Цифровая трансформация закупок: внедрение личного кабинета поставщика

Основные цели создания системы, которые были обозначены Заказчиком:

1. Создать единое цифровое пространство - централизованную платформу для прозрачного взаимодействия ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ со встроенными инструментами контроля сроков и статусов;

2. Гарантировать качество значимых данных: обеспечить поступление от поставщиков ТМЦ данных и документов в строго регламентированном виде, в полном объеме и без необходимости уточнений;

3. Повысить надежность процессов: минимизировать влияние человеческого фактора за счет сохранения истории коммуникаций и автоматического архивирования данных и документов;

4. Сформировать цифровой профиль поставщика: создать электронный «портфель поставщика» для объективной оценки и выстраивания долгосрочной партнерской стратегии;

5. Автоматизировать рутину: минимизировать ручной ввод и исключить дублирование данных;

6. Обеспечить бесшовную интеграцию: настроить передачу данных между системой и IT-инфраструктурой ТМХ.

Создание единой цифровой платформы уже трансформировало взаимодействие ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ.

Бизнес-эффекты в цифрах:

• Сокращение издержек на 25% за счет автоматизации процессов и ликвидации ручного ввода данных;

• Ускорение согласования документов в 3 раза за счет автоматизированного документооборота;

• Устранение 80% рецидивов через инструменты модуля превентивного разрешения инцидентов;

• Снижение риска человеческого фактора на 70% благодаря интеграции данных поставщика в IT-инфраструктуру ТМХ;

• Сокращение среднего срока работы с запросами на 41% благодаря автоматизации документооборота;

• Снижение операционных расходов на 25% через использование цифрового профиля надежности поставщика.

Архитектурные особенности:

• Гибридная архитектура: сочетание возможностей платформы 1С-Битрикс24 и 1С: ERP;

• Событийно-ориентированная модель: автоматическое создание кейсов при событиях в смежных системах;

• Единое рабочее пространство: централизованный канал для всех процессов взаимодействия;

• Сквозное логирование: детальный трекинг операций для анализа и устранения ошибок;

• Бесшовная интеграция: единое пространство данных между всеми системами;

• Безопасность: многоуровневая система защиты корпоративного уровня.

Данная архитектура обеспечивает создание надежной, масштабируемой и безопасной системы по ключевым бизнес-процессам взаимодействия ПП Группы ТМХ и поставщиков ТМЦ.

В тесном партнерском взаимодействии с Заказчиком мы с нуля реализовали и внедрили уникальные сервисы, соответствующие специфике бизнес-процессов ТМХ. 

Организация и процесс разработки

Проект реализуется с применением современных подходов к управлению и разработке:

• Предсказуемость и контроль: вся разработка ведется в формате аутстаффинга по заранее согласованному ежемесячному бэклогу. Это дает заказчику полную финансовую и временную предсказуемость, а нашей команде разработки – четкий и измеримый план на каждый месяц;

• Экспертиза и кастомизация: вместо типовых решений все ключевые сервисы и модули были разработаны нами с нуля, что обеспечило их соответствие уникальным бизнес-процессам Заказчика.

В рамках проекта ТМХ были определены ключевые бизнес-процессы для автоматизации:

• Рекламационная работа и Претензионная работа - для оперативного реагирования и решения проблем;

• Аккредитация поставщиков – удобный и прозрачный процесс проверки новых партнеров;

• Корректирующие мероприятия (по методу 8D) – от выявления проблемы до полного ее устранения;

• Оценка поставщиков (QCDT) по ключевым критериям: качество, цена, сроки и технологии для определения перспектив дальнейшего сотрудничества;

• Национальный режим – специализированный модуль для подтверждения соответствия требований в области локализации производства ТМЦ;

• Meeting Room – помощь пользователям в режиме реального времени.

Реализация такого масштабного проекта потребовала организации слаженной распределенной команды.

Команда Заказчика:

• Сформулировала стратегическое видение и концепцию системы;

• Смоделировала и оптимизировала бизнес-процессы, подлежащие автоматизации;

• Провела работу по разработке детального технического задания и формализации функциональных требований ко всем модулям системы;

• Спроектировала пользовательский опыт (UX) и интерфейс системы (UI) с учетом отраслевой специфики и потребностей конечных пользователей;

• Взяла на себя работу по управлению проектом (координация и взаимодействие между всеми участниками и контроль соответствия реализуемого решения бизнес-целям), управление продуктом (приоритезация задач разработки).

Команда Исполнителя:

• Как технический партнер, обеспечила полный цикл разработки – от развертывания и подготовки платформы до реализации всех модулей и сервисов согласно утвержденным требованиям Заказчика и дизайн-макетам;

• Реализовала с нуля уникальные сервисы системы, используя экспертизу в разработке на 1С-Битрикс24 и интеграции с 1С;

• Совместно с экспертами со стороны команды Заказчика приняла участие в разработке серверной логики и архитектурных решениях, обеспечивающих надежность и масштабируемость системы;

• Реализовала верстку пользовательского интерфейса Кабинета поставщика ТМХ с обеспечением кросс-браузерной и кросс-платформенной совместимости;

• Внедрила интеграцию с корпоративными системами Заказчика.

Такой подход к организации работ позволил объединить глубокое предметное видение Заказчика с технической экспертизой нашей команды, что гарантировало создание решения, оптимального как с функциональной, так и с технической точек зрения.

Реализованные сервисы распространяются на пул компаний-поставщиков ТМХ (более 5000), находящихся на территории Российской Федерации.