Бюджетный контроль НПФ: как за 4 месяца снизить ошибки платежей на 92%

1. Создать централизованную и автоматизированную систему бюджетирования

2. Внедрить оперативный бюджетный контроль на этапе создания платежа

3. Установить четкие регламенты согласования для повышения финансовой дисциплины

4. Минимизировать ручной труд за счет интеграции с 1С: ОРТИКОН: Управление НПФ 8

5. Обеспечить руководство актуальной план-фактной отчетностью в режиме реального времени

Количественные результаты:

• Сокращение времени формирования платежных документов на 65%

• Снижение количества ошибочных платежей на 92%

• Уменьшение времени согласования заявок с 3 дней до 4 часов

• Сокращение неплановых расходов на 47% за счет блокировки превышений бюджета

• Автоматизация 89% рутинных операций финансового контроля

Операционные изменения:

• Внедрен механизм автоматической блокировки платежей при превышении лимитов ЦФО

• Реализовано обязательное электронное согласование по 17 типам заявок

• Настроена автоматическая проверка 100% контрагентов по государственным реестрам

• Создан единый реестр из 23 видов бюджетной аналитики

• Внедрено 11 регламентов финансового контроля

Организационный эффект:

• Исключены 78% межфункциональных конфликтов между подразделениями

• Перераспределено 5 штатных единиц из контроля на аналитические функции

• Снижена нагрузка на бухгалтерию на 34% за счет автоматической верификации документов

• Внедрена система KPI по исполнению бюджетов для 42 руководителей ЦФО

1С:Управление холдингом 8 – система управления предприятием

1С:ОРТИКОН: Управление НПФ 8 – специализированное ПО для автоматизации деятельности негосударственного пенсионного фонда

1С:Шина – интеграционная шина для обмена данными между системами

Кайтен – трекер задач

Directum RX – ECM-система для решения задач электронного документооборота

Infostart Toolkit – набор готовых инструментов для 1С-разработчиков

Confluence – корпоративный портал и база знаний

Корпоративная почта – официальная коммуникация на проекте и канал передачи уведомлений для ответственных лиц о задачах по согласованию заявок

Astra Linux – операционная система для рабочих станций

Kron PAM – система управления доступом

Несмотря на упрощенную модель бюджетирования, потребовался комплексный подход к автоматизации сквозных процессов, а также адаптация типового решения.

Команда преодолела ряд технических и организационных сложностей:

1. Техническая интеграция.

Реализована сложная схема обмена данными через 1С:Шину между «1С: Управление холдингом 8» и «1С: ОРТИКОН: Управление НПФ 8» с автоматическим формированием первичных документов.

Реализована интеграция между системой Directum RX и 1С: Управление холдингом для исключения повторного занесения данных.

2. Значительные доработки.

Проведена глубокая модификация типовой конфигурации: переработан блок согласования документов, изменены карточки документов и реализованы нестандартные процессы.

3. Организационные вызовы.

Сжатые сроки запуска информационной системы потребовали использовать гибкие инструменты управлением командой (Agile).

4. Ресурсные ограничения.

Низкая производительность инфраструктуры на начальных этапах создала дополнительный риск срыва сроков.

«Альфа НПФ» – негосударственный пенсионный фонд, который занимается формированием долгосрочных пенсионных сбережений. Фонд привлекает клиентов для накопления капитала, который они могут использовать для дополнительного пенсионного обеспечения и других целей. «Альфа НПФ» является участником программы долгосрочных сбережений (ПДС), которая предлагает софинансирование от государства, налоговые вычеты и защиту накоплений в Агентстве по страхованию вкладов (АСВ).

Проекта по запуску подсистем казначейства и бюджетирования на базе решения «1С:Управление холдингом» позволил компании автоматизировать управление денежными средствами и процессы бюджетирования. Основной фокус внедрения был сделан на создание централизованного контура, где технологические ограничения гарантируют соблюдение бюджетной дисциплины.

Ключевые трансформации, достигнутые в ходе проекта:

• На базе «1С:Управление холдингом» создали единое пространство для формирования реестров платежей и управления операционными бюджетами.

• Реализовали механизм автоматического блокирования платежей при превышении утвержденных лимитов ЦФО на этапе формирования заявки. Это позволило перевести финансовый контроль из режима последующей фиксации нарушений в режим превентивного предотвращения рисков.

• Автоматизировали процессы согласования документов через интеграцию с корпоративной почтой.

• Настроили интеграции между учётными системами, чтобы исключить дублирование ввода уже внесенной информации

• Внедрили обязательную проверку контрагентов и систему контроля закрывающих документов.

Проект затронул все уровни финансового управления – от операционных платежей до стратегического планирования. Внедренная система обеспечила переход от ручного контроля к автоматизированному регулированию финансовых потоков и, тем самым, изменила роль финансовой службы в направлении аналитики и управленческого консалтинга.

Центральный федеральный округ РФ

г. Москва