Локальная База знаний: цифровая среда для управления знаниями

Проект направлен на создание цифровой локальной Базы знаний, обеспечивающей современный подход к управлению корпоративной информацией и обмену знаниями в условиях закрытой инфраструктуры.  

Основные цели и задачи:

• Формирование центра корпоративных знаний, объединяющего все документы компании в едином пространстве.

• Повышение эффективности работы сотрудников за счёт быстрого поиска, понятной навигации и глоссариев с подсказками по терминам.

• Обеспечение высокого уровня безопасности данных благодаря развертыванию системы в локальной сети.

• Создание прозрачной ролевой модели доступа и удобных инструментов для совместной работы и актуализации контента.

• Развитие корпоративной культуры управления знаниями, где каждый сотрудник становится участником процесса создания и распространения информации.

В результате внедрения создана единая корпоративная База знаний, работающая в локальной сети и обеспечивающая безопасный доступ к актуальной информации для всех сотрудников. Проект позволил объединить сотни документов в одном пространстве с удобной иерархией и умным поиском.

• 400 пользователей ежедневно работают с системой, создавая и обновляя контент.

• Внедрён глоссарий с подсказками, ускоряющий адаптацию новых сотрудников.

• Сокращено время поиска информации и исключено дублирование данных.

• Реализована гибкая ролевая модель, обеспечивающая контроль доступа и прозрачность процессов.

• Обеспечен высокий уровень безопасности без использования облачных сервисов.

Проект стал примером успешной цифровой трансформации внутренних коммуникаций и продемонстрировал, что автономные решения могут быть столь же эффективны и удобны, как облачные платформы.

ХайХаб — отечественная многофункциональная платформа для управления знаниями и человеческим ресурсом. Один из сервисов ХайХаба (База знаний) был внедрён в локальной инфраструктуре холдинга «Сантехкомплект».

Функциональные возможности, реализованные в проекте:

• визуальный редактор (WYSIWYG) с возможностью вставки HTML-кода, видео и интерактивных элементов;

• интеграция с внутренними системами предприятия;

• назначение статей обязательными к прочтению определенными сотрудниками или отделами;

• внутренняя аналитика по ознакомлению сотрудников;

• поддержка глоссариев и тегов;

• разграничение доступа по ролям и отделам.

Создание полнофункциональной Базы знаний в изолированной среде потребовало серьезной локальной кастомизации, настроек и усиленных мер по защите данных.

Все модули системы были адаптированы для стабильной работы без внешних подключений.

Дополнительной особенностью стала организация обновлений системы: поставщик решения передает инструкции и пакеты обновлений, которые клиент устанавливает самостоятельно, следуя инструкциям.

Проект был направлен на создание современной локальной Базы знаний, объединившей корпоративные документы, инструкции и регламенты в едином безопасном пространстве. 

Система была развернута внутри корпоративной сети, что позволило достичь высокого уровня защиты данных при сохранении функциональности современного решения. В Базе реализованы визуальный редактор, интеллектуальный поиск, глоссарий с подсказками и назначение обязательных к прочтению материалов с возможностью отметить статус ознакомления.

Особое внимание уделено ролевой модели и разграничению прав доступа, что позволило структурировать знания по отделам и уровням ответственности. Сотрудники получают персонализированный доступ к нужным материалам, а администраторы и редакторы контролируют создание и обновление контента.

Проект включал этапы анализа бизнес-процессов, настройки инфраструктуры, тестирования безопасности и интеграции с внутренними системами. В результате компания получила единый центр корпоративных знаний, работающий в автономном режиме, где пользователи могут не только получать информацию, но и создавать новые материалы.

Россия