Автоматизация КЭДО в торговых сетях «Победа» и «Гулливер»

• Запланировать и реализовать переход 12 000 сотрудников с бумажного кадрового документооборота на КЭДО.

• Выбрать систему КЭДО, которая справится с нагрузкой при большом количестве сотрудников и обеспечит гибкость настройки процессов для каждого отдела.
  
• Сократить время на оформление и согласование кадровых документов для сотрудников, снизить их нагрузку по непрофильной деятельности.
  
• Оптимизировать процесс оформления документации и формирования отчетности, снизив тем самым нагрузку на бухгалтерию и отдел кадров.
  
• Минимизировать риски утечки информации и потери документов.
  
• Сократить расходы на хранение, почтовую и курьерскую пересылку бумажных документов.
  

• За пять месяцев подключили к КЭДО от VK HR Tek 12 000 сотрудников группы компаний.
• Все процессы, связанные с наймом, переводом сотрудников и оформлением отпусков, перевели в онлайн. Электронная подпись выдается новым сотрудникам за две минуты.
• Сократили расходы на хранение, почтовую и курьерскую пересылку бумажных документов.
• Предоставили персоналу доступ к единому личному кабинету с функциональностью для разных ролей: руководителя, кадрового специалиста и линейного сотрудника.
• Предоставили сотрудникам доступ к мобильному приложению с возможностью работы с заявками и документами прямо со смартфона.
• Минимизировали риски утечки данных и потери документов, устранили человеческий фактор в кадровых процессах — например, система сама напоминает сотрудникам подписывать заявления.

Структура группы компаний включает региональную торговую сеть «Гулливер» и федеральную торговую сеть «Победа», где суммарно работают 10 000 человек, логистический центр, транспортную компанию, общий центр обслуживания (ОЦО) и ИТ-дирекцию.

В июле 2024 года ТС «Победа» и ТС «Гулливер» начали проект с VK HR Tek. За три месяца провели подготовительную работу: изучили опыт коллег, отредактировали формы документов, прописали маршруты согласований.

В октябре 2024 года 200 сотрудников ОЦО перевели на КЭДО. В ноябре за день внедрили систему в ТС «Гулливер» на 2 000 человек. В январе 2025 года так же быстро подключили к VK HR Tek 8 000 сотрудников ТС «Победа». В феврале на КЭДО перевели логистические центры, транспортную компанию и ИТ-дирекцию. В марте 2025 года повысили долю сотрудников на КЭДО до 96%. 

Вместе с HR-специалистами в ГК провели обучение персонала. Сотрудники быстро адаптировались к новым процессам благодаря удобству и интуитивному UX платформы.

В результате ГК сократила расходы на бумагу и пересылку документов. В планах — перевести в КЭДО VK HR Tek процессы оформления льгот, компенсаций и авансовых отчетов.