Цифровизация кадровых процессов в компании АО «Башнефтегеофизика»
- Заказчик:
- АО "Башнефтегеофизика"
- Руководитель проекта со стороны заказчика
-
- Поставщик
- ООО "РосА"
- Год завершения проекта
- 2024
- Сроки выполнения проекта
- январь, 2024 — ноябрь, 2024
- Масштаб проекта
- 1500 автоматизированных рабочих мест
- Цели
Проект цифровизации в АО «Башнефтегеофизика» стартовал после того, как ведение кадрового делопроизводства в электронном формате было разрешено на государственном уровне. После года наблюдений за функционированием КЭДО в других организациях, команда экспертов, специалистов кадровой и IT-служб приняла решение о выборе системы и сформулировала ключевые задачи:
● сокращение трудозатрат на обработку кадровых документов;
● упрощение оперативного взаимодействия с удаленными сотрудниками;
● исключение риска утраты документов при передаче между подразделениями;
● интеграция с системами учета компании.
Систему уже используют 1,5 тыс. сотрудников. Ключевые итоги проекта:
1. За счет отказа от бумаги сократилось время оформления приемов, отпусков, ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами работодателя.
2. Уменьшился риск потери кадровых документов при передаче между подразделениями.
3. Появился простой интерфейс взаимодействия между работником с работодателем. Подача заявлений и подписание кадровых документов возможны в любое время без посещения офиса с любого электронного устройства.
4. Кадровые специалисты отмечают повышение эффективности кадровых процессов в КЭДО.
5. Имеет место существенная экономия материальных ресурсов работодателя, связанная с переходом на электронный документооборот.
Уникальность проекта
В АО «Башнефтегеофизика» подбор персонала организован в комплексной Системе автоматизации рекрутмента.
Кандидат получает приглашение в личный кабинет, самостоятельно заполняет анкету, получает направление на медосмотр, проходит медосмотр и загружает результаты — всё в одном интерфейсе. Документы формируются и хранятся в электронном виде.
Анкета кандидата содержала значительный объем данных, не предусмотренных в стандартной конфигурации системы. Чтобы организовать сквозной процесс с учетом этой особенности, HR Pro адаптировали. Особое внимание уделили разграничению ролей, так как за взаимодействие с кандидатами отвечает отдел подбора и адаптации персонала, а за оформление документов штатных сотрудников — кадровая служба. Такая особенность потребовала настройки прав доступа и бизнес-логики.
Еще одной технической особенностью стало наличие двух информационных баз 1С:ЗУП, с которыми интегрировали систему. Это потребовало особого внимания к синхронизации справочников.
- Использованное ПО
Directum RX
Directum HR Pro
- Сложность реализации
- Разветвленная орг. структура АО «Башнефтегеофизика»,
- интеграция с двумя учетными системами 1С:ЗУП,
- реализация сложного процесса подбора персонала.
- Описание проекта
АО «Башнефтегеофизика» имеет головную структуру в Уфе, территориально распределенные подразделения в Западной и Восточной Сибири, Уральском федеральном округе, а также дочерние компании. Часть персонала работает в полевых условиях и на удаленных участках, где отсутствуют кадровые специалисты и бухгалтеры, а связь возможна только через спутник.
До внедрения профильной системы весь кадровый документооборот велся в бумажном виде: заявления заполнялись вручную, согласовывались локально, сканировались и отправлялись в кадровый центр в Уфу через информационные системы. Оригиналы кадровых документов передавались через фронт-офисы, которые есть не во всех городах, доставлялись собственными перевозками. Поиск документов в архиве занимал продолжительное время, а взаимодействие с удаленными сотрудниками было затруднено. Старая система не только отнимала ресурсы, но и подвергала компанию риску утраты ценных документов и значительным финансовым затратам, связанным с ведением бумажного делопроизводства.
Внедрение КЭДО проходило поэтапно: сначала в двух дочерних компаниях, затем — внедрение по всей группе компаний. От старта до запуска опытно-промышленной эксплуатации в первых подразделениях прошло 10 месяцев.
Чтобы вовлечь коллектив в КЭДО, проводились встречи с топ-менеджерами подразделений. Руководителям и сотрудникам объясняли, зачем внедряется система, как она будет работать и каким образом использовать электронные подписи. Дополнительно для персонала организовали презентации, разработали инструкции, памятки и электронные видеокурсы в корпоративной системе онлайн-обучения по использованию модулей системы КЭДО. Вопросы, которые возникали в процессе эксплуатации, обрабатывали индивидуально — чаще всего они касались оформления отпусков и разных видов заявлений.
Уровень цифровизации в компании достаточно высокий, большинство сотрудников — молодые и уверенно пользуются технологиями, поэтому дополнительных усилий для вовлечения не потребовалось. Консервативно настроенные люди есть, но их единицы. Целенаправленная работа с ними не ведется — предполагается, что со временем они перейдут в систему, следуя примеру коллег.
- География проекта
Город Уфа, отдельные филиалы и дочерние компании в Западной и Восточной Сибири.
