины.
Ускорение оборота: сокращение цикла согласования договоров, что снижает риски упущенной выгоды и ускоряет денежный поток.
Снижение штрафных рисков: минимизация рисков налоговых и судебных издержек из-за ошибок или утери документов.
Переход на полностью безбумажный документооборот

Достигнута сквозная видимость и единообразие регламентов документооборота по юридическим лицам холдинга. Руководство получило инструменты для централизованного мониторинга и управления документными потоками независимо от географического расположения подразделений.
Процессы согласования стали непрерывными и предсказуемыми, без «зависаний» на этапах ожидания. Документы проходят маршруты в автоматическом режиме с учётом ролей, полномочий и актуальных регламентов.
Все поручения и задачи, сформированные в рамках документооборота, находятся под контролем: назначены ответственные, зафиксированы сроки, обеспечено уведомление о приближении дедлайнов и просрочках. Формируется культура ответственности за исполнение.
Полная документальная прослеживаемость и неизменяемость истории согласований позволяют оперативно предоставлять доказательную базу в случае проверок или споров. Снижена вероятность нарушений, связанных с отсутствием или некорректным оформлением документов.

Уникальность проекта

Проект изначально был частью общехолдинговой стратегии, а не просто автоматизацией документооборота. Это обеспечило поддержку на верхнем уровне и комплексное видение.

Учтена ключевая сложность агрохолдинга: территориальная распределенность, многоуровневая структура управления и разнородная цифровая зрелость филиалов. Решение не навязано, а «привито» с учетом этих условий.

Апробация на пилотных площадках с последующей стандартизацией и адаптивным внедрением в филиалах — это эталонная практика для крупных распределенных компаний, которую редко удается реализовать так системно.

Уникальность проекта в создании не просто «еще одной СЭД», а единой, живой и эволюционирующей цифровой операционной среды для всего распределенного холдинга на базе отечественной платформы BPMSoft в сочетании с продуктом СЭД, который бесшовно в нее интегрируется и меняет не только культуру работы с документами и процессами, но становится основой для дальнейшей цифровой трансформации.

Использованное ПО

Платформа: BPMSoft Конструктор.

Продукт: “Документооборот для BPMSoft”

Интеграции: 1С ЕРП, 1С УХ, 1С УТ, 1С УПП, Телефония, SFA-решение, Чат-боты (мессенджеры), 1С MDM, MS AD, почтовые сервисы, КриптоПРО, Контур.Диадок

Инфраструктура: Развернуто в собственном ЦОД предприятия.

Сложность реализации

Основная сложность проекта заключалась в унификации изначально разрозненных процессов документооборота для множества независимых производственных предприятий (птицефабрики, мясокомбинаты, молочные заводы, комбикормовые заводы, сервисные компании) в рамках единого холдинга. Требовалось учесть отраслевую специфику каждого и объединить их в целостную систему с общими регламентами

Ключевой задачей была бесшовная интеграция нетиповой low-code СЭД в существующий ИТ-ландшафт при активном взаимодействии с другими подрядчиками. Был реализован ряд критически важных интеграций с различными системами: 1С, телефония, SFA, MDM.

Проект выполнялся с соблюдением строгих условий государственного гранта (РФРИТ), что накладывало дополнительные требования к срокам, отчетности и соответствию регламентам

Описание проекта

Проект стал частью стратегической инициативы по цифровой трансформации документооборота и управления бизнес-процессами в одном из лидеров агропромышленного сектора.

На этапе инициации была проведена комплексная аналитическая работа: аудит существующих процессов документооборота на ключевых предприятиях холдинга, моделирование целевых («To Be») сценариев, формирование дорожной карты с четкими вехами и декомпозицией задач. Особое внимание было уделено учёту специфики агробизнеса, территориальной распределённости и многоуровневой структуре управления.

Первый этап реализации охватил автоматизацию полного жизненного цикла договорной работы: от инициации и согласования до регистрации и хранения. Были настроены маршруты согласования с поддержкой КЭП, а также реализованы интеграции с ERP-системой и сервисом «Контур.Диадок» для обмена юридически значимыми документами.

На последующих этапах решение было масштабировано на другие категории документов: внутренние распоряжения, входящую и исходящую корреспонденцию, финансовые и операционные документы. Подход, апробированный на пилотных площадках, был стандартизирован и внедрён в филиалах холдинга с учётом их цифровой зрелости.

С момента завершения MVP и по настоящее время совместная команда заказчика и исполнителя ведёт непрерывную доработку системы, ориентированную на повышение ценности для бизнеса:

Развитие UI/UX: персонализированные рабочие места, упрощённая навигация, адаптивный интерфейс для пользователей с разным уровнем ИТ-компетенций;
Расширение интеграций: с учётными система, почтовыми сервисами, мессенджерами;
Развитие функционала: автоматизация массовых уведомлений, контроль исполнения поручений, аналитика по SLA документооборота.

В ближайших планах — расширение СЭД на смежные направления операционной деятельности:

Создание централизованного реестра локальных нормативных актов с контролем версионности и правилами вступления в силу;
Расширение типовых бизнес-процессов (например, оформление командировок, управление заявками на закупку и др.).
Перевод ранее реализованных на базе BPM-soft тикет систем
Обеспечение 90% документов в электронном виде

Проект реализован на отечественной low-code платформе BPMSoft, что обеспечило технологическую независимость, быструю адаптацию под бизнес-требования и возможность дальнейшего развития системы силами внутренней ИТ-команды холдинга.

География проекта

Продукция компании представлена в 72 регионах России, включая районы Крайнего Севера, Дальний Восток и Северный Кавказ. Предприятия, охваченные проектом, расположены в Удмуртской Республике, Пермском крае, Республике Башкортостан и Республике Татарстан.