Управление внутренними документами крупнейшего телецентра Европы

• Унификация и цифровизация внутреннего документооборота

• Сокращение сроков согласования внутренних документов, ликвидация рисков, связанных с неуправляемым документооборотом

• Создание единой и безопасной среды для принятия управленческих решений

Задачи:

1. Создать централизованную систему управления внутренними документами для всех подразделений телецентра

2. Оказать методологическую поддержку в оптимизации, унификации процессов

3. Реализовать сквозную интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием» для автоматической загрузки структуры предприятия, должностей и данных о сотрудниках

4. Обеспечить единый источник справочной информации, исключив дублирование и ошибки

5. Реализовать интеграцию с «1С:Государственные и муниципальные закупки» для автоматизации закупок от заявки до исполнения

6. Автоматизировать обработку заявок на доступ к ресурсам, на закупку, служебных записок, кадровых запросов, поручений

7. Настроить шаблоны файлов и правила автозаполнения

8. Обеспечить юридически значимое электронное подписание документов

• Срок согласования внутренних документов сокращён более, чем в 2 раза (с 6-7 до 2-3 рабочих дней), что критично для оперативного реагирования в условиях круглосуточного вещания.

• Трудозатраты сотрудников сокращены на 50% – реализован ввод данных за счёт интеграции с другими информационными системами, а также стандартизован и упрощён процесс создания документов, благодаря настроенным шаблонам.

• Операционные и административные расходы снижены на 25% за счёт создания единого хранилища документов и возможности совместной работы, включая отказ от печати, хранения и физической доставки документов.

• 100% контроль исполнения – появилась возможность отслеживать каждый этап обработки заявки в реальном времени.

• Переход на электронное согласование с использованием ЭЦП – документы юридически значимы и защищены.

• Обеспечивается обязательный уровень информационной безопасности через управление и контроль доступа к документам

1С:Документооборот КОРП

Отсутствие централизованной системы документооборота создавало операционные риски: невозможность гарантировать своевременное согласование заявок на доступ к студиям, технике или каналам связи в условиях 24/7-режима работы. Это угрожало не только эффективности, но и надёжности эфирного вещания.

Согласование и обработка запросов выполнялись через электронную почту, а подписание осуществлялось на бумажных носителях. Такой подход не обеспечивал эффективного управления внутренним документооборотом, что приводило к:

• задержкам в процессе согласования и подписания, тормозящим общие рабочие процессы;

• затруднению отслеживания актуальности документов из-за отсутствия контроля версий и истории изменений;

• сложностям отслеживания выполнения этапов обработки документов;

• невозможности анализировать эффективность исполнения задач и контролировать своевременность предоставления доступов;

• невозможности оптимизации и изменений рабочих процессов, препятствующих эффективной работе.

Проект по унификации и цифровизации процессов управления внутренними документами крупнейшего телевизионного центра Европы на базе «1С:Документооборот КОРП».

ТТЦ «Останкино» как элемент национальной информационной безопасности, зависит от скорости и качества реализации производственных процессов, например, задержка в согласовании заявки на доступ к студии или технике может привести к простою эфира. До проекта все внутренние процессы (доступ, закупки, кадры) велись через e-mail и бумагу – без контроля сроков, версий документов и исполнителей.

Внедрение «1С:Документооборот КОРП» позволило впервые создать единый регламентированный документооборот для более, чем 15 служб и подразделений, работающих в режиме 24/7.

Телецентр объединяет четыре высокотехнологичных комплекса: эфирный, телевизионного производства, телекоммуникационный и инфраструктурный.

Благодаря современным цифровым решениям, ТТЦ «Останкино» обеспечивает круглосуточную поддержку телепроизводства и вещания на всей территории России и за её пределами, оставаясь ключевым звеном в информационном пространстве страны.

Основные направления деятельности центра:

• предоставление современной технологической базы для телевизионного производства;

• организация и проведение телевизионных трансляций с внестудийных объектов;

• создание медиаконтента и услуги звукозаписи;

• коммуникационные услуги (телефония, организация каналов связи, интернет и пр.);

• услуги дата-центра;

• иные технологически услуги, связанные с телевизионным производством.

Реализацией проекта занималась компания ООО «Градум» – официальный партнёр фирмы 1С и центр компетенций по «1С:Документооборот».

Назначением Системы является организация работы с внутренними документами и автоматизация взаимодействия сотрудников. Внутренние документы создаются в интерфейсе «1С:Документооборот КОРП» инициаторами и направляются на дальнейшую обработку в системе по регламентированному маршруту. Для организации работы реализована интеграция с «1С:ERP Управление предприятием» (кадровый учёт). Из кадровой базы в «1С:Документооборот КОРП» загружаются:

• Структура предприятия;

• Должности;

• Физические лица;

• Сотрудники.

Выполнена настройка интеграции «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Государственные и муниципальные закупки". Настроен обмен для процесса закупок.

Центральный федеральный округ